Datos obligatorios de una factura paso a paso

21 Mayo 19

La Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria establece que todo empresario o profesional está obligado a facturar las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realice en el desarrollo de su actividad y a quedarse una copia de la misma. Por lo tanto, es imprescindible que sepas facturar y conocer qué datos contiene una factura.

¿Sabes facturar? ¿Conoces cuáles son los datos obligatorios de una factura?

Si tu respuesta es no ponle solución lo más pronto posible porque llegará el temido momento en el que tu primer cliente te pida que le expidas una factura y si no sabes cómo facturar correctamente….¡Tendrás un verdadero problema!

Si quieres aprender a facturar te invito a que sigas leyendo porque en las siguientes líneas te voy a explicar :

  • Qué datos son obligatorios en una factura
  • Cómo debes reflejarlos
  • Cómo se factura correctamente
  • Qué tipos de facturas existen

Así que quédate, ¡vas a aprender mucho!

¿Qué datos debe contener una factura?

Lo primero que debes saber para facturar correctamente la normativa te obliga a reflejar en tu factura una serie de datos obligatorios. Sin estos datos tu factura carecería de validez.

Los datos obligatorios que debe contener tu factura simplificada son los siguientes:

  • Número y, en su caso, serie
  • Fecha de expedición
  • Fecha de la operación si es distinta de la de expedición
  • NIF y nombre y apellidos, razón o denominación social del expedidor
  • Identificación de los bienes entregados o servicios prestados
  • Tipo impositivo, y opcionalmente también la expresión” IVA incluído”
  • Contraprestación total
  • En las facturas rectificativas, la referencia a la factura rectificada
  • En su caso, si se producen las siguientes circunstancias:

       - En operaciones exentas, referencia a la normativa

                   - La mención “facturación por el destinatario”

                   - La mención “inversión del sujeto pasivo”

                   - La mención “Régimen especial de Agencias de viajes”

                   - La mención “Régimen especial de bienes usados”

El Departamento de Gestión Tributaria podrá exigir en determinadas circunstancias la inclusión de menciones adicionales que, en ningún caso, podrán exceder de las exigidas para la factura completa.

También podrá autorizar en determinadas circunstancias la expedición de facturas simplificadas que no incluyan los requisitos de los letras a), c), f), g), o i) citados antes, así como el NIF, el domicilio del destinatario y la cuota repercutida. Dichas autorizaciones deberán ser objeto de la debida publicidad.

Los datos obligatorios que debe reflejar tu factura completa son los siguientes :

  • Número y, en su caso, serie
  • Fecha de su expedición
  • Nombre y apellidos, razón o denominación social completa
  • NIF
  • Domicilio
  • Descripción de las operaciones realizadas
  • El tipo impositivo o, en su caso, tipos impositivos aplicados a las operaciones
  • La cuota de IVA que se repercuta deberá consignarse por separado
  • La fecha en que se hayan efectuado las operaciones
  • En el supuesto de que la operación que se documenta en una factura esté exenta del impuesto, una referencia a las disposiciones correspondientes a la Directiva 2006/112/CE, de 28 de noviembre, relativa al sistema común del Impuesto sobre el Valor Añadido, o a los preceptos correspondientes de la Ley del impuesto o indicación de que la operación esté exenta.

También se aplicará en el caso cuando se documenten varias operaciones en una única factura y las circunstancias que se han señalado se refieran únicamente a parte de ellas.

  • En las entregas de medios de transporte nuevos, la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias recorridas u horas de navegación o vuelo realizadas hasta su entrega.
  • En caso de que sea el adquirente o destinatario de la entrega o prestación quien expida la factura en lugar del proveedor o prestador, la mención “facturación por el destinatario”
  • En el caso de que el sujeto pasivo del impuesto sea el adquirente o el destinatario de la operación, la mención “inversión del sujeto pasivo”
  • En caso de aplicación del régimen especial de las agencias de viajes, la mención “régimen especial de las agencias de viajes”
  • En el caso de aplicación del régimen especial de bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección la mención “régimen especial de bienes usados”, “régimen especial de los objetos de arte”, o “régimen especial de antigüedades y objetos de colección”

¿ Cómo deben reflejarse los datos de una factura?

Para que tengas más claro cómo se deben reflejar los datos de una factura te voy a explicar algunos de ellos:

  • Numeración de la factura:

Todas las facturas tienen que estar numeradas y además esa numeración debe ser correlativa. Habitualmente la mayoría de las empresas usan series de numeración para crear grupos de facturas: las facturas que pertenecen a un determinado grupo (serie) tienen algo en común.

Puedes crear tantas series de numeración como desees. Si prestas varios servicios en tu negocio, un ejemplo de serie de numeración podría ser crear una serie para todas las facturas emitidas del servicio “consultoría”.

Es recomendable crear una nueva serie para cada año porque de esta forma mantendrás tu facturación más organizada.

