¿Por qué necesito sistematizar procesos?

02 Noviembre 15

Sistematiza procesos y ahorra tiempo en la gestión de tu negocio.   Cuando comienzas un proyecto o una empresa todo, absolutamente todo, incluyendo las forma de hacer las cosas, está por desarrollar y en resumen “por hacer”. Esto, en un primer momento es algo muy positivo puesto que lo puedes ir creando según tus necesidades y también adaptado a tus recursos sobre todo, de tiempo. Este, el tiempo, es el que es y, por desgracia o incluso por suerte porque también tenemos que vivir cuando somos emprendedores, no se multiplica. El día tiene 24 horas y de ellas hay que sacar una parte para trabajar, una gran parte, pero también para comer, tener vida privada y social y hasta para ¡dormir! Algo que a menudo olvidamos o dejamos de lado cuando estamos empezando y ponemos toda nuestra ilusión en lo que hacemos. Descansar es tan importante o incluso más que el tiempo que empleamos en trabajar pero de eso, hablaremos en otro post. Hoy estamos aquí para poner en orden en el “cómo hacer las cosas”. Volviendo al inicio del texto y también al principio de tu proyecto o empresa, cuando se empieza, todo todo, está pendiente de desarrollar. Vamos haciendo las tareas necesarias para que nuestro proyecto cobre forma de la mejor manera que sabemos y que consideramos oportuna. Y poco a poco, o rápidamente (depende de cada caso), la lista de tareas y cosas por hacer se va engrosando y alargando como un campo de champiñones en época de lluvias aunque no siempre va acompañada de ayuda para ello. Con lo que empezamos a dedicar más y más tiempo a resolver ciertas cosas que realmente podrían hacerse de una forma más mecánica y habitual cuando ya hemos aprendido a hacerlas. ¿Qué hacer entonces? En este punto y de la mano con el crecimiento de tu empresa, entra en juego la necesidad de optimizar tu tiempo e instaurar procesos en las diferentes tareas a realizar.  

¿Qué es un proceso?

Un proceso es simplemente establecer una manera óptima de realizar una tarea, lo que técnicamente se llama crear unos protocolos de actuación. Sabemos que hacemos las cosas “como podemos” o como conocemos y que esto nos lleva el tiempo que nos lleva pero cuando nos habituamos a hacerlas, siempre llegamos a encontrar una manera más óptima de realizarla en la que emplearemos menos tiempo sin que esto afecte a la calidad del resultado incluso, consiguiendo que sea mejor. Crear un proceso o protocolo de actuación nos ayudará a estandarizar esta tarea de forma casi automática ganando tiempo y energía para dedicar a otras tareas aún por estandarizar.  

¿Por qué un protocolo de actuación?

Porque solo traerá beneficios a tu vida, personal y por supuesto profesional. Te hará ahorrar tiempo y eso siempre, es positivo porque son momentos que podrás dedicar a otra cosa pero también, conseguirás aumentar la calidad de tu trabajo y de los resultados del mismo. Instaurar un protocolo de actuación es crear rutina y la rutina, es evaluada como una de las grandes necesidades que debemos incluir en nuestra vida para sentirnos cómodos, confortables y seguros. Al incluir un protocolo de actuación en una tarea de nuestra empresa la estamos estandarizando y dotándola de un plus de calidad extra. Además, de la mano, estaremos creciendo como proyecto y como empresa y no quedándonos anclados en algo que, pudiendo llevarnos menos dedicación, seguimos alargando innecesariamente. Cuando nuestra empresa empieza a crecer es fundamental instaurar protocolos de actuación. Piénsalo como: una tarea con un protocolo es algo que puedo archivar ya que se hará de forma casi automática pudiendo pasar a estandarizar la siguiente tarea. Pero para poder hacerlo debes “analizar lo que se está haciendo, cómo se está haciendo, estudiar si existe forma de hacerlo mejor y posteriormente, analizar los pasos y crear el proceso mediante pasos claros”.

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El crecimiento de tu empresa y los procesos.

