¿Por qué necesitas un tablero de gestión de Kanban?

06 Agosto 18

Probablemente, hayas escuchado el término “tablero de gestión de Kanban", pero ¿para qué se utiliza?¿Quién puede usarlo? ¿Yo también lo necesito? Estas son cuestiones que muchas personas y equipos de trabajo se plantean actualmente y cuyas respuestas encontrarás en este artículo.

¿Qué es exactamente un tablero de gestión de Kanban?

Kanban es una palabra de origen japonés que significa algo como "señal visual", “tablero” o "tarjeta visual". Así pues, puede definirse como una herramienta visual para la gestión del flujo de trabajo. El objetivo de Kanban es ayudar a que tu equipo de trabajo pueda asegurarse de que cada parte del proyecto se construya y priorice con el mismo nivel de cuidado en cada paso.

El tablero es una forma de organizar y priorizar tu flujo de actividades con transparencia y responsabilidad. Básicamente, el tablero se divide en columnas, cada columna representando una fase del proceso o un estado en el que se pueden encontrar las distintas tareas que componen el proceso. Por ejemplo, para los equipos de trabajo que siguen una metodología SCRUM, el tablero se podría dividir en las columnas: Backlog, To do, In progress, Done. O, por ejemplo, para un equipo de marketing que tiene el proyecto de realizar su web corporativa, se podría dividir el tablero en fases del trabajo a realizar: Definir objetivos, Definir contenidos, Crear HTML, Preparar Sketch. Podéis ver un ejemplo de este tablero en la siguiente imagen.

Kanban se centra en el estado de cada actividad y no en sus fechas de vencimiento. Cada tarea se mueve a través de diferentes etapas (las columnas del tablero); por ejemplo, puede pasar del estado “por hacer” al que indica “en ejecución”, llegando finalmente a “completado”.

¿Cómo surge Kanban?

A finales de los años 40, Toyota (el fabricante de automóviles de origen japonés) encontró la manera de mejorar la organización en su producción de vehículos. Esta consistía en dividir sus procesos en fases bien determinadas que debían ser cubiertas de forma correcta antes de continuar con las siguientes. Estas fases se convertirían en las columnas del tablero Kanban de Toyota.

La naturaleza altamente visual del sistema permitió a los equipos comunicarse más fácilmente sobre lo que se debía hacer y cuándo debían hacerlo. También estandarizó tareas y procesos refinados, lo que ayudó a reducir el desperdicio y maximizar el valor. Por ejemplo, los empleados comenzaron a utilizar tarjetas visuales para identificar de manera adecuada las necesidades de material en cada fase de la cadena de producción.

Y, a su vez, se evitó que los productos defectuosos avanzasen en el flujo de trabajo, ya que se revisaban en cada fase, permitiendo un incremento de la calidad del producto final que llegaba a los consumidores.

¿Qué problemas dan origen a la necesidad de tener un sistema de control como Kanban?

Bien estemos trabajando en un proyecto determinado o realizando nuestras actividades diarias, muchas veces sentimos que no nos alcanza el tiempo para atender todas las tareas. También que, a pesar de que trabajamos sin parar, somos incapaces de avanzar (es decir, no somos tan productivos como quisiéramos). Otras veces, percibimos que en nuestro equipo de trabajo no existe la comunicación suficiente para evitar el retrabajo y la duplicación de esfuerzos, o que nuestros colaboradores nos interrumpen para pedirnos información sobre el avance de tareas comunes.

Si te sientes identificado con alguna de las situaciones descritas, te interesará saber que un tablero de gestión de Kanban puede ayudarte a mejorar tu productividad y la de tu equipo de trabajo.

¿Quién puede utilizar Kanban?

No existe un grupo específico al que vaya dirigida la metodología de Kanban. Esto se debe a que prácticamente cualquiera puede beneficiarse del uso de elementos visuales para la mejora de la comunicación y para agilizar los procesos. Kanban es utilizado por profesionales y equipos de trabajo para mejorar la gestión de proyectos en una amplia variedad de entornos. Es usado en supermercados, líneas de montaje de automóviles o empresas de desarrollo de software. Sin importar la naturaleza del equipo, Kanban les permite mejorar su flujo de trabajo.

¿Cómo funciona Kanban?

De acuerdo con un estudio realizado por 3M, nuestro cerebro procesa información visual 60.000 veces más rápido que texto. Por otro lado, de acuerdo con Eric Jensen en su libro Brain-Based Learningg, el 40% de todas las fibras nerviosas conectadas al cerebro están relacionadas con la retina. En otras palabras, buena parte de los datos que llegan a nuestro cerebro provienen de información visual.

El éxito de Kanban radica en que ayuda a aprovechar el poder de la información visual mediante el uso de notas adhesivas en una pizarra o de fichas en un tablero de Kanban electrónico, creando así una imagen global de tu trabajo.

La posibilidad de ver cómo las tareas fluyen a través de diferentes estados, permite un entendimiento más amplio del estado ya no solo de tareas individuales, sino del objetivo del proyecto o del estado en sí del proceso al que apliquemos Kanban.

¿Cómo hacer que usar Kanban sea realmente efectivo?

Entre los pasos necesarios para que Kanban realmente funcione podemos destacar:

1. Visualizar el trabajo

Es imprescindible generar un modelo visual e intuitivo del flujo de trabajo y de cómo las tareas son ejecutadas. Es decir, hay que identificar las columnas que queremos poner en nuestro tablero Kanban.

Identificar las fases/estados por las que pasan las tareas, hace que sea más fácil identificar el trabajo en curso -work in progress, WIP- y bloqueos en el proceso para ayudar así al equipo a tomar acciones correctivas donde deben tomarse.

2. Limitar el trabajo en curso

Un problema frecuente en los equipos de trabajo suele ser que las personas tenemos muchos flancos abiertos. Acometemos muchas tareas al mismo tiempo y terminamos por no cerrar ninguna. Limitar la cantidad de trabajo pendiente en curso, minimiza el tiempo que le lleva a un elemento viajar a través del sistema Kanban.

Así mismo, tener esto en mente puede evitar los problemas causados por el cambio de tareas y reducir la necesidad de volver a priorizar constantemente los elementos.

3. Planificar las tareas para periodos cortos

Tener periodos cortos de planificación del trabajo hace que la cantidad de tareas definidas sea menor. Esto es importante porque nos permite poner el foco en pocos elementos y garantizar que se realicen en tiempo y con la calidad necesaria.

Por otro lado, si existen tareas en el tablero que están de forma perenne en él, debe ser que no son tareas demasiado prioritarias. Estas tareas deben sacarse del tablero y ponerse sólo cuando estemos seguros de que es viable acometerlas.

Tener muchas tareas sin resolver en el tablero puede ser también desmotivante para el equipo. Es mejor, mantener un número limitado de tareas y que el equipo tenga la satisfacción de ver como éstas se van resolviendo.

4. Mejora continua

Un sistema Kanban siempre se puede perfeccionar, sin importar lo bueno que sea. Es necesario analizar el feedback de los equipos de trabajo y también que estos experimenten sin miedo. Los resultados permiten cambiar el sistema y mejorar cada vez más la efectividad del equipo.

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