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¿Qué es un programa de contabilidad?
Definición de programa de contabilidad
Un programa de contabilidad es una herramienta informática que permite registrar y gestionar de manera telemática los procesos de contabilidad de una empresa: compras, ventas, gestión de nóminas, gestión de inventarios, etcétera. Facilitan la automatización de tareas, lo que se traduce en un ahorro tanto de costes como de tiempo para la empresa usuaria de dichos programas. En todo caso, este tipo de programas deben seguir de manera escrupulosa los principios contables generalmente aceptados, para que de este modo quede garantizado el funcionamiento correcto de la actividad contable.
¿Qué elementos básicos debe integrar un programa de contabilidad?
Hay muchos tipos de programas de contabilidad. No obstante, existen una serie de elementos que acostumbran a ser comunes a la gran mayoría de ellos:
- Registro de ingresos y débitos. Esta parte del programa se encarga de registrar el dinero que la empresa recibe o ha de recibir.
- Registro de gastos o créditos. De forma análoga, el programa debe registrar el dinero que paga o debe por sus compras.
- Facturación. Contempla las facturas que la empresa genera para enviar a sus clientes.
- Gestión de documentos contables. Implica la gestión de aquellos libros de contabilidad que la ley obliga a llevar a la empresa.
- Gestión de inventarios. Se encarga de controlar los stocks de que dispone la empresa.
- Órdenes de compra y de venta. Gestiona las compras efectuadas por la empresa, así como los pedidos de los clientes.
¿Qué otras funciones pueden integrarse en un programa de contabilidad?
Más allá de los elementos básicos reseñados en el epígrafe anterior, un programa de contabilidad puede gestionar otros registros, en función de las necesidades de cada empresa. Entre los más destacados está el paquete de nóminas, que permite hacer un seguimiento de los salarios y demás remuneraciones efectuadas por la empresa a sus trabajadores, o también los informes sobre facturas vencidas y no cobradas.
¿Qué tipos de programas contables existen?
Los programas de contabilidad pueden ser desarrollados por la propia empresa que los va a utilizar o, por el contrario, adquiridos a un tercero. Pueden ser también una combinación de ambos, esto es, un programa comprado a un tercero, pero posteriormente modificado para adaptarse a las necesidades particulares de la empresa en cuestión. Por otro lado, existen también programas de contabilidad online, que no requieren ningún tipo de instalación, ya que se almacenan directamente en la nube.
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