Otro de los grandes beneficios de incluir procesos en tu empresa será el poder delegar con tranquilidad y confianza. En el momento que tu proyecto crezca y comiences a contratar talento y ayuda, necesitarás transmitir cómo hacer las tareas a la persona que llega. Con los procesos de actuación esta función la tienes resulta de forma segura y unitaria ya que, si varias personas realizarán la misma función te estarás asegurando que todo el mundo seguirá el mismo criterio, algo que realmente es muy importante a la hora de sacar trabajo en una misma dirección. Pero, ¿cuándo entonces comenzar a crear los procesos? Esta es una de las grandes preguntas a la hora de decidirse a estandarizar. Puede ser que se piense que el momento adecuado es cuando comenzamos con nuestro proyecto o mejor, según vaya viniendo el crecimiento y hacerlo paso a paso. Esta es quizás la eterna pregunta en este aspecto y no hay una respuesta unánime. Sistematizar procesos para aumentar la calidad de tu trabajo es algo muy importante y vital para tu crecimiento empresarial pero también es importante hacerlo cuando se está preparado. Si lo vas haciendo desde el principio conseguirás ahorrar tiempo y dinero ya que evitarás fallos importantes desde etapas muy tempranas pero también debes optimizar tu tiempo en lo que realmente es importante en cada momento. Nuestro consejo es que lo vayas haciendo según tus posibilidades pero siempre teniéndolo presente desde el principo. Incluir un proceso desde el principio a tareas que son fáciles o que tienes muy claras, te ayudará a poder pasar a otras más relevantes o que te lleven más esfuerzo y dedicación.   Sea como sea, estandarizar procesos y crear protocolos de actuación es algo que debes incluir para aumentar la calidad de tu negocio en cuanto a la gestión interna. Esto se reflejará en el producto, en la atención al cliente, en las tareas comerciales, y por consiguiente, en el resultado final, incluyendo, tu calidad de vida. Actualmente hay soluciones y herramientas que te ayudarán a crear procesos que además guardarán los pasos uno a uno de forma fácil y sencilla. (Con soluciones como Billage.es conseguirás optimizar tu tiempo en infinidad de gestiones básicas para tu negocio y quedarán guardadas y sistematizadas para todo tu equipo).

¿Cómo instaurar procesos de actuación?

Como te sea más fácil, sencillo y ótimpo para tu trabajo, día a día y para tu equipo. Esto es fundamental. Debes hacerlo para ti, de forma que sea beneficioso tener estos protocolos y no por el contrario, genere más dificultades. En este punto puedes hacerlo según tus criterios y conocimientos o puedes ayudarte de otros “protocolos” que te explicarán cómo instaurar los tuyos. Es el caso de la Normativa ISO 9001 que detalla excelentes procesos para el correcto funcionamiento de la empresa. Pero, en este punto, en el que tu proyecto es lo más importante y por lo que dedicas tu vida, toma esta ayuda de esta Normativa como tal, como ayuda, porque seguramente no es el momento de tomarla para conseguir el sello certificado. Más trabajo y presión no es lo que necesitas ahora, quizás en un futuro vendrá sola por hacer las cosas bien así que hazlo por ti y por tu empresa, para ser mejor y tener más vida y mejor calidad profesional. Sea como sea, estandarizar tus procesos es una necesidad desde el principio, te ayudará a aumentar la calidad de tu negocio internamente y se verá reflejado externamente, dará seguridad a tu equipo y a ti mismo pudiendo desligarte de la función de controlar todo. Un protocolo de actuación siempre es positivo pero recuerda también que en todo momento hay que estar revisando y mejorando, no debes olvidar estos procesos una vez realizados porque pueden surgir nuevas formas y/o herramientas que ayuden a que sean mejor y más optimizados. No dudes en añadir mejoras cada vez que exista la oportunidad y por supuesto, escucha a tu equipo porque seguro que también pueden aportar mejores formas de hacer lo mismo. te_ayuda_a_gestionar_tu_negocio

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