Luis Miguel Larriba

Sistema red directo Seguridad social: todo lo que debes saber


Si eres autónomo necesitas conocer el Sistema Red. En la actualidad, la mayoría de los trámites que realizan los autónomos con la Seguridad Social se pueden hacer vía online.

Conoce qué es el Sistema Red Directo y las opciones que otorga a autónomos y emprendedores para gestionar las cotizaciones sociales de sus empleados. Cuando los autónomos y PYMES decidimos contratar trabajadores, uno de nuestros mayores miedos suele ser cumplir correctamente con las obligaciones y formalidades que ello requiere, de cara a evitar causar un perjuicio a la empresa y al trabajador, y especialmente evitar cualquier tipo de sanción por no hacer las cosas correctamente.

Para evitar este riesgo, además de por cuestiones de eficiencia, muchas empresas contratan una asesoría que se encargue de estas cosas, pero si quieres hacerlo por ti mismo, no hay problema, no sólo es posible sino que la Seguridad Social ha implementado un sistema simplificado para estos casos: el sistema red directo.  

 A continuación, te vamos a dar información muy útil sobre el Sistema Red. Podrás entender cómo funciona. Y realizarás todas tus gestiones a través este sistema sin ningún tipo de dudas.

¿Qué es el sistema red directo?

El sistema red directo es una modalidad de transmisión dentro del sistema red que se utiliza para las gestiones de cotización de los trabajadores, orientada a la pequeña y mediana empresa, para facilitarles el cumplimiento de sus obligaciones con la Seguridad Social a través de Internet, mediante conexión directa en tiempo real con la Seguridad Social.  

¿Qué puedo hacer a través del sistema red directo?

El Sistema Red es una plataforma digital que comenzó a utilizarse en el año 2008. Su finalidad es que los autónomos puedan cumplir por vía electrónica sus obligaciones con la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) y el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS).

El sistema red directo, como versión especial y simplificada dentro del sistema red, no dispone del 100% de los servicios que el sistema red en su conjunto presta.  No obstante, dispone de todos aquellos que, en situaciones habituales, se pueden dar en tu empresa con tus trabajadores:

Cotización:

  •   Cumplimentación y presentación de las Relaciones Nominales de Trabajadores para las liquidaciones.
  •    Obtención del Documento de Cálculo de la Liquidación y el borrador de la Relación Nominal de Trabajadores.
  •    Confirmación de la liquidación y obtención de la Relación Nominal de Trabajadores y del Recibo de Liquidación de Cotizaciones calculado por la TGSS para su ingreso a través de las modalidades de cargo en cuenta o de pago electrónico.
  •   Posibilidad de realizar actuaciones sobre el recibo obtenido en la confirmación (cambiar la modalidad de pago elegida, cambiar el número de cuenta bancaria), o solicitar recibos de cotización diferentes a los obtenidos en la confirmación (recibos por la cuota a cargo de los trabajadores, por la cuota total o por la cuota empresarial, recibos por diferencias), así como solicitar duplicados de recibos emitidos.
  •   Rectificación de la liquidación confirmada.
  •   Consulta de los cálculos de la liquidación.
  •   Anulación de liquidaciones presentadas durante el periodo de presentación en curso.
  •   Obtención de Recibos de Liquidación de Cotizaciones de meses anteriores para su ingreso con recargo.

A través del Sistema RED, los autónomos pueden intercambiar información y documentación con la Seguridad Social para el cumplimiento de sus obligaciones. Es obligatorio comunicarse con la Seguridad Social por esta vía para realizar los siguientes trámites:

  • Afiliación: En este ámbito se pueden realizar las altas, bajas, variaciones de datos de trabajadores, así como consultas y peticiones de informes relativas a trabajadores y empresas.
  • Presentación de Partes Médicos de Incapacidad Temporal: RED Directo permite la remisión de los partes de bajas médicas, altas y confirmación, derivadas de contingencias comunes y de contingencias profesionales, tanto si dichas contingencias las tienen cubiertas con el INSS o con una Mutua.
  • Consulta de Mensajes: Los usuarios de RED Directo podrán realizar consultas on-line de los mensajes emitidos por la TGSS e imprimirlos en formato PDF. Los mensajes se almacenan en el buzón personal que la TGSS pone a disposición del usuario.
  • Gestión de Autorizaciones: Desde este menú se pueden realizar una serie de gestiones relacionadas con una autorización como consultar, asignar o rescindir CCC’s/ NAF’s, así como gestionar usuarios secundarios.  

