¿Qué son los suplidos y cómo los incluyo en mis facturas?
En muchas ocasiones durante la prestación de algunos servicios nos encontramos ante la necesidad de realizar gastos, de cuyo pago debe responder nuestro cliente, pero que por operatividad y porque su gestión y abono se encuentra dentro del servicio que prestamos, debemos adelantarlo nosotros.
Un ejemplo son las tasas públicas, sin cuyo pago, la gestión que realizamos no prosperaría y que, en función de las circunstancias y el cliente, tampoco debemos enviársela a él para que la abone directamente, sino que hemos de adelantarla nosotros y sumar dicho gasto a los honorarios acordados.
Este gasto, cuyo pago corresponde al cliente pero que nosotros como prestadores de un servicio adelantamos en su nombre, se denomina suplido.
Pero antes de continuar, ¿sabes facturar? Aunque parezca muy básico es algo a lo que autónomos no están muy habituados cuando comienzan de forma independiente. Cada uno sabe hacer aquello en lo que está especializado pero no en facturar. No te dejes nada, aprende todos los detalles en esta Guía de Facturación.
Relacionado: ¿Qué es una factura y Qué partes incluir para la misma ser válida?
¿Debemos incluir dicho gasto en la factura que emitimos a nuestro cliente?
La respuesta es sencilla: sí, debemos incluir dicho gasto en la factura y que exista de este modo una justificación de dicho pago que el cliente nos ha realizado al rembolsarlo. Inclúyelo en tus facturas en word y excel y todo quedará registrado.
¿En concepto de qué y sujeto a que impuestos debemos incluir dicho gasto en la factura?
Al incluirlo en la factura, debemos tener precaución con donde incluir el mismo, ya que si lo sumamos a nuestros honorarios, el mismo estará sujeto a los impuestos correspondientes, lo que en este caso no es adecuado ya que incrementaría el gasto y la tributación de manera innecesaria e inadecuada.
En su lugar, el gasto debe incluirse en la factura bajo la denominación de suplidos y, consecuentemente, exento del pago de impuestos en la misma, dado que ya se han abonado los correspondientes en la operación que dio lugar a su pago cuando adelantamos el dinero.
¿Qué podemos incluir como suplido en nuestras facturas y que no?
Para delimitar qué se considera suplido y que el mismo se encuentre adecuadamente justificado en nuestra contabilidad, debemos comprobar que se cumplan los siguientes requisitos:
- Que el gasto se haya realizado en nombre y por cuenta del cliente y que como tal, la factura por el mismo sea emitida a nombre del cliente, y no con el nuestro.
- Que se haya abonado por orden del cliente, es decir, en virtud del encargo que este nos ha realizado.
- Que podamos justificar que efectivamente hemos realizado dicho pago.
Es importante, por tanto, que la factura se emita a nombre del cliente, y que le facilitemos dicha factura en original al mismo, a fin de que pueda registrarla en su contabilidad y deducirse los impuestos correspondientes en la misma, ya que al fin o al cabo al rembolsarnos el gasto, son quienes han soportado la carga tributaria.
Conviene, además de todo ello, guardar junto con la factura en la que incluimos el suplido, una copia de la factura del propio suplido, de modo que siempre podamos justificar la naturaleza y necesidad del mismo ante una inspección tributaria.
Todo este proceso es mucho más sencillo si usamos un programa de facturación online que nos facilitará siempre toda la labor. Y si tienes dietas y desplazamientos habituales en tu trabajo y quieres incluirlos en las facturas, te explicamos cómo hacerlo: ¿Cómo incluyo dietas y desplazamientos en mis facturas?
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TENGO LA MISMA DUDA QUE ANDREA, ESPERANDO RESPUESTA…
Buenas tardes, muchas gracias por el post. Habéis comentado varios ejemplos sobre refacturación y suplidos, pero aun me surge la duda en el tema de tributos.
Si yo, como empresa percibo unos recibos de tasas de basura (IVA al 10% según el recibo) emitidos por el ayuntamiento y los pago, pero se los debo de cobrar despues a mi inquilino, ¿esos gastos cuentan como suplidos o he de refacturar? ¿Con que IVA? ¿En el caso de IBI suplico o refacturación?
