¿Cómo incluyo dietas y desplazamientos en mis facturas?

11 Julio 15

Las dietas y desplazamientos son cuestiones que debemos cobrar a nuestros clientes, pero que a veces no tenemos claro como incluirlas en nuestra factura. ¡¡Aquí conocerás cómo hacerlo y que además cuadren con tus políticas de gastos de la empresa!   La Ley del IRPF (Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y de modificación parcial de las leyes de los Impuestos sobre Sociedades, sobre la Renta de no Residentes y sobre el Patrimonio) en su artículo 17.1d) exceptúa en los rendimientos íntegros del trabajo que constituyen las dietas y asignaciones para gastos de viaje, aquellos que se refieren a locomoción y los normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería, especificando que reglamentariamente se establecerán límites a esta excepción. Pues bien, para establecer esas limitaciones, en el Reglamento del IRPF (Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y se modifica el Reglamento de Planes y Fondos de Pensiones, aprobado por Real Decreto 304/2004, de 20 de febrero), dentro de su artículo 9, se analiza cada uno de los conceptos, especificando cuando se encuentran exceptuados y diferenciando para ello los gastos de locomoción y los de estancia, y en cada uno de estos casos el medio de transporte o si el desplazamiento es nacional o internacional. En cambio, esta regulación, no es aplicable a los autónomos, ya que nuestros ingresos no son rendimientos del trabajo, sino de actividades económicas, de forma que debes tener en cuenta que esta ventaja sobre las dietas y desplazamientos no puedes incluirla en tu factura e igualmente evitar errores en la facturación. Programa de facturación online

Entonces, siendo autónomo ¿Cómo lo incluyo en mi factura?

En nuestro caso, en que los cobros se realizan mediante factura, tenemos dos opciones para incluir estos gastos realizados en dietas y desplazamientos para prestar un servicio al cliente:  (Antes de continuar conoce al detalle qué es una factura y qué características tiene)

Opción 1: Incluirlo en nuestra factura, como un concepto más.

Si elegimos esta opción, debemos incluir las dietas y desplazamientos como un elemento más de la base imponible, ya sea integrándolo en el propio concepto del trabajo o servicio realizado, o indicándolo de forma independiente, pero en cualquiera de los casos aplicándole el IVA y la retención del IRPF que pueda corresponder, al igual que se hace con el resto de la base imponible de la factura. ¿Qué tipo de IVA he de aplicar a estos conceptos? Tanto la hostelería como los gastos de manutención pueden tener un IVA reducido en la factura que obtengas por dichos gastos, pero que en dicha factura se haya aplicado un IVA reducido no significa que tú puedas aplicar el mismo en tu factura. En la factura que tu emites, no se diferencian estos conceptos del resto de la base imponible, aún y cuando puedas especificarlos por separado, ya que tú no estás prestando un servicio de alojamiento o de alimentación, sino el servicio en sí que el cliente te ha contratado. Por ello, a dichos conceptos has de aplicar el mismo tipo de retención de IRPF o de IVA que aplicas al servicio en sí que has prestado, y en ningún caso coger como tipo a aplicar el de la factura que te hayan dado en el restaurante o en el hotel, pues este caso sólo sería aplicable si tu actividad es, precisamente, la hostelería o el servicio hotelero.  

Opción 2: Incluirlo como suplido en la factura

La otra posibilidad que podemos elegir para repercutir al cliente el gasto realizado en dietas y desplazamientos para prestarle un servicio, es incluir dicho gasto como un suplido. A tal efecto, debemos tener en cuenta y respetar las reglas que regulan estos conceptos, los suplidos. Entre ellas, y la más relevante a tener en cuenta, ya que debes aplicarla en el mismo momento en que haces el gasto en las comidas, o en el servicio hotelero, es que la factura ha de expedirse a nombre del cliente directamente, y no al nuestro, de modo que sea el cliente quien pueda deducirse esos gastos, y los impuestos inherentes al mismo, y no nosotros en nuestras declaraciones. Puedes conocer qué es un suplido y cuáles son los requisitos para que un gasto pueda ser considerado como tal en este post. Con esta opción, incluir el gasto como suplido, provocaremos que dicho desembolso no influya en nuestra declaración de impuestos, no incrementando la base de la declaración y con ello pudiendo llegar, en el caso del IRPF que se trata de un impuesto progresivo, a subir de escala en el tipo a aplicar. Además, y como parte básica si optas por esta opción, debes ponerte de acuerdo con el cliente previamente de qué gastos asumirá, puesto que si solicitas la factura a su nombre y luego no te rembolsa el gasto, no sólo habrás perdido el dinero invertido, sino que encima no podrás deducirte dicho gasto en tu contabilidad.   ¿Qué opción consideras más interesante para incluir los gastos de dietas o desplazamientos? ¿Crees que es más ventajosa fiscalmente la opción de los suplidos o integrarlo en la base del servicio prestado? Programa de facturación online

