6 Consejos prácticos para mejorar la gestión de cobros

03 Septiembre 18

Hay muchas cosas diferentes que se requieren para hacer que un negocio funcione. Generar ventas es muy importante, por supuesto, así como contratar a los empleados adecuados y gestionarlos bien. Garantizar que las operaciones se desarrollan sin problemas también lo es.

Pero hay un componente imprescindible para la buena marcha del negocio que muchos empresarios y profesionales pasan por alto: la gestión de cobros. Hay más empresas que 'fallan' debido a un flujo de caja deficiente que a la falta de ventas e ingresos.

Además, es frecuente encontrar empresas que tienen por rutina el pago tardío de las facturas o incluso que usan ese 'tiempo extra' para oxigenar su propio flujo de caja comprometiendo el flujo de efectivo de muchas pequeñas empresas y profesionales.

Cómo mejorar la gestión de cobros

Como propietarios de PYMES o profesionales independientes, a veces, podemos sentirnos impotentes cuando se trata de hacer que los clientes paguen sus cuentas a tiempo. Sin embargo, esta no es la mejor actitud que podemos adoptar para afrontar el cobro de deudas. Es más positivo ser proactivo haciendo que la gestión de cobros sea una prioridad, no solo del departamento de administración sino de toda la empresa.

Y para ello, tenemos que diseñar una estrategia de negocio orientada a evitar el retraso en los cobros y mejorar el cobro de morosos cuando suceda. Y para diseñar esa estrategia, necesitamos que participe todo el equipo, desde administración, ventas a, incluso, producto o IT.

Vamos a ver algunos consejos prácticos para mejorar la gestión de cobros:

1. Crear un informe de cobros pendientes

El primer paso para mejorar la gestión de cobros es determinar el estado de pago actual de todas las cuentas por cobrar.

Si no cuentas con una herramienta de facturación que cree un reporte automático y en tiempo real como Billage, puedes crear un informe y ordenar tus facturas impagadas de acuerdo a su vencimiento, número de días vencidas, cliente e importe, por ejemplo.

De esta forma, puedes detectar los posibles problemas de cobro anticipadamente, antes de que las cuentas se retrasen significativamente.

2. Ser activo en los esfuerzos de facturación y cobro

Hay cosas que podemos hacer al enviar facturas para ayudar a que los clientes las paguen más fácilmente. Por ejemplo, asegurarse de que las facturas sean claras y completas, sin que falte información que pueda hacer que el departamento de contabilidad de nuestro cliente la expulse del sistema para su posterior revisión.

Trabajando con Billage, por ejemplo, puedes personalizar tus facturas incluyendo toda la información y enviarlas por email en formato PDF para acelerar el proceso de cobro.

También es recomendable conocer los procedimientos de pago de facturas de cada cliente para poder hacer un seguimiento más minucioso. Por ejemplo, unos días antes del vencimiento de pago, puedes comunicarte con el departamento de contabilidad del cliente para asegurarte de que tienen todo lo necesario para realizar el pago, especialmente si la factura tiene un importe grande.

Otra forma de agilizar la gestión de cobros es el envío de remesas bancarias. De esta forma, en el vencimiento se cargarán los recibos correspondientes en la cuenta del cliente. Tus clientes ahorran el tiempo de hacer las transferencias y tu cobras tus facturas a tiempo.

3. Actuar rápido frente a las facturas impagadas

Hay estudios que demuestran que cuanto más se tarda en cobrar una cuenta pendiente, menos probable es que se cobre, ya sea parcialmente o en su totalidad. Entonces, el día 45 no es el momento de contactar a un cliente sobre un pago vencido el día 30.

En cambio, deberías llamar o enviar un correo electrónico a los clientes el primer día que el pago se retrasa. Comienza con un recordatorio suave de que el pago ya se ha vencido, esto suele ser suficiente para que la mayoría de los clientes paguen de inmediato. Sin embargo, si el pago no se recibe dentro de un periodo de tiempo razonable o tras varios avisos, puede llegar a ser necesario comunicaciones más firmes, por ejemplo, una carta de reclamación que informe a tus clientes de que pueden llevar a cabo acciones legales si el pago no se recibe en un determinado plazo.

4. Ofrecer un descuento por pronto pago

Cobrar por anticipado por tus productos/servicios desde luego es la mejor forma de asegurar los pagos y evitar retrasos. Pero si no es posible aplicar esa forma de pago en tu negocio, ofrecer un descuento por pronto pago puede ser una buena alternativa.

Por ejemplo, puedes ofrecer un descuento del 2% si los clientes pagan en 10 días en lugar de en 30 días. Supone un coste ofrecer este tipo de descuento, pero el aumento del flujo de caja puede merecer la pena.

5. Negociar un plan de pagos con los clientes morosos

Puede ocurrir que un cliente con facturas pendientes te informe que está teniendo problemas de liquidez y te pida flexibilizar los pagos. En ese caso, puedes ofrecerle un plan de pagos a plazos asegurándote de establecer muy claras las condiciones, los nuevos plazos y de ponerlo por escrito. Y realizar todas las ventas futuras al contado/pago anticipado hasta que el montante vencido sea pagado en su totalidad.

6. Usar los instrumentos financieros a tu alcance

Los bancos ofrecen una amplia gama de productos financieros que te pueden ayudar a mejorar el cobro de facturas y la liquidez de tu negocio. Por ejemplo, anticipar los cobros a través del factoring o del confirming o disponer de una póliza de crédito para disponer de liquidez cuando haya retrasos en los cobros.

Otra opción interesante puede ser contratar un seguro de cobro para asegurarse el cobro frente a impagos y minimizar los riesgos.

Conocer a tus clientes, una buena comunicación con ellos y un sistema ágil para gestionar tus facturas y cobros son esenciales para la buena salud financiera de tu empresa. Prueba gratis billage 15 días y comienza a facturar como un Pro ;)

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