Saludos
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puede una agencia inmobiliaria que gestiona una propiedad cobrar mensualmente suplidos por comunicación (intranet, sms, etc) a los clientes?
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Jorge Jiménez
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Esperando su respuesta tan pronto como sea posible. Si usted tiene alguna pregunta, por favor pregunte.
Saludos
JORGE JIMENEZ
Hola,
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Esperando su respuesta tan pronto como sea posible. Si usted tiene alguna pregunta, por favor pregunte.
Saludos
JORGE JIMENEZ
Buenas tardes ,
Me Duda es la siguiente:
Yo facturó mis honorarios por mis servicios profesionales (con IRPF e IVA).
Luego , a aparte, los suplidos. Ahora bien, yo tengo un margen de beneficios sobre esos suplidos . Es decir, le presupuesto a mi cliente un suplido con un precio y la empresa que emite la factura de esos suplidos, me da precios inferiores . ¿Cómo los reflejo? . Entiendo que tal y como le he presupuestado a mi cliente. Luego me deduciré los gastos y entiendo que Hacienda ahí ve que he tenido un incremento patrimonial por el que tributaré en la declaración. Es correcto ?
Pongo un ejemplo gráfico:
Mi servicio profesional es de 100 Eur . Le presupuesto al cliente dos latas de pintura que cuestan 100 Eur (a mí me han costado 80 Eur)
Por tanto, la factura sería :
100 Eur base + 21% IVA – 15% IRPF / Suplidos . 100,00 Eur Latas de pintura = 206,00 Eur total a pagar
Yo me deduciré en mis gastos 80,00 Eur (IVA incluido).
Es correcta esta forma de facturar?
1000 Gracias
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Buenos días,
Fantástico post pero tengo una duda. Estamos alquilando una oficina, pero durante el traslado y puesta en funcionamiento de la misma, los nuevos clientes han gastado una electricidad y una agua que les corresponde a ellos pagar pero con la celeridad de las empresas en hacer el cambio de nombre aún nos las imputan a nosotros (factura a nuestro nombre y nos lo cobran a nuestro nombre),
Como debo proceder para cobrar estos gastos que corresponderían a su actividad?
Muchas gracias por vuestro trabajo.
Hola Luis,
otro ejemplo práctico, que no se si es válido.
Quiero repercutir el coste de financiación al consumo a mis clientes. ¿Podría hacerlo como suplido? Si aumento el coste de venta parece que estoy vendiendo más, pero lo cierto es que tal como paguen los clientes, yo pagaré al Banco. Me proponen desde mi asesoría hacerlo como suplido, pero en mi caso no es un gasto ya incurrido en el momento de facturar, por lo que no sé si es válido.
muchas gracias por tu ayuda.
Hola, gracias por el post, la verdad es que es muy detallado, pero yo tengo un lío con esto que no veas. Soy negada para temas contables y ahora que soy autónoma me vuelvo loca con el tema de las facturas, Necesito consejo.
Yo soy autónoma dependiente, paso a mi empresa una factura de servicios y otra de gastos. En la de servicios no tenemos duda, pero en la de gastos me dicen lo siguiente: que pida las facturas a mi nombre, que lo pague yo, y luego ellos me lo reembolsan. Pero me dicen que al hacer la factura de gastos tengo que descontar el IVA del servicio porque eso me lo devuelve hacienda. Me explico con un ejemplo práctico para que se entienda mejor: Yo pago 100 euros en un billete de avión, por ejemplo. Factura a mi nombre. Mi asesoría dice que debo facturar a mi empresa 100 euros + el 21% IVA. Mi empresa me dice que debo facturar esos 100 MENOS EL IVA DEL SERVICIO (es decir, si el vuelo tiene un 10% de iva, lo descuento) + 21% Iva de mi servicio.
O sea, en el primer caso pasaría una factura de 125 y en el segundo de 100-10+21%. Quién tiene razón? Qué factura sería la válida? Mi asesoría me dice que la primera, la asesoría de mi empresa la segunda. Me están volviendo loca. Gracias por anticipado! Un saludo
Buenas tardes
Mi pregunta es la siguiente,… Me tienen que facturar por servicios prestados, pero en esa factura, me tiene que deducir un gastos de transporte que yo he asumido y que tengo factura de ello a mi nombre. La lógica me dice que la base imponible son por los servicios prestados mas la base imponible de la factura de transporte y a todo ello que le aplique el IVA y el IRPF. Estoy en lo cierto???
