Luis Miguel Larriba

¿Puede un tercero emitir facturas en mi nombre?


En ocasiones, firmamos un contrato con una gran empresa, que tiene muchos proveedores, y que nos exige, entre las condiciones para poder colaborar con ellos, el que nos emitan facturas en nuestro nombre. En vez de ser nosotros quienes preparamos y mandamos la factura por el servicio prestado o el producto vendido, ellos emiten la factura, a si mismos, pero en nuestro nombre, y nos la mandan a efectos de que tengamos constancia de su existencia. Esto ocurre, por ejemplo, en el caso de grandes compañías de telefonía móvil con los puntos de venta franquiciados y con los propios arrendadores de dichos puntos de venta, o con grandes empresas de ventas de cupones de descuento online, donde les resultaría materialmente imposible gestionar una a una las facturas de los cientos de vendedores que actúan a través de su página y que emitirían millones de facturas mensuales por los miles de cupones diarios que se venden diariamente, teniendo que tramitar, una a una cada factura, con un formato diferente, un concepto variante y un proveedor distinto. Para evitar esto, incluyen en el contrato de colaboración una cláusula por la cual, tu como empresario, autorizas a dicha empresa a que emita facturas por ti.  (Antes de continuar, te contamos qué es una factura y qué partes tiene)

¿Qué requisitos deben cumplirse para que un tercero pueda emitir facturas en mi nombre?

Los requisitos para que, estas grandes empresas, emitan facturas en nuestro nombre, y se cumpla la legislación vigente para permitir realizar esto vienen regulados en el reglamento de facturación. Dentro de dicho reglamento, se recogen cuatro requisitos:

  1. El primero de ellos es que es necesario que exista un acuerdo, que suele ser una cláusula del propio contrato de colaboración, entre el empresario o profesional que realice las operaciones y el destinatario de éstas, por el que el empresario autorice al destinatario de las facturas (la gran empresa) la expedición de las facturas correspondientes a dichas operaciones. Este acuerdo deberá suscribirse con carácter previo a la realización de las operaciones, y en él deberán especificarse las operaciones a las que se aplica este método de facturación.
  2. El segundo de los requisitos que se establece en el reglamento de facturación es que cada una de las factura así expedidas deberá ser objeto de un procedimiento de aceptación por parte del empresario o profesional que haya realizado la operación. Como este procedimiento, indica la ley, se ajustará a lo que determinen las partes, en la mayoría de los casos se recoge en el contrato que se pre-aceptan las facturas o que se tiene un determinado plazo para reclamar, pasado el cual se entienden aceptadas.
  3. Como tercer requisito nos encontramos que el destinatario de las operaciones que proceda a la expedición de las facturas correspondientes a aquéllas deberá remitir una copia al empresario o profesional que las realizó. Esto es imprescindible, si no nos mandan la factura que han emitido en nuestro nombre, no sabremos la fecha de expedición, el importe exacto o el IVA incluido en ella de cara a nuestro libro de facturas expedidas, a nuestro modelo trimestral de IVA a o la propia declaración de la renta.
  4. Por último, y como cuarto requisito, se establece que estas facturas serán expedidas en nombre y por cuenta del empresario o profesional que haya realizado las operaciones que en ellas se documentan. Esto viene a decir que es esa gran empresa la que debe realizar la expedición, y no permitiría que entrase una tercera empresa a emitirlas, puesto que sino la cosa se convertiría en un triángulo en el que puede haber demasiados participantes y puede dar lugar a confusión y a errores en cuanto a la información y emisión de la factura. Esto, no obstante, no quita que la gran empresa, subcontrate a un tercero la realización de la gestión, pero no que la emitan ellos como si se tratara del destinatario de la factura.  

¿Dónde debo registrar la factura que ha expedido en mi nombre un tercero?

La factura que ha expedido el tercero en tu nombre tiene que tener exactamente el mismo tratamiento que si la hubieses emitido tú mismo. La numeración no será correlativa con las que emites tú mismo (tendrá, por ejemplo, una serie diferente) pero ello no significa que no deba estar en el libro de facturas y que debas tenerla en cuenta de igual modo que el resto de facturas que tu mismo has preparado.  ¿Estás en este caso? ¿Un tercero emite facturas por ti? ¿Te parece un buen sistema? ¿Quieres saber más sobre nuestro programa de facturación gratis y todas sus posibilidades? Pruébalo GRATIS!

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