10 Razones que pueden hacer que la implementación de un CRM falle

23 Abril 19

Un CRM es una herramienta que puede mejorar la productividad de un equipo de ventas y el control sobre las oportunidades abiertas. Sin embargo, la implementación de un CRM puede no funcionar como esperamos. En este artículo, comentamos algunos elementos a evitar cuando decidimos incorporar esta herramienta de trabajo.

¿Por qué falla la implementación de un CRM?

Son varias las razones por las que la implementación de un CRM falla. La resistencia de los empleados para adaptarse a una nueva solución tecnológica, es una de las más recurrentes.

La falta de comprensión del software y la escasa participación de los dirigentes de la empresa a la hora de liderar el proyecto, complementan el catálogo de causas por las que la implementación de un CRM no cumple con los objetivos propuestos.

Para que esto no te suceda, al momento de implantar CRM en tu empresa debes identificar una solución que cumpla con algunas características esenciales a la hora de escoger un software, como por ejemplo: facilidad de uso, ahorro de tiempo, incremento de la productividad, información centralizada y accesible, y la posibilidad de utilizarlo de inmediato sin tener que recurrir a procesos de instalación complejos y costosos.

Pero, ¿qué aspectos debes prevenir para que la implementación de un CRM en tu empresa no falle? Hoy damos un repaso a las diez causas más frecuentes de fracaso en la implementación de un CRM:

10 Razones que pueden hacer que la implementación de un CRM falle

Al implantar un CRM las empresas esperan mejorar la comunicación entre los miembros del equipo de ventas, facilitar la identificación de oportunidades de negocios, aumentar la satisfacción del cliente y obtener una visión de 360 grados de la información y el desarrollo de las operaciones comerciales.

Como sucede en cualquier proyecto de implementación de una herramienta software, la implementación de un CRM plantea muchos desafíos, que si no son afrontados correctamente o evitados, pueden ocasionar dificultades en el éxito de la implantación:

1. El sistema es lento y difícil de usar

El CRM es una herramienta utilizada por usuarios con un perfil comercial. Es difícil que el usuario del sistema sea experto en TI. Por ello, la solución debe ser simple, fácil de utilizar y amigable, antes que nada, para el equipo de ventas.

2. El CRM no se integra con otros sistemas de la empresa

El combustible que mueve la máquina del CRM está en los datos y la información. Lo ideal es eliminar los registros manuales. Las llamadas, los correos electrónicos y sus respuestas, deben ser, en la medida de lo posible, capturados de forma automática por la solución CRM.

Con Billage por ejemplo, puedes enviar correos electrónicos a los leads o contactos directamente desde la plataforma. Además, Billage permite exportar contactos a Mailchimp, una de las plataformas de envío masivo de emails más utilizadas. Esta integración, nos permitirá realizar campañas de marketing para preparar el terreno de la fuerza de ventas.

3. No se enseña a usar la herramienta

Por fácil que sea su uso, un software CRM requiere un periodo de tiempo para conocerlo. Esto puede tardar una semana o más, dependiendo del número de personas que integren el equipo de ventas.

Es importante dedicar tiempo de calidad a la tarea de formación y entender que, no todos los usuarios tienen las mismas habilidades tecnológicas.

4. No elegir el software adecuado

En la introducción de este post hablamos sobre las características básicas que debe ofrecer una solución CRM. Si no eliges un software que se adapte a vuestro negocio, y no al contrario, seguro la implementación será mucho más larga, compleja y costosa, lo que dificultará que tu equipo de ventas pueda alcanzar los objetivos previstos.

5. Falta de liderazgo en la adopción

Puede ocurrir que el equipo comercial se resista a cambiar y que crea que sus antiguos métodos, que han funcionado por varios años, son los más indicados. En estos casos, hará falta mucha pedagogía, enseñar con el ejemplo e incentivar la adopción. Mostrar las ventajas de la nueva herramienta (cómo nos ayuda a trabajar menos, a vender más o a obtener más información) es fundamental para que la gente entienda la razón del cambio.

6. Ignorar la importancia de la movilidad

Piensa siempre en los procesos y funcionalidades que requieren los empleados móviles. Tradicionalmente, los equipos de ventas son un ejemplo claro de trabajadores móviles. Los miembros del equipo comercial, utilizando un smartphone o trabajando desde casa, deben tener acceso a la información en todo lugar y en cualquier momento. Implementar una herramienta de escritorio o que sólo funciona en la red local, es una camisa de fuerza para los trabajadores contemporáneos.
7. No se involucra al equipo en el proyecto

Garantizar la participación de los equipos de ventas, y en especial de sus directores, requiere que las decisiones relacionadas con la configuración de la solución los involucre. Los jefes de equipo deben reunirse con el equipo para conocer sus necesidades, responder a sus inquietudes y evaluar sus requerimientos. Una buena idea es designar a alguien comprometido con los vendedores, como responsable de la implementación de un CRM, quien adoptará el rol de “Super Usuario”.

8. Falta de cultura de cambio en la empresa

Es importante entender que implantar CRM es una decisión de cambio, para la cual es probable que muchos de los empleados no hayan sido preparados adecuadamente. El cambio es una cultura que necesita ser promovida dentro de la organización. Cambio significa evolución y mejora y debe ser un valor que forme parte integral de la política y la estrategia de negocios de la empresa.

9. Herramientas poco visuales

Como la mayor parte de las cosas en la vida, las herramientas corporativas, deben entrar por los ojos. Muchas de las herramientas CRM más conocidas y tradicionales, traen consigo una apariencia heredada de aplicaciones de escritorio. Esta apariencia anticuada, aunque no lo creais, puede ser uno de los elementos que frenen la curiosidad de los usuarios cuando empiezan a trabajar con una nueva herramienta. Un funnel dinámico e interactivo, con elementos que indiquen el proceso y la evolución de las ventas, invita mucho más al uso que uno en el que sólo se tengan que rellenar campos.

10. La customización de la herramienta es un infierno

Cambiar los estados del funnel de ventas y otras configuraciones, deben ser coser y cantar para los usuarios administradores de la herramienta. El CRM debe poder adaptarse para almacenar la información que para nuestro equipo de ventas es relevante. Si no es fácil hacer que la herramienta se ajuste a la forma de trabajo del equipo, podrá caer en desuso.

Ahora ya sabes qué cosas evitar en la implementación de un CRM. Desde Billage estamos listos para apoyarte con una plataforma ágil, dinámica, móvil y a la que puedes integrar con soluciones como Mailchimp o Google Calendar.

Lo mejor de todo es que puedes probarlo gratis durante 14 días antes de contratarlo.

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