Hola Yolanda
Ese suplido debería de ir acompañado de la factura o gasto a vuestro nombre que ha pagado el profesional que os ha emitido (y le habéis pagado) la factura; esas son las que deberéis poner en vuestra contabilidad y liquidaciones.
Un saludo,
Buenos días,
me comenta mi asesor laboral que nos va a emitir en la próxima factura un suplido junto con su tarifa de servicios profesionales, que el suplido se trata de un billete de tren cuyo coste es de 110 (100 + IVA del 10%) que el puede pasarnos el suplido por 121 (100 + 21% IVA) que hay una consulta vinculante de la DGT que así lo permite. Sabría decirme si esto es posible y si es así de que consulta vinculante se trata ?
Muchas gracias
Hola, muy interesante el post. Tengo una duda, yo tengo una factura de un profesional (persona física) que me indica en la factura emitida un importe en concepto suplido, por lo que veo no va a base de IRPF ni base de IVA, si bien es un mayor gasto para nosotros que somos una SCP, mi consulta es, como SCP dónde declaro ese importe de gasto de suplido?, en que impuesto?, 130, 303, o hay alguno especial?.
Gracias
Hola Alberto
Insisto en que lo consultes con el Colegio para no tener «sustos» que incluso puedan inhabilitarte para tu profesión.
Un saludo,
Gracias por su respuesta, ¿y si en la factura se indica solo asesoría? ¿Que otro concepto sería valido?
Hola Alberto
Buf pues desconozco si por su profesión puede ejercer como asesor legal, fiscalmente no tendría ningun problema, pero mucho me temo que será incompatible ejercer al mismo tiempo como procurador y como asesor legal.
Mi consejo es que lo consultes con el Colegio de Procuradores de tu provincia.
Un saludo,
Hola, mi pregunta es la siguiente ¿Por qué conceptos puede facturar un Procurador? Es decir podría emitir una factura como asesor legal o no.
Hola Carmen
Junto con la factura de tu proveedor debería de venir la factura del gasto que te suple; con lo que deberías de contabilizar las dos facturas (proveedor y gasto suplido) y cancelar la deuda de la segunda con el importe que te pasa tu proveedor…. un poco lio verdad?.
Te pongo un ejemplo:
un abogado te emite una factura en la que te suple los gastos del procurador; para no liarnos diremos que la primera son 200 € (no aplicamos IVA para no complicar) y el procurador 100 €; con lo que la factura que le pagas al abogado son 300€.
Primero deberás de contabilizar la factura del abogado, 200€, luego la factura del procurador, 100 € y por último hacer al pago de esta última con los 100 € que te suplen. Con esto solo tendrás un saldo a favor del abogado de 300€ y la cuenta del procurador estará saldada.
Espero haberte ayudado …
Un saludo
Tengo una factura de un proveedor donde me pone un suplido, como lo registro ?? Primera vez que lo tengo.
Hola Jordi
Debes crear otro apartado en tus facturas con el titulo «suplidos», este importe se sumará en el total junto con el resto de conceptos (importe, IRPF e IVA).
Es importante que no mezcles los suplidos con el resto de conceptos para que luego no tengas problemas con los impuestos repercutibles.
Un saludo.
Hola, Entonces si yo incluyo estos valores en una factura: importe, IRPF, IVA, y total. En que lugar incluiria el total de los gastos? Gracias
Hola Daniel,
Gracias por la felicitación! Es un placer que te guste.
En este caso en que no tienes factura, sino ticket, mi recomendación sería hacerlo igual, aunque has de advertirlo al cliente, ya que él no podrá deducirse, por ejemplo, el IVA del ticket, pues requiere de factura.
Un saludo
Buenas y enhorabuena por el blogspot,
En el caso de no disponerecibir de factura si no de ticket (por ejemplo, una comida o u a cena) cómo debemos hacer?
Muchas gracias y un saludo.
Daniel