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María Alcaraz
María Alcaraz

¿Qué es un ERP y para qué sirve?


ERP, ¿qué es? Seguramente has escuchado mucho sobre ello pero, ¿sabes realmente para qué sirve un software ERP? Puede que no y es que no es algo “sencillo”. No, no es un CRM. Va mucho más allá. Es subir varios escalones en la gestión de tu negocio y su digitalización. El ERP es algo que puede ayudarte a dar un cambio único en tu negocio y con el que vas a controlar todos los flujos de información que se generen en el día a día de tu empresa. Si ya lo diste en su momento con la transformación digital. Si avanzaste incluyendo un CRM para tu gestión y luego seguiste creciendo… Es el momento. Necesitarás un ERP pero antes, debes conocer qué es y para qué sirve.

¿Qué es un ERP?

ERP significa, literalmente, Enterprise Resource Planning o lo que es más fácil de entender para nosotros, “sistema de planificación de recursos empresariales”. Esa es la teoría y la traducción “literal” de esas siglas que todos utilizamos a menudo. Pero, ¿qué es, a efectos prácticos, un ERP? Un ERP es ese software “avanzado” y más “ad-hoc” de lo habitual que va a ayudarnos a poner en orden nuestra empresa a otros niveles muy superiores.

Con un ERP vas a conseguir, ante todo, localizar toda la información de tu negocio en un único lugar. Vas a centralizar la gestión de tu empresa en una herramienta… Muy potente. Con un ERP vas a tener una “mano derecha” en la que confiar al cien por cien y que siempre, va a tener todo más que ordenado, optimizado y te va a decir la auténtica realidad de lo que está ocurriendo en tu negocio.

Gracias a la instauración de un EPR en tu empresa vas a conseguir que departamentos tan dispares como logística y recursos humanos, entre otros, estén conectados. Vas a crear un flujo muy saludable de gestión interna que una vez que lo tengas pensarás que por qué no lo tuviste antes.

El ERP, ante todo, te va facilitar la gestión interna de todas las piezas que conforman tu proyecto. Es una solución que está pensada para medianas y grandes empresas y que se basa en la automatización de procesos en departamentos clave una compañía.

A día de hoy, el ERP es el sistema de gestión más demandado (casi el 50% de las empresas lo tienen incluido como herramienta de gestión), seguidos de los CRM. Todo depende siempre del tamaño y volumen de la empresa.

Para qué sirve un ERP

Para organizar. Para que todo fluya. Para que todo sea ágil. Para poner orden. Y así podríamos seguir durante días. Un ERP sirve para muchísimo en una empresa y si ha llegado el momento de que lo instaures, entonces el cambio que vas a notar será impresionante.

Si de algo sirve un ERP es para implementar procesos y tener un control exhaustivo en un único lugar, de todos los flujos de información. Ahí está la clave: la automatización de procesos. Se acabó el hacerlo todo a mano, el usar excels y mucho menos… ¡Libretas! (Que están muy bien las libretas, lo digo yo que soy fiel defensora de ellas pero llega un punto y sobre todo unas áreas en las que no son apropiadas). Un ERP sirve para que esos departamentos clave de tu compañía estén organizados y trabajen con protocolos prestablecidos.

Cuando la empresa crece, ya no vale con que cada uno haga sus tareas a su manera. Hay que optimizar tiempos y recursos. Hay que crear un protocolo que funcione, que sea efectivo y escalarlo. Hay que llevarlo a todos los miembros del equipo y para eso, está el ERP.

Pero también el ERP sirve para conectar internamente todos tus departamentos y las acciones que estos desempeñan. El ejemplo más claro de uso de un ERP es en una empresa con logística por ejemplo, un ecommerce.

Una empresa que venda producto y ya tenga un volumen considerable es el público objetivo de un ERP. Esta empresa tendrá un gran almacén con muchas referencias. A esta empresa le entrará un pedido de compra que alguien gestiona (si está pagado, las referencias que incluye, el envío…) y enviará a almacén para preparar el continente del pedido en sí. Al prepararlo, esas referencias hay que marcarlas como vendidas y logística o transporte tendrá que estar al tanto de que hay que hacer la entrega. Pero también al mismo tiempo el departamento financiero y administración tienen que registrar ese pago y esa salida de producto y compras tendrá que reponer el stock.

Con todas estas áreas implicadas, con todo este flujo de información entre tantas personas diferentes e incluso localizaciones muy dispersas geográficamente… ¿Cómo pretendes hacerlo de forma eficiente, eficaz y sin errores? Pues con un ERP.

Satisfacción ante un ERP

Si hay algo que nos guía para decidirnos a utilizar una solución / herramienta es la opinión de los que ya están inmersos en su utilización. En el caso de los ERP sabemos, según estudios y encuestas realizadas, que el nivel de satisfacción respecto al resto de opciones es muy elevado. Más del 50% confiesa estar satisfecho y el 3%… «muy satisfecho». ¿Por qué no hay más «muy satisfechos»? Porque los ERP necesitan que se les dedique recursos – tiempo para explotar al máximo su potencial. Pero realmente, son un buen producto que te ayudarán y mucho a la gestión, optimización y organización de tu empresa.

