¿Qué es un ERP y para qué sirve?

06 Febrero 19

ERP, ¿qué es? Seguramente has escuchado mucho sobre ello pero, ¿sabes realmente para qué sirve un software ERP? Puede que no y es que no es algo “sencillo”. No, no es un CRM. Va mucho más allá. Es subir varios escalones en la gestión de tu negocio y su digitalización. El ERP es algo que puede ayudarte a dar un cambio único en tu negocio. Si ya lo diste en su momento con la transformación digital. Si avanzaste incluyendo un CRM en tu empresa y luego seguiste creciendo… Es el momento. Necesitarás un ERP pero antes, debes conocer qué es y para qué sirve.

¿Qué es un ERP?

ERP significa, literalmente, Enterprise Resource Planning o lo que es más fácil de entender para nosotros, “sistema de planificación de recursos empresariales”. Esa es la teoría y la traducción “literal” de esas siglas que todos utilizamos a menudo. Pero, ¿qué es, a efectos prácticos, un ERP? Un ERP es ese software “avanzado” y más “ad-hoc” de lo habitual que va a ayudarnos a poner en orden nuestra empresa a otros niveles muy superiores.

Con un ERP vas a conseguir, ante todo, localizar toda la información de tu negocio en un único lugar. Vas a centralizar la gestión de tu empresa en una herramienta… Muy potente. Con un ERP vas a tener una “mano derecha” en la que confiar al cien por cien y que siempre, va a tener todo más que ordenado, optimizado y te va a decir la auténtica realidad de lo que está ocurriendo en tu negocio.

Gracias a la instauración de un EPR en tu empresa vas a conseguir que departamentos tan dispares como logística y recursos humanos, entre otros, estén conectados. Vas a crear un flujo muy saludable de gestión interna que una vez que lo tengas pensarás que por qué no lo tuviste antes.

El ERP, ante todo, te va facilitar la gestión interna de todas las piezas que conforman tu proyecto. Es una solución que está pensada para medianas y grandes empresas y que se basa en la automatización de procesos en departamentos clave una compañía.

Para qué sirve un ERP

Para organizar. Para que todo fluya. Para que todo sea ágil. Para poner orden. Y así podríamos seguir durante días. Un ERP sirve para muchísimo en una empresa y si ha llegado el momento de que lo instaures, entonces el cambio que vas a notar será impresionante.

Un ERP sirve para implementar procesos. Ahí está la clave. Se acabó el hacerlo todo a mano, el usar excels y mucho menos… ¡Libretas! (Que están muy bien las libretas, lo digo yo que soy fiel defensora de ellas pero llega un punto y sobre todo unas áreas en las que no son apropiadas). Un ERP sirve para que esos departamentos clave de tu compañía estén organizados y trabajen con protocolos prestablecidos.

Cuando la empresa crece, ya no vale con que cada uno haga sus tareas a su manera. Hay que optimizar tiempos y recursos. Hay que crear un protocolo que funcione, que sea efectivo y escalarlo. Hay que llevarlo a todos los miembros del equipo y para eso, está el ERP.

Pero también el ERP sirve para conectar internamente todos tus departamentos y las acciones que estos desempeñan. El ejemplo más claro de uso de un ERP es en una empresa con logística por ejemplo, un ecommerce.

Una empresa que venda producto y ya tenga un volumen considerable es el público objetivo de un ERP. Esta empresa tendrá un gran almacén con muchas referencias. A esta empresa le entrará un pedido de compra que alguien gestiona (si está pagado, las referencias que incluye, el envío…) y enviará a almacén para preparar el continente del pedido en sí. Al prepararlo, esas referencias hay que marcarlas como vendidas y logística o transporte tendrá que estar al tanto de que hay que hacer la entrega. Pero también al mismo tiempo el departamento financiero y administración tienen que registrar ese pago y esa salida de producto y compras tendrá que reponer el stock.

Con todas estas áreas implicadas, con todo este flujo de información entre tantas personas diferentes e incluso localizaciones muy dispersas geográficamente… ¿Cómo pretendes hacerlo de forma eficiente, eficaz y sin errores? Pues con un ERP.

Ya tengo CRM, ¿por qué necesito ERP?

Porque creces. Porque tienes más áreas implicadas en cada transacción. Porque tu volumen de ventas es mayor. Porque en resumen, el CRM se queda pequeño. Llega un momento en el que esto ocurre y entonces necesitas un ERP. Un software más personalizado, más potente y con más posibilidades.

Un CRM es fantástico en un momento de vida de la empresa determinado. Es el comienzo, es el arranque y quizás lo que necesites durante toda la trayectoria de tu empresa porque tu modelo de negocio está bien con él. Pero si creces y sobre todo, si tu compañía tiene unas particularidades específicas (como una logística muy importante), entonces es el momento de instaurar un ERP.

Eso sí, antes de contratar un ERP, analiza muy bien la oferta del mercado. Un ERP va a requerir una inversión mayor que un CRM porque además son softwares que se personalizan más según el cliente y las necesidades (suelen ser módulos más “ad-hoc”) así que analiza, compara, pide simulaciones y después, apuesta por uno.

Cuando lo tengas contratado e instalado, no desesperes. Necesitarás un tiempo de aprendizaje, de ponerse con él tanto tú como tu equipo pero aunque parezca que al principio te roba más tiempo del que te libera, en nada, lo tendrás solucionado y verás la diferencia tan notable.

*Pero no nos liemos… Puede que tú no necesites un ERP y con un CRM estés más que servido. No queramos algo más grande a lo que no vayamos a sacar partido y nos cueste una inversión mayor. Hay que ser muy objetivo y realista con nuestras necesidades.

Así que si estás pensando en instalar o apostar por un ERP en tu negocio… Adelante. Toma bien en cuenta todas las particularidades y adelante. Crecer es importante en todo negocio.

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