Libro mayor: ¿Qué es?

29 Julio 19

Toda contabilidad de una empresa tiene que estar reflejada con todo lujo de detalles en el Libro Mayor. Los libros contables de una empresa son el santo grial que hay que tener actualizado y siempre, disponibles. Evita problemas mayores manteniendo al día tu libro mayor.

¿Qué es el libro mayor de una empresa?

Todas las operaciones contables y/o económicas de una empresa (también es extensible para los autónomos ya que son empresas en estos efectos) deben quedar registrados en el denominado libro mayor contable o libro mayor.

Este libro mayor mostrará cualquier movimiento y/o actividad que corresponda a la contabilidad de la actividad de la propia empresa. Así, gracias a este libro, se podrá ver qué ocurre en todo momento o dónde está y el por qué se hizo un movimiento de dinero determinado.

En el libro mayor contable las operaciones financieras quedan registradas por orden cronológicas y es que cada vez que se realizan, deben sumarse a este libro.

Puede que así explicado te suene un poco a chino porque si además tienes tus asuntos fiscales y contables delegados en un profesional, no estarás encargándote de esta misión y él / ella conformará los libros contables con la información trimestral y de la declaración que le vas facilitando.

Pero el libro mayor es ese de toda la vida en la que se incluían las famosas columnas del DEBE y el HABER. Cuántas veces escuché a mis padres decir la frase famosa del “sí, el libro de las 3 columnas – Debe, haber pero no hay”. Una forma divertida de hablar del libro mayor que a mis 40 años me ha ayudado a recordar que siempre debo tenerlo actualizado y que todas las empresas deben trabajarlo.

El libro mayor por tanto tendrá 5 columnas: fecha (del movimiento), el concepto del movimiento, el debe, el haber y el saldo resultante.

Diferencia entre el libro mayor y el libro diario

Podrían parecer lo mismo y en cierta manera lo son porque contienen mucha información similar pero la gran diferencia entre el libro mayor y el libro diario es que el en el libro mayor encontrarás muchísima más información o mejor dicho, de forma más concreta que en el libro diario.

Además, en el libro mayor la información está distribuida de una forma diferente porque tiene otra finalidad a la del libro diario. El libro mayor te ayudará a tener siempre un control exhaustivo de todo movimiento diario de forma más clara.

*El libro mayor no es obligatorio para las empresas pero desde billage recomendamos siempre tenerlo y además, perfectamente actualizado. No porque algo no sea obligatorio deja de ser efectivo y útil.

En el libro mayor (y no así en libro diario) los movimientos de dinero y contable se separan (por hojas) por cuentas contables. En el libro mayor cada hoja se destina a cada cuenta contable de la empresa.

Los libros contables de una empresa: cuáles obligatorios y cuáles no

En una empresa no sólo hay que tener el Libro Mayor y el Libro Diario. Hay otros libros contables que debemos tener actualizados y trabajados. Unos son obligatorios y los organismos oficiales correspondientes pueden reclamarlos en cualquier momento y otros, no lo son pero sí recomendamos tenerlos.

La obligatoriedad de los libros que marquemos como tal lo estipula la Agencia Tributaria que es quien en caso de considerarlo, te los va a reclamar.

  • Libro Diario*

Es como la Biblia o el cuaderno de viaje contable de tu empresa. En él quedarán registrados todos los movimientos en las cuentas de la misma. Da igual a qué asiento contable correspondan. Si ha habido un movimiento dinerario en la empresa (recuerda que si eres autónomo eres una empresa y esto también te aplica), debe aparecer en el libro diario de tu empresa.

¿Qué es lo mejor para que este libro esté actualizado y no te genere problemas? Que lo hagas al día. Con billage es realmente fácil porque si cada factura que emitas la haces en billage, estarán automáticamente recogidas en tu libro diario que después podrás exportar en Excel. ¿Y tus gastos? Igual porque si vas incluyendo gasto por gasto de forma ordenada, ya los tendrás y no tendrás que darte el atracón de subir información en el trimestre.

- Mi recomendación personal es que cada viernes por ejemplo dediques una hora a incluir todos tus gastos semanales en billage. Así podrás ir cerrando semana, no perderás tickets y siempre, tendrás tu libro diario actualizado.

  • Libro de Inventarios y Cuentas Anuales*

El libro de inventarios y cuentas anuales es menos conocido porque lo utilizamos menos pero es igualmente obligatorio. No recoge movimientos diarios sino que en él estarán incluidos la relación muy detallada, estrictamente detallada de todos los bienes, derechos y obligaciones de la empresa.

Todo lo que la empresa tiene, ahí estará recogido. Y además, valorado. Los bienes aparecen en el libro de inventarios, valorado al céntimo.

Este libro es muy importante e incluye:

  • El balance actual y la situación de la empresa.
  • Las sumas y saldos con los que se van a comprobar la evolución trimestral de la empresa.
  • Al cierre de cada ejercicio, los inventarios necesarios.
  • Las cuentas anuales (de obligado cumplimiento siempre):
    • El balance completo de la situación actual.
    • Las cuentas de pérdidas y ganancias.
    • Los cambios que hayan acontecido en el patrimonio.
    • Cómo se encuentran los flujos de efectivo.
    • La memoria completa del ejercicio.