¿Qué ventajas tiene este sistema red directo?

Entre las ventajas que aporta el sistema red directo, además de la simplificación y accesibilidad para autónomos con trabajadores y pequeñas empresas podemos encontrar las siguientes:

  •     Conexión directa con la TGSS para llevar a cabo los trámites de afiliación, cotización y partes médicos en tiempo real.
  •     Acceso desde cualquier lugar y con recursos informáticos mínimos, puesto que tan sólo se requiere disponer de un PC con conexión a Internet y de Certificado Digital SILCON o DNI electrónico.
  •     Herramienta sencilla: no requiere especiales conocimientos, ni informáticos ni en materia de Seguridad Social.
  •     Al usuario se le ofrece un formulario digital, sencillo, dinámico y personalizado, que no permite equivocaciones y que simplifica el cumplimiento de su obligación de cotizar respecto a la Seguridad Social.
  •   Ahorro en tiempo y costes, al no tener que llevar a cabo una gestión presencial relativa a cotización, afiliación y partes médicos en las administraciones de la TGSS sino pudiendo hacerla desde el propio centro de trabajo.
  •     Notificación de la publicación de normativas e información de interés (Noticias RED ), que se ponen a disposición del usuario a través de la página web de la seguridad social.
  •     Impresión de documentos con validez legal ante terceros, mediante el uso de sistemas de cifrado de datos, de tal modo que la TGSS   inserta un sello digital o huella, en los documentos que han sido presentados permitiendo su impresión tantas veces como se desee.
  •     Garantía de seguridad y privacidad en todos los trámites de cotización, afiliación y partes médicos realizados a través de RED Directo con el uso del Certificación Digital SILCON o DNI electrónico.

¿Qué necesito para poder utilizar el sistema red directo?

Para poder hacer uso de este sistema, sólo necesitas disponer de un ordenador, internet y certificado electrónico compatible con la Seguridad Social.  

¿Quienes están obligados al alta en el Sistema Red?

Con la entrada en vigor de la Orden ESS/214/2018 del 1 de Octubre, se obliga a todos los trabajadores autónomos a darse de alta en este sistema, independientemente de que tengan personal contratado o no.

Anteriormente a esta Orden, sólo los trabajadores autónomos que sí tenían personal contratado estaban obligados a darse de alta.

Es necesario que sepas que la Seguridad Social dispone de dos áreas distintas para la gestión y tramitación electrónica: el Sistema Red y la propia Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS)

El Sistema Red está formado por autónomos, empresas o pymes con personal contratado. La Seguridad Social ha integrado el Sistema Red a la Sede Electrónica y lo trata como un único elemento. Pero a pesar de dicho tratamiento, los trabajadores autónomos sin personal contratado sólo están obligados a realizar sus trámites a través de la Sede Electrónica.

Si eres autónomo con personal contratado a tu cargo, te interesa saber que el Sistema Red está formado por tres modos de comunicación online con la Seguridad Social:

  • Red Directo: diseñado para los autónomos y pymes con menos de 15 trabajadores contratados. Su objetivo es la realización de los trámites online de forma rápida. Tiene las siguientes ventajas:
  • Conexión a Internet desde cualquier lugar.
  • Opción de imprimir documentos con validez legal.
  • Recepción de notificaciones sobre la Web de la Seguridad Social.
  • Red Internet: diseñado para los autónomos y pymes con más de 15 trabajadores contratados. Los envíos de las liquidaciones se realizan a través de ficheros mediante SILTRA, el sistema de liquidación directa.
  • Sistema de Liquidación Directa: Es un nuevo sistema que entró en vigor en el año 2014 para empresas acogidas al Régimen General. A partir del año 2015, se generalizó este sistema.

