Facturación: conoce a fondo con esta guía cómo facturar

06 Agosto 15

La facturación... ¡¡Piérdele el miedo y conoce todos sus secretos con  esta completa guía!!   Cuando nos adentramos en el mundo de la facturación, nos parece que realizar una factura es una tarea complicada y que hay muchos aspectos que recoger en ella y muchas probabilidades de hacer algo mal, pero en realidad esto no ocurrirá si tenemos las precauciones debidas y conocemos los elementos más relevantes de la facturación, y donde consultar aquellas otras cuestiones que, aunque no se nos presenten habitualmente, sí puede llegar el día en que debamos incluir en nuestras facturas. Aquí encontrarás todo ello, desde lo más básico hasta aquellos aspectos relevantes a tener en cuenta cuando tu negocio se haya expandido y tengas que realizar facturación internacional. Antes de nada, y si no eres autónomo y estás pensando en facturar, deberás conocer los mitos y realidades sobre facturar sin ser autónomo, ya que no es oro todo lo que reluce y sólo en determinadas condiciones y cumpliendo ciertas obligaciones podrías facturar sin estar dado de alta como trabajador autónomo.  

1) La factura: concepto y elementos

  Lo primero que debemos conocer a la hora de empezar a facturar es qué es una factura y qué elementos debe contener la misma para ser válida. Con esto sabremos que no cualquier documento puede considerarse factura, y conseguiremos que cuando preparemos nuestras facturas, ya sea mediante un programa de facturación como Billage, o rudimentariamente mediante una hoja de cálculo, no se nos olvide ninguno de estos aspectos esenciales de la factura que, en su conjunto, permiten que la factura sea considerada como tal.  Tienes que tener un Nif o Nie activo en España y a partir de ahí, el resto de requisitos para poder facturar.

2) Tipos de facturas

Porque no todas las facturas son iguales ni tienen las mismas características, debemos conocer qué tipos de facturas existen. Aunque los tipos de facturas no son muchos, es relevante conocer qué diferencia uno de otro y cuando debemos emplear cada uno de ellos, de modo que siempre incluyamos todos los aspectos necesarios en nuestra factura en función del producto o servicio vendido, del destinatario de la factura o de cualquier otro elemento de relevancia que nos imponga el uso de un tipo de factura u otro.  

3) Cancelar una factura

Como todos somos humanos, también puede darse el caso de que emitamos una factura erróneamente o que no deberíamos haber emitido y por ello tengamos que cancelarla. Aunque, esperemos, no sea algo frecuente que hacer, es conveniente tener un ejemplo de cómo cancelar una factura emitida, de modo que cuando llegue ese momento, podamos hacerlo sin mayor complejidad siguiendo los pasos necesarios y por consiguiente regularizando nuestra facturación y devolviéndola a la normalidad.  

4) Conservación de las facturas

Además de saber emitir correctamente las facturas, es esencial conservarlas, ya sea a corto plazo para poder recopilarlas y presentar las declaraciones correspondientes trimestral y anualmente, como de cara a inspecciones o reclamaciones posteriores. Para ello, debemos conocer perfectamente cuanto tiempo debemos guardar las facturas y organizar un sistema de conservación y almacenamiento de las mismas que nos permita acceder a ellas cuando lo necesitemos sin grandes dificultades o tener que realizar una búsqueda imposible entre un montón de documentos sin organizar. Programa de facturación online

5) Facturación fuera de España

Como el mundo es global, y nosotros no rechazamos ningún cliente rentable, tarde o temprano llegará el momento en que tengamos que facturar más allá de nuestras fronteras. Cuando ese momento llegue, será interesante conocer como facturar a particulares extranjeros intracomunitarios que, por ejemplo, acudan a nuestro negocio durante sus vacaciones y nos hagan un encargo, o incluso saber facturar a un país no comunitario cuando nos llegue un encargo desde el otro lado del mundo. Además, y si es algo que vas a realizar con cierta habitualidad, puede convenirte darte de alta como Operador Intracomunitario.  

