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María Alcaraz
María Alcaraz

Cómo Shira gestiona SOLA más de 1.000 clientes


Crecer es el objetivo de toda empresa, sobre todo si es una startup que tiene aún todo el recorrido por hacer. Cualquier crecimiento si se asienta sobre bases sólidas es una gran noticia porque implica la demostración de estar haciendo las cosas bien, de un trabajo que empieza a dar sus frutos y también es sinónimo de más tranquilidad al poder ver y palpar que las cosas funcionan y que lo que un día fue una idea, ahora es algo más que real. Así estamos nosotros también en Billage viendo como, después de unos años de intenso y duro trabajo, vamos creciendo paso a paso en relación a ir haciendo las cosas cada vez mejor, encontrando lo que nuestros clientes, vosotros, necesitáis e implementarlo a la solución con el único objetivo de que realmente aporte valor para la gestión de vuestros negocios. Parece (siempre hay que ser cautos), que la cosa marcha bien y como todos los que crecemos a buen ritmo, llega un punto, mejor siempre si se prevé antes de que llegue “el desastre” en el que hay que apoyar y dar soporte a ese crecimiento. ¿Por qué? Porque si no, esa gran noticia que es ser más grandes y evolucionar se puede convertir en nuestro peor enemigo inundándonos de tareas que no podemos abarcar, que hacen que descuidemos otras ocasionando una situación complicada, dura y que si no se soluciona en el momento adecuado no solo interrumpirá el flujo ascendente sino que puede llevar a la quiebra nuestro negocio y todo, por una mala gestión. Nosotros, como siempre tenemos la vista puesta en la Gestión Online Todo en 1 de nuestra startup para así evitar que estas cosas pasen y nos gusta ser el mejor y primer ejemplo sobre el que “hacemos prácticas” o somos conejillos de indias para luego mostraros cómo lo hemos hecho y que os ayude, al ver nuestra curva de mejora de clientes y al fin y al cabo de crecimiento, hemos decidido que el equipo tenía que crecer. Además de hacerlo en otras áreas como desarrollo de la propia herramienta (que ya os contaremos), también lo hemos implementado en una de las secciones fundamentales de la empresa que es como siempre: la administración y todo lo que ello implica. Así que en resumen, ahora que somos más de 1.000 clientes, contamos con la ayuda inestimable de Shira, que ella sola gestiona día a día a todos y cada uno de estos clientes que sois vosotros y confiáis en Billage y además, ni se hace lío, ni se le pierde nada, ni se queda nada sin hacer. ¿Os estáis preguntando cómo una sola persona puede gestionar 1.000 clientes diariamente sin ayuda? Hay un poco de trampa, bueno o quizás no, es la realidad, y es que no lo hace sin ayuda porque cuenta con nuestra mejor baza para estas situaciones y eso es, gestionar todo en la nube a través de Billage. Os contamos cómo lo hace porque si que es cierto que ella es genial y lo hace fantásticamente bien pero como os contamos siempre, por mucho que queramos ser super-héroes, la realidad es que el día tiene las horas que tiene y podemos ocuparnos de las tareas que nos da tiempo aunque siempre podemos aumentar nuestra productividad con diferentes métodos y sobre todo, protocolarizar diferentes trabajos para que la gestión sea más ágil porque el objetivo es conseguir hacer las cosas repetibles para evitar errores.

La organización diaria de Shira. Su proceso de trabajo.