¿De dónde se saca toda esta información? De la contabilidad diaria de la empresa. Esa que hay que llevar al día, esa que te recomendamos ir incluyendo en tu panel de billage en tiempo real y puedes además hacerlo en cualquier sitio desde tu dispositivo. Si tienes un ticket, aprovecha ese café con tu móvil para incluirlo. Respirarás mucho más tranquilo.

  • Libro Mayor

El libro mayor ya te lo hemos detallado más arriba. Es el que incluye toda la información contable de tu empresa pero dispuesta de otra manera. Eso sí, recuerda que no es obligatorio según la Agencia Tributaria pero que siempre es mejor tenerlo.

*Los libros marcados con este distintivos * tienen carácter de obligatorio porque así lo estipula la Agencia Tributaria española.

¿Qué es un asiento contable de una empresa?

Un asiento contable es cada nueva entrada que aparece en tu libro mayor y/o libros contables. Cada movimiento de entrada – salida de dinero, cada nuevo bien adquirido o bien vendido, cada obligación que aparece en los libros de inventarios… Todo, es un asiento contable.

Un asiento contable es esa línea de tu libro contable. Podemos llamarlo también “anotación” porque se van “anotando” uno a uno y cuidado, no pueden tener ningún tipo de error porque no sólo afectará a ese asiento contable sino a todo el libro y situación financiera – económica de la empresa.

Dedica tiempo, atención y dedicación a cada uno de los asientos contables que incluyas en tus libros. En billage, cada vez que incluyas una factura – gasto, estas haciendo un asiento contable así que mucho ojo… Nosotros te lo ponemos fácil pero tú tienes que también poner de tu parte.

Y mira si te lo facilitamos que si tienes “asientos” periódicos que siempre son iguales, billage los hace por ti cada vez que haya que ejecutarlos. Te vamos quitando trabajo.

Pero, ¿qué son en la práctica los asientos contables? ¿Recuerdas que antes hablábamos de las columnas del libro mayor, de esas del Debe y el Haber? Pues ahí tienes las partes que conforman los asientos contables.

Es decir, cuando vayas a incluir un movimiento en tu libro contable deberás hacer 2 asientos: uno que corresponda al Debe y otro que sea para el Haber. Quizás te suene más si nos referimos al concepto más conocido en contabilidad como “partida doble”.

¿Cómo funciona el “partida doble”? Sumando. Suma el total de los Debe y de los Haber y al final dará la misma cantidad. Así podremos ver que los libros cuadran y están perfectamente realizados.

¿Quién es quién en el debe y el haber?

Esto es fácil pero debes conocer muy bien qué es cada término para no equivocarte en qué información debes poner en cada una de las casillas.

Debe: Los cargos que se realizan en las cuentas de la empresa. Cuando “te quitan” o sale dinero de las cuentas bancarias.

Haber: Lo que recibes, lo que entra, lo que ingresas. El dinero que tú tienes y que has recibido de pagos – ventas, etc.

El orden importa

Cuidado. En un libro contable no vale poner cada cosa donde queramos. No es puro capricho y todo tiene su por qué.

La columna del Debe siempre a la izquierda. La columna del Haber, a la derecha. Si rescatas un libro contable de la empresa de tu abuelo o bisabuelo, de esos que eran libros gordos con tapas burdeos y un ribete dorado en las hojas verás que siempre fue igual y que anotaban a mano las cantidades en el Debe y el Haber. ¿Cómo? El debe a la izquierda y el Haber a la derecha.

Si así ha sido siempre y ha funcionado porque tenía su razón de ser, así debe seguir siendo.

Las dos formas de llevar las cuentas en un Libro Mayor

Pero como todo en la vida, hay flexibilidad y formas de hacerlo. Cada uno elegirá la que más le conviene y se adapta a sus necesidades. En el Libro Mayor también es así y puedes elegir entre la Forma de T o el Cuadro en 5 columnas.

La forma de T

La agilidad y la simplicidad priman en este sistema. 2 columnas: el Debe y el Haber. Sin más. Fácil.

Las 5 columnas

Este es el sistema más completo que hemos visto. Incluye las 5 columnas detalladas al comienzo: fecha – concepto – debe – haber – saldo (en ese orden de izquierda a derecha).

¿Qué sistema es mejor? Mejor ninguno pero más recomendado y optimizado porque es más completo, el de 5 columnas. Así tendrás siempre toda la información disponible y no tendrás que estar recordando ningún dato.

Ten actualizados el instante tus libros contables gracias a billage. Con tu actividad diaria y todo perfectamente hecho, al momento de necesitar tu libro contable solo tendrás que ir a tu panel de control de billage y con un único clic, ¡listo! Tus libros contables exportados. ¿Qué aún no trabajas con billage? ¡Adelante! Te lo dejamos gratis para que lo pruebes. ¿Qué puede ser mejor?

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