Paso a paso para incorporarse al sistema red directo

Si consideras que puede ser de tu interés formar parte de este sistema y gestionar por ti mismo las cotizaciones sociales de tus trabajadores en lugar de encargárselo a una gestoría, los pasos que debes seguir son:

1) Necesitas disponer de certificado electrónico, que deberá ser certificado SILCON o el del DNI electrónico. Si aún no lo tienes o no lo tienes activado, lo primero es comprobar que funciona.

2) Solicita la autorización. Se requiere solicitar la autorización correspondiente a la Seguridad Social. Para ello debes presentar, personalmente o en la sede electrónica, los siguientes documentos:

  •  Formulario de solicitud de autorización (FR101) debidamente cumplimentado.
  •  Fotocopia del documento identificativo (DNI, NIE, Pasaporte) del solicitante.
  •  Documentación que acredite la representación de la Personalidad Jurídica o de la Persona Física.
  •  En el caso de que la autorización sea del tipo Profesional Colegiado se requerirá además el certificado de Profesional Colegiado ejerciente.

Solicitar la asignación por parte de la Seguridad Social de los códigos de cuenta de cotización (CCCs), que igualmente puedes realizar de forma presencial o telemática. 4) Practicar y empezar a utilizar el sistema.   Una vez concedida la autorización y cumplidos el resto de trámites, deberás probar el sistema, configurar el usuario principal y en su caso secundarios, y probar el sistema para aprender a usarlo, a través de la remisión de información en modo "prácticas" que se incorpora.  

Las principales diferencias de este sistema respecto al modo Red Internet son:

  • En el modelo Red Internet, la liquidación se realiza por la información que proporciona el usuario. En cambio, en este nuevo sistema la liquidación la hace la propia Seguridad Social.
  • El cálculo de la liquidación en el Modelo Red internet es a nivel del trabajador. En el nuevo sistema el cálculo de la liquidación se hace a nivel del Código de Cuenta de Cotización (CCC)

Trámites cuando hay empleados contratados

 Los autónomos o empresas con personal contratado pueden optar por designar un Autorizado Red que actúe en su nombre como representante o tramitar la solicitud en nombre propio para ser Autorizado Red.

  • A través de un Autorizado Red:

Sólo puede haber un único autorizado de modo que, en la mayoría de los casos, la asesoría encargada de la confección de las nóminas y de la presentación de los seguros sociales (TCs) será la que represente al autónomo.

Una buena asesoría tiene su propio número de Autorizado Red, otorgado por la Seguridad Social previa acreditación del cumplimiento de determinados requisitos profesionales. Esta autorización permite hacer los trámites en nombre tantos clientes como la asesoría quiera.

  • Solicitando ser Autorizado Red en nombre propio:

Esta modalidad sólo es viable para empresas que gestionen sus propias nóminas y presenten los TC de sus trabajadores directamente ante la Seguridad Social. De este tipo de trámites se suele encargar el departamento de personal.

  • Trámites cuando no hay empleados contratados

Las opciones que tienen los autónomos sin personal contratado para acceder a la Sede Electrónica de la Seguridad Social  son :

 Cualquiera de las tres opciones es válida.

Si deseas saber más sobre cómo conseguir un Certificado Digital, puedes visitar este post.  

En conclusión, el Sistema Red  tiene múltiples ventajas para el autónomo. Garantiza la privacidad y rapidez de los trámites. Además, los documentos acreditativos enviados a través de este sistema tienen validez legal.

Sólo me queda informarte de que la web de la Seguridad Social dispone de un Buzón de Consultas. Si te surgen dudas, puedes utilizar este servicio.

¡Ahora ya estás preparado para realizar tus trámites en el Sistema Red! ¿Consideras interesante gestionar las cotizaciones sociales de tus trabajadores por ti mismo o es mejor solicitar el apoyo de una asesoría?   

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