María Alcaraz

La Facturación en una Agencia de Marketing y Comunicación


Sea como sea, tú te dedicas a marketing – comunicación – diseño y lo haces genial pero el resto de cosas de las que tendrás que ocuparte si tienes tu propio negocio la verdad es que no sólo son complicadas (si no estás habituado) sino que además te llevarán mucho tiempo y recursos que tú deberías estar dedicando a lo que realmente sabes hacer y aportas valor: captar clientes, hacer un gran trabajo creativo y organizar tu equipo.

Entre esas tareas tediosas y que nos quitan la vida sobre todo a las personas creativas, está la contabilidad, la gestión de recursos y por supuesto, la facturación. ¿Quién no teme ese momento de final de mes o incluso en cualquier momento cuando se comienza un trabajo y hay que cobrar el anticipo o se hace una entrega y hay que facturar el resto? Seguramente todos porque aunque cobrar es una satisfacción y sobre indispensable para nuestra agencia, se puede llegar a convertir en uno de los momentos más complicados del mes. Y por supuesto no solo facturar (el gesto de crear la factura y contabilizarla en nuestro sistema de gestión) sino sobre todo, cobrarla sin tener que dedicar a ello horas y horas de nuestro tiempo reclamando al cliente.

Por esta razón, agilizar la facturación en tu agencia (y entendamos por facturación todo el proceso desde que tenemos el presupuesto aceptado y hay que incluir ciertas partidas en nuestra contabilidad, hacer las facturas pertinentes, enviarlas al cliente, controlar y chequear si se ha cobrado o no y en caso negativo, reclamar una y otra vez hasta que se finaliza el trámite), es una necesidad imperante que debes poner en marcha desde ya porque estamos convencidos que te quitará mucho tiempo, energía y además desvirtúa la buena relación que tengas con tu cliente.

¿Cómo facturar en tu agencia de marketing?

Si te dedicas al marketing, diseño, comunicación o profesiones similares y eres autónomo – freelance o tienes una agencia, la facturación es primordial para ti sobre todo si eres “pequeño” y no puedes permitirte adelantar trabajo sin cobrarlo o esperar fechas de vencimientos muy elevadas. Así que poner en marcha un sistema de gestión ágil de la facturación de tus trabajos de marketing – diseño – comunicación ahora ya, es tu siguiente paso.

Comienza por crear un protocolo saludable de términos de facturación para ti. Piensa en los riesgos que corres si te pones a trabajar en un proyecto nuevo, de un cliente que no conoces y no has recibido ningún pago por anticipado. Ocurre que el cliente de repente en mitad del proceso decide (por miles de motivos que son inentendibles) dejar el proyecto, cambiar de profesional… y te deja el trabajo colgado y a la mitad. ¡A ver entonces cómo vas a cobrar lo que ya has hecho y el tiempo empleado! Te será imposible. Así que lo más aconsejable es crear tus propias formas de pago (que además son las habituales en estas profesiones). Hay varias opciones y elige aquella con la que te sientas más cómodo:

Posibles condiciones de cobro - pago en una Agencia de Marketing

- In advance: 100% por adelantado a la firma del presupuesto.

- En 2 partes 70 - 30: 70% a la firma del presupuesto – 30% a la entrega del proyecto (asegúrate de cobrar este final antes de entregar todo el material si no, estarás de nuevo en las mismas de haber entregado todo sin que luego tengas nada para poder reclamar).

  • - En 2 partes 50 - 50: 50% a la firma del presupuesto – 50% a la entrega del proyecto.
  • - Fee mensuales: del 1 al 5 de cada mes (si el cliente no ha pagado en los siguientes días y tras 2 reclamaciones, puedes parar el trabajo hasta resolver la situación y si se repite, hablarlo con él porque es muy desgastante, desmotivante y afecta a la calidad de tu trabajo seguro estar trabajando en fecha y no cobrar y tener que reclamar lo que te corresponde. No entres en bucle y soluciona esta situación incómoda cuanto antes por el bien sobre todo del trabajo).
  • Coste por horas: también es posible que un cliente te contrate una bolsa de horas para ir gastando según necesidades o que no sepas cuánto vas a emplear en un proyecto y se facture por horas. Aquí tendrás que tener estipulado el precio / hora según la actividad o el proyecto.

*Con los anticipos, es muy fácil. El cliente acepta el presupuesto, lo devuelve firmado, tú a él la factura y cuando esta esté abonada y el dinero en tu banco, entonces se arranca el proyecto.

Automatiza la facturación de tu agencia

Una vez que tienes bien interiorizado tu sistema de cobro y fechas de facturación, lo siguiente es agilizar el proceso de cobros y que todo esté automatizado. Incluye en la gestión de tu negocio una herramienta con la que hacer esto de forma automática. Con Billage por ejemplo, esto lo tendrás resuelto (y no sólo esta parte de la facturación sino también el Crm con todos tus contactos y la gestión de los proyectos que después vas a facturar).

Registra en la solución todos tus proyectos y sus tareas adheridas. Incluye la tarifa con la que se va a facturar cada proyecto. Registra cada minuto trabajado con el timetracking (es fundamental para facturar todo el tiempo que tú y tu equipo dediquéis a cada proyecto) y después, factura de forma autómatica todo lo que se incluya en el determinado proyecto.

Billage tendrá todos los datos: tiempos ejecutados, coste de la hora o del proyecto, los datos de facturación, el contacto de la persona responsable y una vez realizada la factura, la enviará desde la propia aplicación por email a tu cliente. Después, con automatizaciones propias y conexiones con tu banco, podrás identificar si has cobrado o no esa factura y en el caso de que no (en fecha), que la solución te avise y envíe un email de reclamación al cliente para solventar el caso lo más rápido y ágil posible.

Todo conectado a lo que tendrás acceso desde cualquier lugar (móvil, Tablet, ordenador) y constantemente. Vincula tareas a tus proyectos, proyectos a tus clientes, gastos a tus proyectos y proyectos a facturas. Agiliza y libérate de la carga de facturar y reclamar pagos a tus clientes. Sanea la facturación de tu agencia de forma ágil y rápida.

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