Como decíamos, Shira lleva unas semanas con nosotros en Billage y tiene una misión más que importante en la empresa y esa no es otra que gestionar lo más de 1.000 clientes que cada día confían la gestión de su startup a nuestra herramienta All in 1. No puede fallar nada, todo tiene que estar al día para que así también nuestra gestión sea impecable y todo funcione correctamente. Ya sabemos todos que si no facturamos a nuestros clientes, no cobramos y si no cobramos, no ingresamos y no podemos pagar los gastos de la empresa y finalmente, moriremos. Así que para ese momento no llegue jamás, quizás el método de Shira te ayude pero eso si, necesitas una herramienta de gestión online como Billage. 1.- Facturas periódicas automáticas. Lo más importante es lo que justamente hemos comentado en las líneas anteriores y es que, si no facturamos, es imposible que nuestros clientes nos paguen. Nadie nos pagará si no hemos emitido y enviado una factura. Para ello, puedes hacer la factura en Word o Excel teniendo en cuenta el IVA e IRPF correspondiente y después, enviarla por email. Así hace nuestra Shira cada vez que tiene que cobrar algún importe de la empresa a nuestros clientes. Lo bueno es que puede mecanizar las facturas periódicas de nuestros clientes ya que Billage te da esta posibilidad (repetir esas facturas que siempre son iguales), solo tendrás que incluir los posibles cambios que se den durante el mes (por ejemplo si un cliente cambia al plan Pro, pues tendrá que incrementarlo para que aparezca en la próxima factura) y listo. Una vez que llegue el día de envío, chequear que todo esté bien y que hayan salido los emails. ¿Cómo salen los emails? Porque Billage además es un potente CRM online en el que ya teniendo los datos de tus clientes, usa esa información además de para facturar para enviar la documentación precisa vía email. facturas periodicas 2.- Gestión de remesas SEPA. Otro de los pasos en el día a día de Shira es preparar las remesas Sepa. Tal y como os hemos ido contando desde que se incluyó, Billage cuenta con la ventaja de tener incorporado esta funcionalidad con lo que solo hay que indicarle al sistema que quieres preparar esa remesa de facturación SEPA y se quedará preparada. El sistema es fácil: ir al listado de facturas, introducir el IBAN de las cuentas bancarias (no solo obligatorio ahora para pagos SEPA sino para cualquier transferencia nacional) y ¡hecho! *¿Qué es SEPA? El sistema de pagos internacional que se realiza de igual forma que si fuese una transferencia nacional. Este post de nuestro blog también te puede ayudar. 3.- Gestión de cobros ágil. Esto para Shira es fundamental y es que estar detrás de los clientes para que paguen es una de las cosas que más puede desgastar a una persona responsable de la administración de una empresa. Nosotros siempre decimos que es tan fácil como que paguemos nuestras facturas en tiempo y también que nos paguen a nosotros. Es crear un flujo lógico de trabajo realizado – trabajo pagado. Por esto Shira lo automatiza mucho a través de Billage. En las tareas pendientes anota cuándo se ha debido de recibir un cobro y la alerta de pendiente le avisará de revisar si está hecho o no para poder comenzar en caso necesario con el procedimiento de “reclamar” el pago de dicha factura. Esta agilidad será mayor si no depende de tu memoria o lo tienes todo en un papel apuntado. Si en tu sistema de gestión tienes identificado quién te tiene que pagar y cuando, la herramienta se encargará de avisarte de lo pendiente para que no se dilate en el tiempo. 4.- Informes semanales con los pagos y cobros de la semana. Además, una vez hecho todo esto, es importante «extraer» informes semanales en los que queden reflejados toda la información de pagos y cobros de la semana que finaliza. Así Shira puede ver fácilmente qué hito se ha logrado, cuál está por cumplir y planificar la siguiente semana de manera más óptima agilizando toda la labor. 5.- Agrupar clientes por grupos de cuentas. Y para finalizar, otra de las acciones que Shira pone en práctica para agilizar su trabajo es agrupar. Es una gran alternativa cuando se tienen muchos clientes como es el caso de tener más de 1.000. Crea grupos que tengan una característica importante e identificativa y trátalos por igual, así en lugar de tener que ir moviendo asuntos de más de 1.000 unitarios, quizás solo tienes 3 ó 4 grupos de cientos de “inquilinos”. Y estas son algunas de las claves que usa Shira, nuestra super-heroína de la administración para gestionar lo más de 1.000 clientes que tenemos actualmente sin morir en el intento y no solo eso, sino que además es feliz y nosotros con ella. Todo funciona, todo fluye, nada se “encasquilla” o se bloquea y si lo hace, rápidamente tomamos cartas en el asunto para liberarlo y que no consuma energía, tiempo y recursos. Billage es nuestro / su gran aliado, solo tiene que introducir los datos del cliente una sola vez y de ahí, puede hacer facturas, propuestas de valor o presupuestos, proformas, reclamar un pago o enviar documentación. Así gestionamos nosotros… Y tú, ¿te animas?

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