Será obligatoria, en todo caso, la expedición en series específicas de las siguientes facturas:

  • Las expedidas por los destinatarios de las operaciones o por terceros, para cada uno de los cuales deberá existir una serie distinta.
  • Las rectificativas.
  • Las que se expidan por los adjudicatarios que tengan la condición de empresario o profesional en los procedimientos administrativos y judiciales de ejecución forzosa.
  • Fecha de expedición:

Es la fecha en la que se emite la factura al cliente. Debe coincidir con la fecha de entrega del producto vendido o de prestación del servicio.

  • Datos fiscales del emisor de la factura y del destinatario:

Se trata de los datos que permiten identificar a ambos ante Hacienda. Los datos fiscales que deben figurar obligatoriamente en la factura son:

  • Nombre y apellidos del obligado a expedir la factura y del destinatario.

            En caso de tratarse de una sociedad, figurará la razón social

  • Número de Identificación Fiscal:

          El atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado Miembro de la Unión Europea con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura. Será obligatorio la consignación del NIF del destinatario en los siguientes casos:

                             - Que se trate de una entrega intracomunitaria de bienes exenta.

                             - Que se trate de una operación cuyo destinatario sea el sujeto

                                pasivo del impuesto.

                                        - Que se trate de operaciones que se entiendan realizadas en el

                                          territorio de aplicación del impuesto (TAI), y el empresario o

                                          profesional obligado a la expedición de la factura haya de

                                          considerarse establecido en dicho territorio.

  • Domicilio:

           Constará tanto el del obligado a expedir la factura como el del destinatario

  • Descripción de las operaciones:

Es necesario especificar todos los productos o servicios por los que se está expidiendo una factura. Además deben consignarse todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto y su importe, incluyendo el precio unitario sin impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.

  • Tipo impositivo:

Debes reflejar el tipo de IVA que se aplica a cada concepto de la factura y también el porcentaje de retención IRPF, si procede.

Fases del proceso de facturación

Todo proceso de facturación tiene una serie de pasos claramente diferenciados pero cada empresa o profesional debe adecuarlo a su actividad para facilitar el desarrollo de su trabajo.

Realizar un proceso de facturación correcto te ayudará a tener información en tiempo real muy valiosa sobre el estado de tu negocio. Además podrás ser capaz de realizar previsiones y lo más importante, tendrás siempre la información que necesitas de forma organizada para presentar tus impuestos al final del trimestre.

Los pasos del proceso de facturación son los siguientes:

●Verificar el estado del pedido

Este primer paso consiste en comprobar que el cliente ha recibido los bienes o servicios que solicitó en condiciones óptimas. En este punto contar con un CRM como el que incluye Billage es una gran idea

●Revisar condiciones de pago y generar factura

Una vez confirmada la recepción del pedido por parte del cliente debes revisar la información de que dispones, incluidas las condiciones de pago. Con esta información ya estás en disposición de emitir la factura.

●Emisión de la factura

Emite la factura al cliente asegurándote de que no queda sin incluir ninguno de los datos obligatorios. Emitir una factura en Excel es el caldo de cultivo ideal para cometer errores y duplicidades. Hoy en día es mucho más práctico contar con un software específico como Billage que te ayudará a realizar esta tarea de forma sencilla y en tan sólo unos minutos

●Envía la factura

Una vez terminada, puedes enviar la factura al cliente. Puedes enviarlas por correo en papel impreso pero resulta mucho más práctico hacerlo por correo electrónico. Una vez más, en esta tarea Billage será un buen aliado.

Tipos de facturas

Existen varios tipos de facturas que debes de conocer para saber cuál es la que más te conviene usar. Se trata de los siguientes:

  • Factura Ordinaria: Es la factura común que expedimos a un cliente.
  • Factura Simplificada: Es la que conocemos como ticket.
  • Factura Rectificativa: Se produce para anular a otra factura en la que nos hemos equivocado.
  • Factura Recapitulativa: Contiene un resumen de las facturas emitidas a un mismo cliente durante un periodo de tiempo que como máximo puede ser de un mes.
  • Factura Proforma: Sirve para concretar las condiciones de venta con un cliente. Es muy parecida a un presupuesto pero se diferencia de éste en que la proforma tiene validez legal y el presupuesto no.

Podemos concluir que para todo autónomo o empresa es imprescindible saber facturar correctamente. Conocer qué datos debe contener una factura es fundamental porque todos los empresarios estamos obligados por ley a facturar conforme a lo establecido en el Reglamento de Facturación.

Estoy segura de que con toda la información que te he dado hoy ya te verás preparado para realizar tu primera factura de forma correcta. Así que ….¡a facturar! Por supuesto, con billage no cometarás ningún error y facturarás rápidamente. María, nuestra ninja de los contenidos, ha facturado todo su mes de mayo como autonóma en solo... ¡18 minutos! Eso sí, tiene su billage más que bien configurado y ya es todo... Clicar y facturar.

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