¿Qué son los suplidos y cómo los incluyo en mis facturas?

En muchas ocasiones durante la prestación de algunos servicios nos encontramos ante la necesidad de realizar gastos, de cuyo pago debe responder nuestro cliente, pero que por operatividad y porque su gestión y abono se encuentra dentro del servicio que prestamos, debemos adelantarlo nosotros.

Un ejemplo son las tasas públicas, sin cuyo pago, la gestión que realizamos no prosperaría y que, en función de las circunstancias y el cliente, tampoco debemos enviársela a él para que la abone directamente, sino que hemos de adelantarla nosotros y sumar dicho gasto a los honorarios acordados.

Este gasto, cuyo pago corresponde al cliente pero que nosotros como prestadores de un servicio adelantamos en su nombre, se denomina suplido.

Pero antes de continuar, ¿sabes facturar? Aunque parezca muy básico es algo a lo que autónomos no están muy habituados cuando comienzan de forma independiente. Cada uno sabe hacer aquello en lo que está especializado pero no en facturar. No te dejes nada, aprende todos los detalles en esta Guía de Facturación. 

Relacionado: ¿Qué es una factura y Qué partes incluir para la misma ser válida?

¿Debemos incluir dicho gasto en la factura que emitimos a nuestro cliente?

La respuesta es sencilla: sí, debemos incluir dicho gasto en la factura y que exista de este modo una justificación de dicho pago que el cliente nos ha realizado al rembolsarlo. Inclúyelo en tus facturas en word y excel y todo quedará registrado.

¿En concepto de qué y sujeto a que impuestos debemos incluir dicho gasto en la factura?

Al incluirlo en la factura, debemos tener precaución con donde incluir el mismo, ya que si lo sumamos a nuestros honorarios, el mismo estará sujeto a los impuestos correspondientes, lo que en este caso no es adecuado ya que incrementaría el gasto y la tributación de manera innecesaria e inadecuada.

En su lugar, el gasto debe incluirse en la factura bajo la denominación de suplidos y, consecuentemente, exento del pago de impuestos en la misma, dado que ya se han abonado los correspondientes en la operación que dio lugar a su pago cuando adelantamos el dinero.

¿Qué podemos incluir como suplido en nuestras facturas y que no?

Para delimitar qué se considera suplido y que el mismo se encuentre adecuadamente justificado en nuestra contabilidad, debemos comprobar que se cumplan los siguientes requisitos:

• Que el gasto se haya realizado en nombre y por cuenta del cliente y que como tal, la factura por el mismo sea emitida a nombre del cliente, y no con el nuestro.
• Que se haya abonado por orden del cliente, es decir, en virtud del encargo que este nos ha realizado.
• Que podamos justificar que efectivamente hemos realizado dicho pago.

Es importante, por tanto, que la factura se emita a nombre del cliente, y que le facilitemos dicha factura en original al mismo, a fin de que pueda registrarla en su contabilidad y deducirse los impuestos correspondientes en la misma, ya que al fin o al cabo al rembolsarnos el gasto, son quienes han soportado la carga tributaria.

Conviene, además de todo ello, guardar junto con la factura en la que incluimos el suplido, una copia de la factura del propio suplido, de modo que siempre podamos justificar la naturaleza y necesidad del mismo ante una inspección tributaria.

Todo este proceso es mucho más sencillo si usamos un programa de facturación online que nos facilitará siempre toda la labor. Y si tienes dietas y desplazamientos habituales en tu trabajo y quieres incluirlos en las facturas, te explicamos cómo hacerlo: ¿Cómo incluyo dietas y desplazamientos en mis facturas?