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María Alcaraz
María Alcaraz

La productividad y la Técnica Pomodoro


Tomate o tómate tu tiempo, según lo mires lo importante es que con uno o con otro, tu productividad aumente y seas lo más efectivo posible. ¿Cómo? Hay muchas formas, cada uno debe encontrar la suya. Te descubrimos una de tantas: la Técnica Pomodoro. Tras el boom de los últimos años de creación de empresas, autoempleos, aumento de autónomos y trabajadores por cuenta propia, ha proliferado el que tenemos que hacer mil tareas al mismo tiempo y todo en uno, con lo que ello conlleva para nuestra mente y cabeza: Ir a mil, estar en todo y al final en nada, desviar la atención cada dos por tres, etc, etc. Así que tras estos años de implementación de mini – medias empresas, ahora toca el turno a la productividad porque realmente hemos visto que ha descendido mucho, también motivado por el crecimiento de preocupaciones al ser empresarios y debemos, es fundamental para la continuidad del negocio, solventar esta situación y que nuestro tiempo sea lo más productivo posible porque, por si no lo sabías o lo querías cambiar, el día tiene las horas que tiene, a tus clientes debes dedicarles el tiempo que te pagan (no más por mucho que ellos se empeñen en estirarlo) y además, debes vivir, disfrutar, tener vida privada, etc, etc. Por esto, porque debes implementar alguna fórmula que te permita hacer crecer tu productividad laboral, consideramos que es un tema fundamental a tratar y queremos abarcar hoy un sistema que realmente hemos comprobado que funciona. Y te lo digo yo que soy creativa y estoy siempre a mil cosas, pasa una mosca y hablo con ella y las distracciones son mis compañera de vida. Este es “el Sistema Pomodoro”.  

¿Qué es la Técnica de Pomodoro?

Seguramente hayas escuchado hablar de ella anteriormente sobre todo si estás buscando cómo hacer que tu empresa sea más productiva pero por si acaso, en una frase diríamos que es “una técnica desarrollada y enfocada exclusivamente para mejorar y aumentar la administración del tiempo”. Así, tal cual, lo que aquí importa es la gestión de tu tiempo y del tiempo que implementas en cada tarea que acometes. No hay más, no hace más cosas, no se dedica a otras más que a optimizar tu tiempo y hacer que cada segundo sea productivo y tenga un beneficio para tu trabajo. Esta técnica reciente (lanzada a finales de los años 80 por Francesco Cirillo) es una forma muy elemental y básica de organizar tu día, dedicar tiempo a tareas y segmentarlo por periodos estructurados y comprobar que realmente no estás sujeto a distracciones o mejor dicho, no les haces caso y así optimizar toda tu jornada. No tiene más recovecos y fórmulas ocultas, no atenderá a más situaciones de tu empresa pero solo implementándola, te aseguro que tu productividad aumentará y con ello, tu satisfacción personal por tu trabajo bien hecho y eso, no tiene precio porque además, dormirás tranquilo (es posible, aunque parezca mentira, para un autónomo, solo hay que trabajar otras áreas). Billage es el programa de gestión para autónomos

¿En qué consiste concretamente?

En dividir tu tiempo en partes más pequeñas y hacer pausas frecuentes. Si, pausas frecuentes. Lejos de la gran creencia que tenemos instauradas de que eres más productivo si no levantas la cabeza en horas de lo que estás haciendo, este sistema asegura que las pausas periódicas y frecuentes aumentan la agilidad mental y de ahí se derivan muchos otros beneficios para tu trabajo. Conseguir dar una respuesta eficiente y eficaz frente al tiempo que empleas en cada cosa es el mayor objetivo de los Pomodoros pero sobre todo, conseguir eliminar de tu rutina todas las distracciones que tienes alrededor tanto externas (Internet, teléfono, conversaciones, etc) como internas (tus pensamientos u otras voces interiores). Y esto se implementa a través de espacios de trabajo de… tan solo… 25 minutos!! Y aquí llega la gran noticia. No tendrás que estar haciendo lo mismo durante horas y horas sin parar sino que hay que establecer “momentos” de 25 minutos en los que trabajar sin descanso ni distracciones y después, descansar. Bueno, descansar 5 minutos pero al menos, parar para poder volver a trabajar habiendo hecho un mini refresh. En resumen, para implementar esta técnica hay que cumplir unos pasos previos (que ahora explicamos) pero se basa en espacios de trabajo intensos de 25 minutos y descansos de 5 minutos. Cada vez que cumplimentes una etapa de 25 minutos ganarás un Pomodoro con la consecuente satisfacción y logro que ello conlleva y la motivación que aporta para el siguiente tramo. Cuando tengas 4 Pomodoros, ganarás un descanso mayor. Así, tal cual, estarás aumentando y mucho tu productividad.  