22 comentarios
  • Hector
    Hector 4:56:48, 08 Marzo 2016
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    Buenas tardes, tengo una duda. Si quiero incluir por ejemplo un taxi de 30 euros (iva incluido) como un gasto mas en mi factura a mi cliente, debo incluirlo entonces siendo 30 euros + iva de mi actividad - irpf?
    • Luis Miguel Larriba
      Luis Miguel Larriba 8:55:56, 29 Marzo 2018
      Responder Autor

      Muchas gracias por tu comentario.

      En ese caso sería un suplido e iría fuera de la base.

      Espero que sigas disfrutando del blog.

  • Luis Miguel Larriba
    Luis Miguel Larriba 9:50:22, 10 Marzo 2016
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    Hola Hector, En este caso se trataría de un suplido, la factura del gasto debe ir a nombre del cliente y la debes incluir en tu factura como suplido, sin aplicarle IVA ni retención de IRPF. Te recomiendo echar un ojo a este post: http://www.billage.es/blog/que-son-los-suplidos-y-como-los-incluyo-en-mis-facturas/ Un saludo
  • M. DOMINGUEZ
    M. DOMINGUEZ 12:53:52, 21 Abril 2016
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    Hola, y enhorabuena por la web, soy autónomo y creo que sois superclaros exlicando. Estoy muy sorprendido!De todos modos me asalta una duda sobre los suplidos a raiz de estas lineas: "Entre ellas, y la más relevante a tener en cuenta, ya que debes aplicarla en el mismo momento en que haces el gasto en las comidas, o en el servicio hotelero, es que la factura ha de expedirse a nombre del cliente directamente, y no al nuestro, de modo que sea el cliente quien pueda deducirse esos gastos, y los impuestos inherentes al mismo, y no nosotros en nuestras declaraciones." La pregunta, ¿y si no son facturas y son tickets de un taxi por ejemplo? En mi caso creo que llevo haciendo las facturas mal con una empresa desde el principio. Ellos me pagan un fijo de dietas al dia y me devuelven los gastos de los posibles taxis que tenga que coger. No incluyo dentro de la base imponible las dietas que me pagan ni los tickets de taxi, ...los añado después de impuestos. Es decir, entiendo que lo estoy tratando como un suplido pero sin que ningun ticket vaya a nombre de la empresa (en los tickets de taxi y de restaurantes no se puede reflejar). Ahora me dicen que tengo que incluir dietas y taxi en la base imponible. Me pueden ayudar?. Muchas Gracias!
    • Luis Miguel Larriba
      Luis Miguel Larriba 8:28:52, 29 Marzo 2018
      Responder Autor

      Muchas gracias por tu comentario.

      Si son tickets y no aparecen a nombre de nadie, puedes tratarlos como suplidos. En el caso que indicas de las dietas, que no son basadas en gasto o ticket concreto, si que debería ir dentro de la base de impuestos.

      Espero que sigas disfrutando del blog.

