María Alcaraz

Firma electrónica: qué es y aplicaciones prácticas tiene para Pymes y autónomos


La firma electrónica no es un lujo reservado para grandes empresas. Si bien su implementación puede parecer engorrosa y complicada a primera vista, es más simple de lo que cree si se elige la herramienta adecuada.

En este post te contamos qué es la firma electrónica y cómo ayuda a Pymes y autónomas a hacer más en menos tiempo.

La digitalización, una oportunidad para Pymes y autónomos

No es ningún secreto que las Pymes y autónomos a menudo carecen de recursos internos que realicen funciones de apoyo, como recursos humanos, servicio administrativo, servicio legal, etc. Es por eso que para este colectivo es esencial racionalizar y automatizar todos los procesos administrativos tanto como sea posible, para poder tener el máximo tiempo para las funciones que aportan negocio.

La digitalización hoy representa una ganancia en productividad y crecimiento. Por elo, es crucial que Pymes y autónomos utilicen herramientas digitales que les permitan hacer más en menos tiempo, como la firma electrónica.

Ya sea para la firma de cotizaciones, contratos de trabajo y documentos con proveedores de productos o servicios, la firma electrónica consigue acelerar procesos, automatizar tareas y reducir costes operativos como papel o tinta. Pero, ¿qué es la firma electrónica?.

La firma electrónica, una herramienta legal

Todos sabemos que la firma clásica es un grafo que representa el nombre y apellido, o título, de una persona. Su fin jurídico es asegurar la identidad de una persona, y constituye una prueba de nuestra aprobación sobre la información que contiene el documento firmado.

Pues la firma electrónica igual. Indica, pero en formato digital nuestra voluntad de aceptar el contenido de un documento electrónico con los que se relaciona la firma.

Según el Reglamento de la Unión Europea Nº 910/2014, que define y regula las firmas electrónicas en el territorio de la Unión, las firmas electrónicas son los “datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar".

Esta normativa establece tres niveles de firma electrónica: firma electrónica 'simple', firma electrónica avanzada y firma electrónica calificada, con diferentes características cada una de ellas con el objetivo de cubrir todos los contextos y casos de uso.

Casos de uso de la firma electrónica para Pymes y autónomos

Una empresa más ágil podrá crecer más rápido y la firma electrónica es lo que aporta, agilidad. Es la forma más rápida y fiable de convertir cualquier trámite o acuerdo en una sencilla acción digital. Desde la firma digital de contratos y documentos, hasta por la realización de un pago, utilizando el dispositivo móvil que se desee y en cualquier lugar del mundo.

Con una aplicación para firmar documentos es fácil decir adiós al papeleo que supone el método tradicional y utilizar la firma electrónica para acelerar procesos como:

  • Contratos de ventas
  • Acuerdos de colaboración
  • Documentación de nuevos empleados
  • Informes de gastos
  • Procesamiento de facturas
  • Cumplimiento interno
  • Acuerdos mutuos de confidencialidad
  • Órdenes de compra
  • Contratos con clientes o empleados desde cualquier parte del mundo.
  • Facturas con distintos proveedores.
  • Presupuestos a diferentes clientes y organizaciones privadas y públicas.
  • Procesos internos de recursos humanos, firma de periodos vacacionales, nóminas, etc.
  • Cierre de ventas en procesos comerciales, así como cierre de pedidos, de precios, etc.

En definitiva la firma electrónica es una herramienta digital que permite  a  autónomos,  pymes  y   grandes  empresas  digitalizar  un  proceso  que  para  muchas  compañía  implica  todavía  el  uso  de  papel,   reduciendo  sus  costes  de  envío  e  impresión,  acelerando  sus  ciclos  de  facturación  y  brindándoles  un  registro   con  su  histórico  de  peticiones  de  firmas.

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