6) Gastos y suplidos

Porque nuestro trabajo en muchas ocasiones nos acarreará gastos que deben abonarnos los clientes, debemos conocer qué son los suplidos y cómo debemos incluirlos en nuestras facturas, de modo que la carga tributaria de dichos gastos necesarios para la realización del encargo y que deben ser abonados por el cliente, no sea asumida por nosotros, sino que se repercuta al cliente quien es realmente quien debe asumirla.  

7) Impuestos a incluir en la factura

Nuestra factura, como elemento tributario que es, incluirá diferentes impuestos y cargas tributarias. La principal y que aparecerá en la mayoría de las facturas estándar que prepares será el IVA, debiendo conocer cuál es el tipo de IVA aplicable al producto o servicio facturado, así como comprobar si dicho servicio se encuentra entre las exenciones del IVA previstas legalmente. Adicionalmente, y si eres autónomo dado de alta en un epígrafe profesional y no estás facturando a un particular, deberás incluir retención en tu factura, para lo que necesitarás saber qué es el IRPF, cómo se paga y por qué debes descontarlo en tu factura.  

8) ¿Qué pasa si no facturo nada?

En aquel momento en que decidas tomarte unas vacaciones, o por el contrario el negocio pase por un mal momento y no factures nada, debes saber que no emitir facturas no te excluye de cumplir con las obligaciones tributarias que tienes como autónomo. Por ello, aunque no hayas facturado y por consiguiente no hayas devengado impuestos, tienes que presentar los modelos y declaraciones, no sólo porque es una obligación sino porque pese a no haber facturado seguro que tienes algún gasto que puedes deducirte.  

9) Un cliente no me paga

Al igual que llegará un momento en el que factures internacionalmente o no factures nada en un periodo de tiempo, habrá un momento en el que algún cliente no abone la factura que le emitiste por el producto vendido o el servicio prestado. Llegado este momento, debes conocer cómo reclamar la factura al proveedor, así como qué hacer con el IVA de las facturas sin cobrar, de modo que tanto si reclamando el pago consigues cobrar, como si finalmente decides considerarla incobrable, hayas agotado todas las opciones aprovechando al máximo las posibilidades que tiene cada una de ellas para que el perjuicio sea el menor posible.  

10) La factura electrónica

Por último, has de tener en cuenta si en tu caso te encuentras sujeto a la obligatoriedad de la factura electrónica, ya que de ser así habrá algunos aspectos a tener en cuenta. De cualquier modo, y tanto si estás sujeto a esta obligación o no, ten en cuenta que no es lo mismo una factura electrónica que una factura emitida electrónicamente, debiendo conocer las diferencias entre ellas para tener en cuenta las consecuencias y obligaciones que cada uno de los casos llevan implícitas.     Ahora que ya has realizado un curso intensivo sobre facturación, estás preparado para emitir tus facturas, aunque por si acaso, y como colofón, te recomiendo revisar los errores más comunes a la hora de facturar, de modo que superes el reto sin cometer ni el más mínimo fallo.  

¡¡Ánimo y a facturar!!

Para cualquier duda adicional que pueda surgirte, recuerda que estamos a tu disposición para ampliar o complementar la información.

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3 comentarios
  • Pilar
    Pilar 1:19:45, 10 Agosto 2015
    Responder Autor
    Muy, muy completita la guía. Gracias por este trabajo de recopilación tan exhaustivo. Por cierto, me he encontrado un enlace roto:http://www.billage.es/blog//criterio-de-caja/ Un saludo
    • María Alcaraz
      María Alcaraz 2:04:09, 10 Agosto 2015
      Responder Autor
      Muchas gracias Pilar. Nos alegra que te guste y haya servido. Ya hemos arreglado el enlace ;) Gracias
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