María Alcaraz

El contador de minutos en tu agencia: Time Tracking


¿Cuántas horas dedica tu equipo a cada tarea? ¿Está siendo ese proyecto realmente rentable para tu empresa? ¿Estáis dedicando los minutos necesarios a cada acción? ¿Cuánto tiempo emplea cada miembro de tu equipo para cada cliente? Preguntas que necesitas responder pero que es realmente complicado hacerlo a “ojo” porque conocer el tiempo que se emplea en cada proyecto o que se dedica a cada una de las tareas de tu agencia es algo imposible si no se contabiliza pero, ¿cómo llevar un control exacto de los minutos y horas gastados por cada uno de forma ágil, sencilla y eficaz? Con un buen Time Tracking.

¿Qué es un Time Tracking?

Time Tracking es un contador de tiempo. Tal cual. Es, para que todos lo entendamos bien, un cronómetro con el que “contar” o mejor dicho, registrar, los minutos – horas que empleas en una tarea.

Con un Time Tracking potente y efectivo, controlar la inversión de tiempo en una tarea y por suma, en un proyecto, es ahora muy fácil y ágil. Con el de billage (integrado en la solución), puedes monitorizar, de forma automática y sin tener que “estar pendiente” el tiempo que se emplea en una tarea determinada.

¿Cómo usar el Time Tracking de billage?

Y digo “de forma automática y sin estar pendiente” porque el Time Tracking de billage es realmente fácil de usar (como toda la solución).

- Ubicación del Time Tracking: Lo encontrarás en la barra lateral izquierda de tu panel de usuario, abajo. Es muy intuitivo y sólo con darle al Play (como el de cualquier dispositivo de grabación o reproducción) se abrirá un cuadro de diálogo para que puedas indicar a billage la tarea del proyecto que estás desarrollando en ese momento y para la que quieres registrar el tiempo que vas a dedicarle. Dile a billage sobre qué tarea te vas a poner a trabajar, clica y listo… El Time Tracking de billage se pone en marcha y cuenta que te cuenta irá sumando los minutos que estás trabajando en algo concreto.

Cuando termines de trabajar en esa tarea, sólo tienes que dar al botón de Stop (el típico cuadradito) que encontrarás en el mismo lugar del Time Tracking y ya está, ese tiempo quedará registrado automáticamente en la tarea determinada.

*Si por algún motivo tienes que parar de hacer esa tarea y luego la continúas, no importa, el Time Tracking registrará los tiempos por separado y luego los sumará en esa tarea y ese proyecto.

* * Si se te olvida parar el Time Tracking y te vas o apagas el ordenador, no te preocupes, cuando vuelvas a entrar en la aplicación de billage aparecerá un aviso para que decidas si quieres imputar el tiempo empleado o borrarlo para que no cuente.

¿Qué hacer con el tiempo registrado?

A partir de que el tiempo empleado en la tarea se ha quedado registrado, ya puedes hacer infinidad de cosas incluso nada, pero sin miedo a perder ese registro de tiempo que tú o alguien de tu equipo ha dedicado a un determinado proyecto / cliente.

Lo más adecuado es seguir el flujo de trabajo: El tiempo se queda registrado en el proyecto, luego ese proyecto se factura con las horas imputadas (las que ha registrado el time tracking) y cuando se finaliza el trabajo es importante analizar y estudiar detenidamente si ha sido un proyecto rentable (puedes sacar este dato según lo cobrado y el tiempo dedicado).

Medir para analizar

Como decíamos, controlar o mejor dicho siempre, registrar el tiempo dedicado a un proyecto es fundamental para realizar un determinado análisis de tu empresa y el trabajo que se realiza en ella.

Si registras el tiempo que se emplea en cada tarea, podrás después hacer varias cosas:

  • Analizar y evaluar la rentabilidad del proyecto en su conjunto.
  • Analizar y evaluar el trabajo de cada miembro de tu equipo.
  • Determinar cuál es la zona de genio de cada participante del proyecto (aquella en la que es realmente rentable porque termina el trabajo con un nivel muy elevado de calidad y en menos tiempo).
  • Conocer el foco de atención y nivel de productividad de tu equipo.

Y con todas estas conclusiones podrás tomar decisiones acertadas y ajustadas a la realidad. Decisiones que para nada estarán basadas en el azar sino sobre una cimientos sólidos… Los datos.

Comienza a usar el time tracking en billage y verás como todo es más ágil porque además ayuda, aunque parezca que no, a estar más focalizado y ser mucho más productivo. Sabes que esta contando el tiempo y sólo por la posible pereza de pararlo para hacer otra cosa y también el interés de querer que registre el tiempo real que has utilizado en esa tarea, te hará estar más centrado en lo que estás haciendo y no abandonarlo por algo sin importancia.

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