Organiza las vacaciones de Navidad con tu Gestor de Proyectos

03 Diciembre 18

En nada están aquí las vacaciones de navidad, sí, esas que trastocan más de lo que arreglan (a simple vista). Y es que vacaciones a finales de diciembre y principios de enero son más un roto que un descosido en un negocio. En diciembre cerramos año y estamos planificando el siguiente. En enero, estamos aún con los flecos del cierre y empezando “con fuerza” el nuevo año para ir sumando objetivos conseguidos. Además de todo esto, hay que sumar los proyectos que están sobre la mesa y que tenemos que terminar y entregar o bien antes de irnos (en estos no queda más que correr) o a la vuelta… Si algo te puede salvar de esto eso es sin duda, ¡organización!

Planificar es de sabios y más si es con un gestor de proyectos

Necesitas organizar y planificar al milímetro, las vacaciones de navidad de tu equipo. Tienes que tener todo bajo control. Saber quién va a estar y por supuesto, quién no, en qué días y qué tareas se quedarán sin hacer. Si tienes toda esta información sobre la mesa y bien clarita, podrás reasignar tareas a unos y a otros y conseguir que todo salga adelante. No hagas agujeros negros en los proyectos porque si no, a la vuelta, todo será un auténtico caos y de los gordos. ¿Y quién quiere empezar el año así?

Para poder planificar lo que tienes encima de la mesa, es imprescindible que cuentes con herramientas potentes que te hagan la vida más fácil y sencilla. Como siempre decimos, es el momento de dejar a un lado tu libreta y bolígrafo (para planificar, que para otras cosas está genial) y por supuesto, el Excel. Si no lo tienes aún, es el momento de que le regales a tu negocio un Gestor de Proyectos.

Tener todo bien organizado, despiezado cada proyecto en tareas más asumibles y sobre todo, “repartibles” entre los miembros de tu equipo, es sin duda la gran revelación de la productividad. Y esto, es muchísimo más fácil y ágil si lo haces en una solución que esté preparada y pensada para esto. Con un Gestor de Proyectos, no tienes que preocuparte de cómo hacer la gestión de forma artesanal ni tampoco idear un sistema (sobre todo porque luego tendrás que probarlo a ver si funciona e ir corrigiendo errores). Si la fregona ya está inventada ¿para qué ponernos a pensar en otra cosa sustituta? Aprovechemos lo que ya está hecho por los que saben, probado y que además, funciona.

Gestor de proyectos para vacaciones de navidad

Una vez que ya has decidido que necesitas y que vas a utilizar un Gestor de Proyectos (si a estas alturas ya lo usas de forma habitual, eso que tenemos avanzado), es el momento de poner sobre la mesa es el escenario navideño. Antes de que los turrones, mazapanes y mantecaos nos empalaguen a todos llevando nuestro nivel de azúcar en sangre a niveles que no queremos ni mirar, planifica no sólo las vacaciones (las dos semanas clave navideñas) sino que líate la manta a la cabeza y ponte con tooooodo diciembre y por supuesto, enero.

No hay que cosa que haga empezar el año con más mal pie en tu negocio que arrancar enero con descontrol y desorden. Piensa que todos necesitamos vacaciones incluso si eres el Ceo o gerente y que todo lo que dejes hecho y organizado, es un bálsamo único para tu tranquilidad. Enero nos preocupa a todos porque como decíamos, tendrás los flecos del cierre de año y el arranque con fuerza del que se acaba de estrenar. Así que ahora, aprovecha y acomete como mínimo, diciembre y enero (si vas más allá en el calendario, ya eres muy pro).

Quién está y cuándo

Para poder organizar los meses clave del año, diciembre y enero, teniendo en cuenta los periodos vacacionales, necesitas por supuesto, conocer quién va a estar en la oficina, quién está de vacaciones y las fechas concretas. Sin eso, ¿cómo vas a hacer nada objetivamente? No refunfuñes, seguramente hay mucho trabajo por hacer pero todo el mundo necesita vacaciones. Sí, es importante tener esto súper tatuado. Las vacaciones nos ayudan a despejar la mente y volver con más ganas. La navidad es importante para todos porque necesitamos ese momento con nuestras familias así que olvida lo de ponerte tacaño con estos días. Si tu equipo se va de vacaciones y está feliz, la productividad de tu empresa lo reflejará.

Añade en tu gestor de negocio, esa herramienta que usas para todo y en la que puedes sumar y sumar y ella te devuelve análisis y métricas súper útiles, las vacaciones de tu equipo para que así las puedas consultar desde cualquier lugar y también, el resto del equipo sepa dónde están sus aliados compañeros.

Proyectos pendientes… Desgrana en tareas

Cuando sepas quién está y cuándo, es el momento de enfrentarse a todo el trabajo que hay por hacer. Sí, esta es la tarea que más solemos procrastinar y es que listar (dícese de hacer una lista) todo lo que está pendiente, es enfrentarnos a una cruda realidad que en un primer instante nos puede generar ansiedad. Pero después… Ay después, cuántos beneficios nos va a aportar tener todo lo pendiente más que claro y reseñado.

Abre tu gestor de proyectos (por supuesto, en billage lo tienes más fácil que en ningún sitio porque su gestor de proyectos además de ser potente es súper intuitivo y te va a encantar si no lo usas ya) y antes de sumar, haz limpieza y ordena. Si no lo llevas al día, es el momento de hacer un repaso, ponerse los guantes y desengrasar. Saca lo que está terminado, quita lo que está ensuciando y deja tu gestor de proyectos… ¡niquelado!

Ahora, es el momento de con tu listado a mano, ir sumando los proyectos que están en ciernes y en el horizonte. Da igual si son para clientes o internos del negocio. Todos hay que hacerlos, todos deben estar en el gestor de proyectos. Cuando tengas dentro el proyecto, despiézalo en tareas. Crea para cada proyectos tantas tareas como necesites. Un viaje largo es más asumible si se hace en etapas, lo saben bien los ciclistas.

Y esas tareas, ve asignándolas a los miembros del equipo. Y aquí viene la clave: como sabes quién va a estar en cada momento y sabes aproximadamente cuánto se tarda en cada tarea, puedes ir asignado esas tareas según tu equipo disponible. Es como montar un puzzle pero con las piezas encima de la mesa y sabiendo dónde encaja cada una. Eso sí, deja espacio para los imprevistos, para que alguna tarea se retrase o para que algún día el espíritu navideño os lleve y “perdáis” más tiempo del previsto.

Con todo esto, ya tienes las vacaciones de navidad en tu empresa más que organizadas y la tranquilidad se apoderará de vosotros. Papá Noel y los Reyes Magos verán que lo habéis hecho súper bien y os traerán regalos… Palabra de elfo.

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