Miguel Albizu

GTD Hacer. 6 Niveles para revisar tu trabajo


En los dos post anteriores repasamos El modelo de cuatro criterios para escoger acciones al momento y el Modelo triple para evaluar el trabajo diario.

En el primero, david Allen nos da cuatro filtros: situación, contexto, tiempo y energía que permiten que nuestro instinto elija, entre las acciones restantes, la que podemos acometer de manera más acertada.

En el segundo nos enseña a definir nuestro trabajo, a hacer evidente el trabajo no evidente, a ser consciente de lo que no estás haciendo cuando decides trabajar “a medida que surge”.

El tercer marco a tener en cuenta para tomar decisiones sobre las acciones son los 6 niveles para revisar tu trabajo, que David Allen explica con la metáfora de los niveles de altura.

●      Propósito: ¿por qué hacemos lo que hacemos? 15.000 metros o más

      Visión: Resultados a largo plazo y escenarios ideales 12.000 metros

●      Metas y objetivos: ¿Qué necesitamos hacer en los próximos 12-24 meses para llegar a la visión?: 9.000 metros

●      Áreas de atención y responsabilidad: 6.000 metros

●      Proyectos actuales: Resultados a conseguir en menos de un año que requieren más de una acción. 3.000 metros

●      Acciones Actuales: Pista de aterrizaje

Parece razonable pensar que para obtener el control, debamos gestionar estos niveles de forma equilibrada. Identificando frentes abiertos, tareas incompletas y obligaciones inmediatas.

Hacer las cosas y sentirse bien por ello significa estar dispuesto a identificar, reconocer y gestionar adecuadamente todo aquello en lo que está involucrada su conciencia” D. Allen

Las personas que nos acercamos a GTD, a mejorar nuestra efectividad, solemos hacerlo por necesidad. La vida laboral de los trabajadores del conocimiento tiende a complicarse.

Si haces bien tu trabajo, tu responsabilidad se va incrementando. Llegan nuevos, exigentes y diferentes resultados y llegan nuevas responsabilidades sobre otras personas. Paralelamente vas formando una familia, teniendo hijos, padres que enferman… La necesidad de control es muy fuerte, pero en mi opinión la mente como el agua que propone GTD solo se consigue trabajando bien la perspectiva de los 6 niveles.

Trabajar la perspectiva enraiza y puede acompañarse con un proceso de coaching personal, de práctica de mindfulness, formación en PNL o inteligencia emocional,...todo ayuda.

La sola lectura de los libros de Allen puede ser insuficiente. Sin embargo, en este tercer marco para tomar decisiones sobre acciones hace una aportación, a mi entender muy interesante. El enfoque de abajo a arriba.

Si observas, los tres niveles más altos están en el futuro y los tres niveles más bajos; tus responsabilidades actuales, proyectos a corto y acciones están en el presente. Es en estos últimos donde profundiza GTD.

En la literatura de desarrollo personal es habitual comenzar por los niveles más altos; (propósito vital, valores, tu yo ideal..) y de ahí, ir descendiendo hasta llegar a las acciones y proyectos que debes empezar de cara conseguir tu propósito. Pero si no tenemos control sobre el día a día, trabajar los niveles más alto es inefectivo.

Parece lógico, pero en los entornos VUCA que vivimos, debemos tener en cuenta lo que llamo “Efecto camino de Santiago” ©. Podemos estar en Roncesvalles y saber que queremos llegar a Santiago, pero en el camino pasan cosas:

* Conocemos personas con las que acabamos montando negocios

* Nos detenemos para curar ampollas o una enfermedad y tenemos que dejarlo

* Nos enamoramos de un extranjero o extranjera y acabamos en otro país

* Cambiamos nuestras paradas previstas desviandonos para conocer un lugar cercano y nos pasa cualquiera de las tres anteriores situaciones ;-) (por cierto, son casos reales)

Tener todo planificado puede suponer una pérdida de tiempo y energía que podíamos haber utilizado en otras acciones o proyectos, además de generarnos frustración.

Ejemplo: Me visiono como consultor de creatividad, con gadgets, juguetes, barajas “molonas”, lego, post-its…. Pienso en las habilidades a desarrollar, en la formación y títulos a aprender, y de ahí bajo a una acción “buscar certificación lego Serious Play en Madrid”.

Si nunca llegamos a ser consultores porque nos sale un puesto de trabajo nuevo muy atractivo o en nuestro camino de Santiago hacia la consultoría descubriremos otras habilidades que no nos parecían tan core, que el cliente nos demanda y que no tienen que ver con la creatividad, habremos sido inefectivos. No quiero decir que no hayamos aprendido o disfrutado. Estamos hablando de efectividad.

En el enfoque de abajo a arriba permite “despejar cajones mentales” de modo que liberamos energía y creatividad para afrontar tareas actuales necesarias y complejas.

Así comenzaremos por la pista de aterrizaje, asegurandonos que las listas de acciones estén completas.

Seguiremos por la lista de proyectos, identificando una siguiente acción en cada uno de ellos.

Repasaremos nuestros roles y elaboraremos la lista de “áreas de atención” donde encontraremos nuevas acciones o proyectos que pasaban desapercibidos.

Solo cuando tenemos controlado estos tres niveles, será efectivo trabajar los superiores.

Con estros tres niveles controlados, con el trabajo convertido en evidente, podemos ya comenzar a filtrar por situación, contexto, tiempo y energía para elegir intuitivamente nuestra siguiente acción.

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