Gestión por procesos
La gestión por procesos es la fórmula que propone e implementa en las empresas y organizaciones un modelo operativo que se basa en diferentes procesos perfectamente diseñados y ejecutados para cada caso. El objetivo es aumentar la eficacia y eficiencia de las organizaciones a través de la interacción entre las diferentes áreas de trabajo. Se pretende que operen juntas y encontrando los puntos estratégicos comunes, aúnen fuerzas para llegar más lejos, más rápido y sin mermar la calidad del trabajo. Está considerada actualmente como una de las mejores fórmulas para optimizar el trabajo y conseguir resultados.
Bases de la gestión por procesos
Para que la gestión por procesos funcione es fundamental establecer una serie de principios sobre los que se irá trabajando.
- Jerarquías: se cambiará el escalafón a una estructura más plana y lineal en la que todos puedan aportar y sumar sin sentir la presión y el mando.
- Departamentos: aquellos considerados como funcionales tienen a desaparecer y serán sustituidos por otros equipos multidisciplinarios que trabajan sobre el propio proceso.
- Directivos: dejan de ser jefes y se convierten en líderes. No empujan y asfixian sino que apoyan e incentivan.
- Clientes: los equipos de trabajo se van a centrar más en las necesidades de los clientes y no en cubrir el trabajo o las necesidades de los jefes.
- Tecnología: la digitalización es fundamental
Protocolo de ejecución de gestión por procesos
La gestión por procesos va a necesitar también de una puesta en marcha optimizada que incluya todos los pasos necesarios.
Compromiso de la dirección
La gestión por procesos funcionará si la dirección está de acuerdo y apuesta por su implementación incluyendo los recursos necesarios para ello.
Formación y concienciación
Nada funciona si no se recibe la formación adecuada y la concienciación del equipo. Estos deberán estar totalmente involucrados y formar parte del proceso.
Determinación de los procesos
El punto clave será el diseño de los procesos a implementar. Sin estos, no se podrá trabajar con ellos. Y deberá implicar recursos de tiempo, dinero y todo lo que sea necesario para establecer qué procesos son los más adecuados en cada caso.
Clasificación de procesos
Una vez identificados los procesos, es fundamental clasificarlos según los criterios necesarios para la empresa. Marcar los que son claves ayudará al equipo a saber priorizar y a responsabilizarse de su implementación.
Relaciones entre procesos
Los procesos deben estar interrelacionados para conseguir un flujo saludable y optimizado. Entre ellos compartirán información, recursos y todo lo que sea necesario para su puesta en escena.
Mapa de procesos
Una vez los procesos están claros, determinados y clasificados, crear un mapa de procesos será clave para visualizar la situación en global. De ahí, será más fácil tomar decisiones y seguir el guión establecido.
La actividad alineada con la estrategia
Cuando una estrategia no tiene en cuenta a la actividad, esta será un auténtico fracaso. Es imprescindible alinear la actividad de la empresa y sus objetivos con la estrategia marcada. Una matriz de doble entrada será la via adecuada para que una se retroalimente de la otra.
Determinar los kpi’s medidores
Todo proceso debe ser medido para conocer su ratio de éxito o si por el contrario, hay que tomar acción para evitar desviaciones. Cada empresa, cada actividad tiene indicadores de medición totalmente diferentes. Hay que determinar cuáles para cada caso.
Sin duda alguna, una gestión por procesos es una garantía de éxito si esta, se implementa correctamente. Ayudará a trabajar de forma ordenada y con base sólida ante cualquier incidencia.
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