Cómo llevar la contabilidad de una PYME

07 Diciembre 16

La contabilidad puede ser algo muy sencillo si tienes en cuenta determinadas cuestiones ¡Conócelas! En función de a qué nos dediquemos, los gustos que tengamos, lo que hayamos estudiado y, sobre todo, nuestra forma de ser, oír la palabra contabilidad, y sobre todo llevar dicha palabra a la práctica, puede suponernos dolor de cabeza o puede parecernos un reto al que enfrentarnos y en el que viviremos multitud de aventuras de interés para nuestro crecimiento personal y profesional. Si te encuentras en el caso de verlo como un reto apasionante, tienes medio camino recorrido, pues lo más importante es tomarse las cosas con filosofía y poder hacerlas con ilusión. En el caso de que sea todo lo contrario y te parezca que encargarte de la contabilidad de un negocio, ya sea tuyo o de la empresa para la que trabajas, sea la peor tarea que te hayan podido adjudicar jamás, tomando en cuenta unos pequeños consejos te será mucho más sencillo.

¿Qué cosas debo tener en cuenta para poder enfrentarme al reto de la contabilidad sin grandes sufrimientos?

Hay varios aspectos que, respetándolos, te harán la tarea mucho más sencilla y que provocarán que no te preocupe ser el encargado de supervisar esta cuestión. Si tienes conocimientos de contabilidad, podrás optar por llevar la contabilidad tú mismo o encargársela a un gestor. En el caso de que no tengas la menor idea de contabilidad, y salvo que tengas tiempo para aprender y quieras realizar un curso para ello, deberás encargarla a un gestor o ayudarte de alguna aplicación que te haga la parte compleja del trabajo. Si decides elegir un gestor, ten en cuenta los aspectos que debes tener para elegir el mejor gestor para tu empresa. En cualquier caso, hay algunos principios que te harán mucho más sencillo todo lo relativo a contabilidad:

1) Organización:

En la contabilidad, como en los aspectos fiscales, para que la cosa salga bien y cuando vayas a revisar algo meses después y no te acuerdes qué ocurrió o por qué hiciste algo de un modo u otro, es necesario ser organizado. Tienes que tener las facturas organizadas, colocadas y con unos criterios establecidos lógicos y que permitan localizarlas fácilmente. No sirve de nada contabilizar correctamente si metes todas las facturas sueltas en un cajón tal cual llegan sin orden ni sentido, pues cuando tengas que buscar una, será un desastre y tardarás horas. Establece qué sistema organizativo vas a llevar. El más lógico y sencillo es por fecha de factura, puesto que cada factura la contabilizarás al recibirla Además, te recomiendo ir dando a cada factura un número, que puede corresponderse con el asiento contable que indicas en la contabilidad, lo que te servirá también para saber que no se te ha pasado ninguna o si te falta algo que sea muy sencillo ver cual ha sido la que no está. Si tienes que contabilizar algo sin tener la factura (no se debe, pero a veces pasa), déjate un papel con el número y qué factura falta, papel que sustituirás cuando llegue la factura correspondiente. Y para estar absolutamente organizado lo mejor es siempre contar con una herramienta de Gestión Online que nos ayude a llevar toda la documentación en orden y sin problemas. Con Billage llevarás la facturación al día, estará todo en un mismo lugar y no tendrás ningún problema. ¡Pruébalo Gratis Ahora! Billage te ayuda a llevar la contabilidad al día

2) Protocolos:

Establece protocolos y orden respecto a la factura y a su contabilización. Si las facturas llegan con pedidos o le llegan a los comerciales, al jefe o a cualquier persona de la empresa, todos deben saber que tal cual llegan, tienen que dártelas (en papel o por mail) a ti. Tu eres la persona encarga de comprobar que la factura es correcta y continuar el proceso. Si te encargas tu de contabilizar, las guardarás todas juntas para que, cuando te pongas a contabilizar (una vez al día, a la semana, a la quincena… en función de cuantas facturas sean), las tengas todas por orden y en un mismo sitio. Si tu tarea es ser el contacto con el gestor, tu eres quien debe enviar esas facturas al gestor, y no quien las reciba. El proceso es cliente/proveedor a su contacto en la empresa, dicha persona a ti y tu al gestor. Si todos escriben al gestor, no te enterarás de la mitad de las facturas, el gestor se volverá loco y seguramente haya fallos. Además, cuando recibas una factura, anota (¡¡a lápiz, por si posteriormente te interesa borrar dicha información de cara a presentar la factura en algún otro sitio…!!) la fecha de recepción de la factura. De ese modo todas tendrán su fecha de entrada que será la que tu indiques en la contabilidad, y junto a dicha fecha aparecerá, una vez contabilizada, el número del asiento asignado.

3) Ten copia de todo:

Aunque puedas pensar que no es necesario guardar copia de todo, es algo muy útil. Habrá facturas que recibas en papel y facturas que recibas por correo electrónico. ¿Cada una la guardas en un sitio diferente? NO, rotundamente no. Las que recibas en papel debes escanearlas y guardarlas en una carpeta de tu ordenador con el resto de facturas. De igual manera, cuando recibas una factura por mail debes imprimirla e incorporarla al archivo físico en su lugar correspondiente. De esta manera, si el archivo físico o el archivo digital falla, se destruye o simplemente desaparece, siempre tienes una “copia de seguridad”. A veces puede fallar la tecnología y que, por ejemplo, por un virus, se te borre todo el contenido de tu ordenador, pero otras veces puede haber un desastre físico que te haga que pierdas las facturas en papel (ya sea un incendio o que entran a robar y se les ocurre llevarse las facturas…) Además, esto tiene como ventaja que ante cualquier comprobación tributaria será extremadamente sencillo facilitar las facturas, pues tienes todas organizadas y sólo será comprobar que efectivamente están todas y presentarlas, y no volverse loco en el plazo que te dan para empezar a organizar y recopilar los documentos.  

¿Te han ayudado estos consejos para organizar la contabilidad de tu empresa? ¿Se te ocurre alguno más? 

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