  • Carlos Vázquez
    Carlos Vázquez 9:54:40, 26 Abril 2016
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    Hola Tema complicado ... no por la parte mas mecánica de como incluirlo en las facturas, si no por los problemas que esta poniendo Hacienda a la hora de considerar este tipo de gastos como deducibles. Siento tener que darte la razón en que estabais haciendo las facturas mal, las dietas a tan alzado solo se pueden pagar a empleados por cuenta ajena que perciben rendimientos del trabajo, nunca a profesionales externos. Con la nueva propuesta que te hace la empresa para la que trabajas precisamente tratan de evitar esa contingencia de que Hacienda les considere esos gastos como no deducibles; si tú les facturas todo como honorarios tema solucionado. Un saludo.
  • Oscar
    Oscar 9:37:19, 27 Abril 2016
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    No entiendo este parrafo en cuanto a los suplidos: Con esta opción, incluir el gasto como suplido, provocaremos que dicho desembolso no influya en nuestra declaración de impuestos, no incrementando la base de la declaración y con ello pudiendo llegar, en el caso del IRPF que se trata de un impuesto progresivo, a subir de escala en el tipo a aplicar. Creo que en el caso de integrarlo en nuestra base imponible de la factura tampoco nos afectaria en el IRPF, tendria un gasto que me deduciria en el IRPF por el mismo importe que el ingreso imputado en la factura emitida.
    • Luis Miguel Larriba
      Luis Miguel Larriba 12:06:13, 10 Marzo 2018
      Responder Autor

      Buenos días,

      Muchas gracias por tu comentario.

      Así es, siempre que el gasto sea deducible. Además en el caso del IVA, el suplido puede ir al 10% pero nuestra factura al 21% y si afectarnos.

      Esperamos que sigas disfrutando del blog.

  • Alfred
    Alfred 11:38:40, 05 Mayo 2016
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    Hola. Días atrás fui a un instituto a dar una charla a los alumnos. Como una de las profesoras era una conocida mía no cobré nada por esa charla. Fui por mi cuenta (el instituto está alejado de donde resido) pagando de mi bolsillo la gasolina, peajes y el almuerzo de ese día. Ahora me comentan que quieren compensarme esos gastos dándome 60 euros y así cubrirlos y me piden una factura para justificarlo. Como en un principio no iba a percibir nada ni pensaba añadir esos gastos en mi declaración no pedí el tiket o facturas en la gasolinera, peaje y restaurante. No tengo ni idea de cómo debo facturar eso al instituto ¿lleva IVA e IRPF? ¿me ahorraré en quebraderos de cabeza si opto por no recibir ese dinero y olvidarme del tema? Estoy dado de alta como autónomo pero nunca he hecho una declaración de IVA ya que todas mis facturas hasta la fecha han sido por colaboración periodística, que están exentas (el correspondiente IRPF sí que lo he puesto, evidentemente) Gracias de antemano
    • Luis Miguel Larriba
      Luis Miguel Larriba 12:01:30, 10 Marzo 2018
      Responder Autor

      Buenos días,

      Muchas gracias por tu comentario.

      Habría que analizar el tipo de charla y si se puede considerar formación exenta, de manera que actues igual que haces, como comentas, con el resto de tus facturas.

      Esperamos que sigas disfrutando del blog.

  • Edu
    Edu 1:29:49, 06 Abril 2018
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    Hola, muy buen blog, te hago una consulta rapida. Hago consultoria (soy autonomo) para un autonomo ingles que reside en Reino Unido. Los billetes de avion que compre para ir a Londres a una reunion y que el me va a pagar han debido hacerse con la factura a su nombre para entrar en la categoria de suplidos? Como no lo hice, debo cobrarle IVA aun sobre el IVA que ya se pago al momento de la compra del billete? Parece un poco desproporcionado no?

    • Luis Miguel Larriba
      Luis Miguel Larriba 7:02:26, 24 Junio 2018
      Responder Autor

      Muchas gracias por tu comentario.

      Si son suplidos van en la factura pero sin IVA ni retención. 

      Así es, si va en la base, le cobras IVA sobre la base e IVA ya pagada.

      Espero que sigas disfrutando del blog.

    • Rubén R.
      Rubén R. 4:41:49, 26 Julio 2018
      Responder Autor
      Edu comenta que es un autónomo inglés por lo tanto se trataría de una factura intracomunitaria por lo que tenemos que aplicar un IVA exento. Corrigueme si me equivoco
  • Pedro Busto
    Pedro Busto 11:28:40, 01 Mayo 2018
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    Buenos días, Muchas gracias por toda la información que aporta el blog. En mi caso, realizo servicios de conductor, como autónomo. Facturo evidentemente con IVA e IRPF, pero a la hora de incorporar los tickets (no están a nombre de nadie) de comidas o aparcamiento, en horas de trabajo, no tengo del todo claro si lo debo hacer como suplidos (que es lo que entiendo, de las respuestas anteriores), por lo que creo que únicamente los debo colocar en un apartado diferente de la factura, no sé de qué forma o cómo denominar ese gasto... y sumarlos al concepto del servicio que presto, aplicados ya los impuestos a la base imponible o si el procedimiento es otro. Entiendo que debo entregar dichos tickets junto a la factura, a la empresa y que no es necesario que yo los conserve. Muchas gracias por tan valiosa ayuda. Saludos.

