GTD: El valor de un por qué

14 Mayo 18

“Si ideamos formas más eficaces de abordar los proyectos y situaciones, podemos lograr que las cosas sucedan antes, sean mejores y tengan más éxito” David Allen

En “GTD Proyectos. Resultados Naturales” introdujimos los 5 pasos de la “Planificación natural de Proyectos” que propone David Allen.

Hoy repasamos el primero de ellos:

Definir los propósitos y los principios

En GTD Hacer La verdad es evidente, describimos los tres tipos de trabajo que existen. Cada vez soy más consciente que en los trabajadores del conocimiento necesitamos dedicar mucho más tiempo del que dedicamos actualmente  a “definir el trabajo”, a convertir lo que no es evidente en evidente, a pensar más en definitiva.

A pesar de tener un sistema GTD que consideraba bien montado y estructurado, a menudo me encontraba haciendo cosas que no eran las que tenía que estar haciendo, boicoteando inconscientemente mi intuición. Me estuve observando y frecuentemente me encontraba en estas situaciones

Miraba mi lista de tareas en contexto, tiempo y energía adecuadas y elegía:

  • La que suponía un primer paso de un proyecto nuevo; crear un utilidad que no existe, un plantilla que ayude a mis compañeros, buscar argumentos novedosos para el asesoramiento…
  • Perfeccionar algo creado, tanto en contenido como formato, sin tener en cuenta el “good enough” que aplico ahora.
  • Avanzar en proyectos a los que suponía feedback muy bueno (reconocimiento).

Un porcentaje muy bajo para un buen GTDista de mis Siguientes Acciones elegidas no aguantaba dos asaltos a preguntas relacionadas con el “¿Por qué?”:

  • ¿Cual es el propósito de crear esa plantilla?
  • ¿Por qué es importante perfeccionar ese formato?
  • ¿De verdad necesitas ese feedback a corto plazo? ¿Te acerca a tus objetivos?
  • ¿Por qué eliges siempre el mismo proveedor, aunque sea más caro?
  • ¿Por qué contestas antes los requerimientos de tal persona?

Ventajas de preguntar ¿Por qué?

El propósito define el éxito. Si no tienes claro el propósito de lo que vas a hacer, no sabrás cuando lo has conseguido.

  • ¿Por qué necesita mi equipo esa plantilla? ¿Les ahorra tiempo? ¿Les facilita la venta?

El propósito establece los criterios para la toma de decisiones

  • ¿Para qué quieres el coche nuevo? ¿De verdad con dos hijos necesitas un deportivo? 
  • Es necesaria una mountain bike de carbono y gama top para salir 1 domingo de cada cuatro?
  • ¿Qué quieres transmitir y qué resultados conseguir con tu stand en la próxima feria?

El propósito alinea los recursos

  • ¿Cual es la mejor manera de adquirir el coche nuevo? ¿Compra, leasing o renting?
  • ¿No es más importante la formación de la persona que te acompaña en el stand?

El propósito motiva y clarifica el enfoque

El conocer por qué estás haciendo lo que estás haciendo, te lleva en la buena dirección. El preguntarte, ¿por qué estoy haciendo esto que no debería estar haciendo? te devuelve al camino hacia la Experiencia Productiva.

Amplía las opciones

            Aunque hayas definido un buen propósito, debes seguir preguntando hasta encontrar el “por qué” oculto que es el que más cerca está de tus principios y valores. Trucos:

  • Preguntas que comienzan por ¿De verdad…? ¿De verdad esa bicicleta es la manera más óptima de invertir 4.000 €? ¿Qué puedes hacer con los 2.000 que te ahorras si te compras la que tenías inicialmente en la cabeza?
  • Haciendo de abogado interno puedes cuestionarte “No es más cierto que…..” ¿No es más cierto que te has dejado llevar por el “tener una bici que mola mucho”?

La importancia de los principios

            Los principios están ahí. Si te los saltas, habrá notado incomodidad, estrés, remordimientos, distracción. El someter tus proyectos o las siguientes acciones de estos proyectos a dos o tres “¿Por qué?” seguidos no hace sino llevarte a través de tus horizontes de enfoque.

            En el fondo el primer paso de la planificación natural de proyectos supone un puente para viajar de los propósitos de tu proyecto a tu propósito personal vital (que incluye tus principios y valores).

            De ahí la importancia y el valor de un ¿Por qué?, de dedicar más tiempo a pensar.

Y tú, ¿Por qué haces lo que haces?

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