De hecho, quien ya lo utiliza lo enmarca como una ventaja competitiva frente a otros jugadores del tablero (competidores). Les posiciona en otro punto mucho más ventajoso y les ayuda a dar fluidez y rapidez en sus gestiones.

Características de un ERP

En el mercado encontrarás diversas soluciones y opciones de ERP para que puedas elegir. Cada uno de ellos te ofrecerá diferentes características pero siempre tendrás que mirar que tengas las básicas y necesarias para tu negocio. Las más habituales son:

Gestión de proyectos: para que optimices tus tareas y a tu equipo trabajando en global.

Integración con tus soluciones y herramientas digitales habituales.

Automatización de procesos: porque un ERP es mágico para esto, te ayudará a que todos tus procesos funcionen casi solos de forma automática.

Análisis de información: porque sin analizar lo que tenemos sobre la mesa, no podemos tomar decisiones acertadas. Con tu ERP tendrás todos tus informes de resultados y actividades en tiempo real.

Gestión de compra-venta: todos tus clientes, las ventas que realizas y por supuesto, las compras y relaciones con tus proveedores totalmente integradas y en un flujo saludable y optimizado de facturación.

Stocks e inventarios: Gracias a un ERP tendrás, en tiempo real, actualizado todo tu stock de almacén y puntos de venta que tengas en tu empresa. Sin esfuerzo extraordinario.

Pagos online: es importante y casi vital actualmente que tu ERP tenga la posibilidad de realizar pagos online. El objetivo es poder hacer tus transacciones sin necesidad de salir y entrar de tu ERP.

Recursos Humanos: otro de los puntos muy útiles para gestionar dentro de tu ERP es el área de RRHH ya que la gestión de tu personal es vital para tu negocio.

Personalización: tu imagen de marca es tu seña de identidad. Opta por un ERP que puedas personalizar a tu gusto.

Tipologías de ERP

Cuando ya tienes claro que necesitas / quieres un ERP y cuales son las características más valiosas para tu negocio, el paso siguiente es elegir un ERP según su tipología. ¿Cuáles tienes disponibles?

Dependiendo del tamaño de tu empresa

Este es uno de los indicadores más importantes a la hora de elegir tu ERP. Elige entre ERP’s para pequeñas – medianas o grandes empresas. Unos u otros tendrás cualidades específicas para solucionar y dar respuesta a tus necesidades.

Según la tipología de instalación

Los ERP’s es un sistema – solución de gran envergadura así que está más justificado, en determinados casos, que sea de instalación remota (en un servidor local, en ordenadores de oficina, etc). Pero por supuesto si algo vas a encontrar a día de hoy son ERP en la nube. Todo estará localizado en el cloud lo que te facilitará el acceso remoto en cualquier momento y desde cualquier lugar. Aquí tendrás que valorar mucho tu empresa, sus necesidades y las de tu equipo.

Ya tengo CRM, ¿por qué necesito ERP?

Porque creces. Porque tienes más áreas implicadas en cada transacción. Porque tu volumen de ventas es mayor. Porque en resumen, el CRM se queda pequeño. Llega un momento en el que esto ocurre y entonces necesitas un ERP. Un software más personalizado, más potente y con más posibilidades.

Un CRM es fantástico en un momento de vida de la empresa determinado. Es el comienzo, es el arranque y quizás lo que necesites durante toda la trayectoria de tu empresa porque tu modelo de negocio está bien con él. Pero si creces y sobre todo, si tu compañía tiene unas particularidades específicas (como una logística muy importante), entonces es el momento de instaurar un ERP.

Eso sí, antes de contratar un ERP, analiza muy bien la oferta del mercado. Un ERP va a requerir una inversión mayor que un CRM porque además son softwares que se personalizan más según el cliente y las necesidades (suelen ser módulos más “ad-hoc”) así que analiza, compara, pide simulaciones y después, apuesta por uno.

Cuando lo tengas contratado e instalado, no desesperes. Necesitarás un tiempo de aprendizaje, de ponerse con él tanto tú como tu equipo pero aunque parezca que al principio te roba más tiempo del que te libera, en nada, lo tendrás solucionado y verás la diferencia tan notable.

*Pero no nos liemos… Puede que tú no necesites un ERP y con un CRM estés más que servido. No queramos algo más grande a lo que no vayamos a sacar partido y nos cueste una inversión mayor. Hay que ser muy objetivo y realista con nuestras necesidades.

 

Así que si estás pensando en instalar o apostar por un ERP en tu negocio… Adelante. Toma bien en cuenta todas las particularidades y adelante. Crecer es importante en todo negocio.

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