    • Luis Miguel Larriba
      Luis Miguel Larriba 5:05:21, 17 Mayo 2018
      Responder Autor

      Muchas gracias por tu comentario.

      Esos tickets son suplidos y efectivamente deben ir con la factura, recomendandote guardar una copia.

      Espero que sigas disfrutando del blog.

  • David
    David 11:53:20, 07 Mayo 2018
    Responder Autor

    Hola Luis. Lo primero gracias por la clara información que nos ofreces en tu blog. Tengo una duda sobre como frar. nuestros desplazammientos. Si ya de antemano he pactado el precio con mi cliente no se como debe aparecer este en fra. Por ejemplo si he pactado 90 e , este va con iva? sin iva? esta exento? está incluido? al 10%? Al 21%? Me refiero al coste del desplazamiento por ir hasta el domicilio del cliente a ofrecer nuestros servicios. Un saludo David

    • Luis Miguel Larriba
      Luis Miguel Larriba 4:57:08, 17 Mayo 2018
      Responder Autor

      Muchas gracias por tu comentario.

      Si le cobras eso, independientemente de que tu lo gastes o no, es un mayor coste del servicio e irá con el mismo tipo de IVA que el servicio que le prestes. Si eso es el coste por ejemplo de un taxi, es un suplido, y entonces va sin IVA adjuntando el ticket del taxi.

      Espero que sigas disfrutando del blog.

    • David
      David 5:38:29, 17 Mayo 2018
      Responder Autor
      Graciasss!!Así lo hice.
  • Ana
    Ana 12:27:51, 28 Mayo 2018
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    Buenos día Luis, y muchas gracias por la información de tu blog. Me surge una duda respecto a los gastos de desplazamiento a facturar a mi cliente por servicios prestados fuera de mi ciudad de trabajo. Le tengo que cobrar gastos de comidas, tickets y aparcamiento que según lo que he leido en el resto de comentarios, serían suplidos a incluir aparte de la base imponible, sin IVA ni retención.Correcto? Pero por otro lado tengo acordado un precio por Km. No se si este importe global de gastos por kilometraje iría también fuera de la base imponible como suplido. En el caso de los suplidos entiendo que en la factura emitida no se pone como ingreso si no como una cuenta de suplidos? Y de igual forma no es un gasto que me pueda deducir yo? Vamos que no los contabilizo como gasto si no a esa cuenta de suplidos (así se cancela el efecto) Los Km que me pagan, el gasto realmente es de gasolina ... pero es imposible identificar el asociado a lo que he cobrado.. Por otro lado, puedo emitier una factura por separado por lo que son los suplidos, o deben ir en la misma factura del servicio que los ha originado? Muchas gracias por su ayda e interés. Un cordial saludo.
    • Luis Miguel Larriba
      Luis Miguel Larriba 6:46:23, 24 Junio 2018
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      Muchas gracias por tu comentario.

      Así es, suplidos.

      En el kilometraje no iría como suplido ya que no tienes justificante de ellos, sería mayor facturación en esa parte.

      Debe ir en la misma factura que el servicio que los origina

      Espero que sigas disfrutando del blog.

  • Javier
    Javier 4:03:07, 12 Julio 2018
    Responder Autor
    Buenas tardes, soy autónomo. Si tengo una factura de desplazamiento en tren a mi nombre por este importe: Base: 13.18 € IVA (10%) : 1.32 = 14.50 € y quiero cobrar el gasto a mi cliente. ¿Como se lo facturaría a mi cliente? Así?: Base=14.50 € Retención IRPF (7%) = 1.02 € IVA (21%) = 3.04 € Total = 16.52 Muchas gracias
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