GTD Proyectos: Resultados naturales

17 Enero 18

En GTD un proyecto es un resultado que requiere más de una acción.

Si seguimos el flujo de trabajo de GTD, al vaciar las bandejas de entrada donde hemos recopilado las “cosas”; seleccionamos la primera y nos preguntamos ¿Qué es?, para continuar con ¿requiere acción?. Si la respuesta es que sí, la siguiente pregunta es ¿más de una acción?. Si volvemos a contestar que sí, estamos ante un proyecto tal y como lo entendemos en GTD.

El “enfoque horizontal” de GTD aconseja definir un proyecto como un resultado, identificar una primera acción y colocar un recordatorio en nuestro sistema fiable.

Esto choca con la percepción que tenemos habitualmente de un proyecto en nuestra mente. La realidad es que hay proyectos que necesitan un “enfoque vertical”, más analítico y que permita pensar productivamente. Es lo que propone GTD con la Planificación Natural de Proyectos.

Hasta la era industrial, la naturaleza del trabajo era “evidente”. Si tenías que ordeñar tus diez vacas, el cómo y el cuando estaba hecho parece claro.

En la era industrial también existían y actualmente existen trabajos evidentes.  Si tieness que pelar espárragos en una fábrica, te sientas y a pelar!. Además este trabajo es predecible, sabes que dentro de 10 días estarás haciendo lo mismo y sabes cuantos espárragos puedes pelar en tu jornada laboral. Definir un proyecto con los pasos; coger un espárrago, pelarlo, dejarlo en la línea no es necesario. La curva de aprendizaje tampoco es elevada.

Sin embargo, a mediados del siglo pasado comienza a haber proyectos que no son tan evidentes. Diseñar una peladora de espárragos que funcione es un trabajo diferente. Los consejos de administración pedían datos, costes y beneficios económicos claros. El diseñador de la máquina peladora de espárragos presentaba un informe detallado de su proyecto con fechas y costes… haciendo más de adivino que de ingeniero.

Para minimizar los costes y el esfuerzo las escuelas americanas definieron en los años 50 métodos como el Cono de Incertidumbre. Parece claro que al inicio de un proyecto tenemos mayor posibilidad de confundirnos en nuestras estimaciones ya que no tenemos información de como vamos a resolver un problema.

El cono trabaja disminuyendo la incertidumbre del resultado, rehaciendo el plan midiendo estimaciones diarias , intentando convertir incertidumbres en estimaciones…

Luego vinieron los gráficos, flechas, diagramas de Gantt, software específico….generando en nuestra cabeza lo que normalmente entendemos como proyecto.

Esto ha podido funcionar, especialmente en áreas como la construcción. Para hacerse una casa sigue siendo mejor hacer unos planos, un estudio geotécnico, pedir presupuestos. Incluso puedes estimar unas fechas. Funciona porque sabemos todos los pasos.

Pero en el trabajo del conocimiento, hay proyectos que sabemos el resultado deseado pero ignoramos cómo hacerlos o la secuencia en que realizarlos.

¿Cómo conseguir 1000 clientes nuevos?

Esto se puede hacer de tres maneras según David Allen:

1.- Planificación reactiva. El día a día de muchas pymes (y trabajadores) lleva a no preparar bien los temas, las reuniones, las presentaciones; a no dedicar tiempo a pensar. Confiamos en nuestro “arte para improvisar”. Cuando esto no funciona se tiende a meter más horas, a consultar a un asesor o a buscarla idea feliz” que casi nunca se encuentra.

2.- Planificación no natural: Es típica de organizaciones medianas. En una reunión y sin haberlo pedido en la convocatoria se pide. ¿Quien tiene un idea para conseguir 1000 cliente nuevos este año?. Por supuesto varios dicen una idea, “el jefe” acepta la que más o menos coincide con lo que había pensado él y los egos de los demás para hacer propia la idea van actuando, matizando pequeños detalles, saliendo de la reunión con un proyecto políticamente correcto e… inefectivo.

3.- Planificación Natural: Es la que propone David Allen para GTD. Basada en el “planificador más brillante y creativo del mundo; tu cerebro” . Allen, basándose en su experiencia,  identifica 5 etapas:

                    1. Definir propósitos y principios

                    2. Visualizar los resultados

                    3. Generar una lluvia de ideas

                    4. Organizar

                    5. Identificar las acciones siguientes

Ejemplo real de aplicación

Si tomamos como ejemplo “Comprar un piso nuevo”. ¿qué provocó este proyecto? Puede ser que al tener niños, ves que las cosas no caben, el trastero es pequeño, los colegios del barrio no te convencen, te gustaría una habitación como despacho…

En algún momento estos pensamientos se convirtieron en una intención y comenzaste a hacer planes. Tus principios por su parte, pusieron límites a esos planes.

A partir de ahí te imaginaste tu piso ideal en el barrio ideal, te imaginaste allí con tus hijos jugando en un cuarto amplio y tu en tu despacho …

Posteriormente vinieron las ideas cenando con tu pareja; “podemos llamar a nuestros conocidos en el barrio para que estén atentos”, “tenemos que buscar en internet las inmobiliarias de la zona”, “mirar en idealista, fotocasa..”, “hablar con Luis el del banco para valorar la financiación”, etc.

Más tarde, decidisteis organizar y distribuir las tareas; las que iba a hacer cada uno por separado y las que  ibais a  hacer juntos.

Por último elegisteis las acciones que se podían hacer esta semana..

En los próximos post vamos a adentrarnos en estos cinco pasos de la planificación natural de proyectos para ayudarte en su interiorización y aplicación a casos más complejos.

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