Claves para que la técnica sea un éxito.

Pues ante todo, ser responsable y ponerte a ello. Cumplir lo establecido y no auto-engañarte. Si te cuesta poner tu atención en algo durante un rato y eres de los que se distrae con mil cosas, no seas duro contigo y ve paulatinamente, no quieras hacerlo todo desde el minuto 1 porque no podrás y te llevará a la frustación y al abandono y eso, es peor que intentarlo. Así que poco a poco y para ello, siempre ten en cuenta que para que ganes muchos Pomodoros, tendras qué:

  • Ser muy planificado: sin planificación esta técnica pero también niguna otra, tendrá sentido ni sacarás buenos resultados.
  • Anotar todo: tienes que apuntar todo lo que te ocurre, si abandonas un proceso de 25 minutos, si te has distraído, si ha venido alguien a hablarte… todo, debes anotarlo. A esta tarea puede ayudarte un Gestor de Proyectos Online como Billage CRM.
  • Registro: además de anotar, pon en orden todo lo que anotas y dale su sentido (en el cuadro correcto, en el momento adecuado).
  • Proceso: hazlo correctamente, no te saltes ningún paso, implementa todas las partes y da la importancia que tiene a cada una.
  • Visualización: como en todo, medir, medir y medir es la clave para evaluar resultados y mejorar.

Pasos previos / diarios para la práctica de la técnica.

Pero como todo, antes de empezar a contar minutos y/o poner el reloj, hay que desarrollar una pauta de actuación que nos ayudarán a que esto sea mucho más objetivo, con un trabajo de calidad y podamos también medir los resultados. ¿Qué pasos son estos?

  • Al principio del día o la noche anterior ponte manos a la obra y planifica las tareas que vas a hacer en ese día. Hazte un listado de ¿Qué tareas voy a hacer hoy? Y especifícalas. Esto te ayudará también a saber qué tiempo y que recursos necesitas para ponerlas en marcha.
  • Dale al Pomodoro. Ahora es el momento, cuando te vayas a poner con una tarea, pon en marcha el reloj y que empiece a contar esos 25 minutos.
  • Trabaja y desarrolla esa tarea como si no hubiese un mañana. Así es, aunque sea coloquial pero así debes hacerlo. Concéntrate y ponte a ello. No hay nada más en el Mundo ahora mismo que lo que estás haciendo y así seguirá siendo hasta que suene el reloj informándote de la finalización de los 25 minutos.
  • Y… ¡Enhorabuena! Has ganado un Pomodoro y eso significa, además de tener una X en tu cuadro, que tienes 5 minutos para descansar, refrescar tu mente y reconectar.
  • Y vuelta a empezar con otros 25 minutos. Así sucesivamente hasta que tengas 4 Pomodoros que te has ganado una pausa de 15 – 20 minutos para hacer lo que te apetezca y sentirte satisfecho y orgulloso de tus logros.

Y ya está, sin más. Solo consiste en eso. Eso si, no te olvides de anotar las distracciones, así podrás ver si las puedes corregir para sucesivos momentos y cómo hacerlo. Ayúdate, póntelo fácil, elimina las distracciones de tu escritorio, ordenador y demás.

A mano o a máquina.

Esto como quieras. Puedes implementar esta técnica como prefieras porque eres tu el que va a tener el control sobre ella y es a ti a quien va a servir así que como te sea mejor para ti. Si decides hacerla a mano, solo necesitas un reloj, un papel y un bolígrafo. Ahí podrás anotar todo y medir el tiempo que usas para cada acción. Sin embargo, si eres más digital, también hay muchas opciones de aplicaciones y softwares tanto gratuitos como de pago que te ayudan a gestionar tus tareas y medir el tiempo que implementas y hasta que ponen gráficamente los Pomodoros. Para los más tecnológicos os dejamos estas 3 recomendaciones. Marinaratimer, Pomodoro, TomatoTimer.  

¿Y por qué Pomodoro?

Pues porque Pomodoro es tomate en italiano y al creador le gustó 😉 Sin más.   Ahora ya no tienes excusa para aumentar tu productividad. Ponte a ello, solo tienes que probarlo, no necesitas más que ganas de ser más productivo y focalizarte más en lo que estás haciendo. Y por supuesto, lo que más puede ayudarte en tu trabajo es optimizar tu tiempo al máximo y para ello, elige siempre una Solución Todo en 1 para la gestión 😉 Nosotros lo sabemos, ¡Funciona!   Billage es el programa de gestión para autónomos

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