María Alcaraz

¿Por qué pymes y autonomos necesitan digitalizarse?


¿Por qué una Pyme o una Startup debe digitalizarse? ¿Qué necesidad tengo de complicarme la vida y a mi equipo también si todo funciona bien así como lo tenemos? Pues, sinceramente, porque no puedes seguir así. Porque aunque a ti te parezca que todo va fantásticamente bien y que es muy ágil y sencillo… Realmente no es así. No puedes tener una empresa en el siglo XXI en el que nos pasamos el día conectados a lo que sea (teléfono, ordenador, Tablet, videoconsolas…) y seguir gestionando tu negocio desde tedisosos y esclavos excels. Porque debes dejar el lápiz y el papel solo para crear, anotar ideas y quizás reuniones y digitalizar todo lo que puedas en tu empresa. Debes acabar ya con el siglo pasado. Todo está no solo digitalizado ahora sino que además, está en la Nube. Sabemos, de sobra, que estás super habituado a llevar y además a la mil maravillas, tu stock de miles de piezas en un archivo Excel al que puedes acceder desde tu ordenador para actualizarlo y que cuando vas a repasarlo o estudiarlo, incluso lo imprimes para poder escribir en él. ¿En serio? No puede ser. Hoy en día, con la velocidad a la que va todo, un stock se queda obsoleto en cuestión de segundos. Además, no hay nada menos eficaz que tener un documento que guardar cada vez que lo modificas y que, para más inri, esté en un dispositivo local al que solo puedes acceder de forma parcial o en determinados momentos. Ni que decir tiene la poca accesibilidad que tendrá tu equipo u otras personas implicadas. Y esto es solo un ejemplo porque si además del stock nos referimos a esas bases de datos en formatos físicos (tarjetas de visita) o similares en las que tenemos “desperdigados” todos nuestros contactos de posibles clientes, clientes, leads, usuarios potenciales… Eso ya es para ni pensarlo.

Necesitas digitalizar tu pyme

Si o si, actualmente, necesitas digitalizar tu pyme o startup. Desde el primer al último departamento, todo debe estar digitalizado. ¿Digitalizado? Si, informatizado si lo prefieres. Debe estar “colocado” o guardado en herramientas online que te ofrezcan seguridad, accesibilidad, facilidad en el manejo y otro tipo de características que al final hacen que el día a día en tu empresa sea muchísimo más fácil. Olvida soportes antiguos, deja de complicarte la vida con posibles pérdidas, libérate de bloquear a tu equipo con información localizada… y súmate, también en tu empresa, a las nuevas tecnologías. Es de verdad alucinante cómo vemos que en nuestra vida diaria y personal todo lo tenemos en el móvil o la Tablet pero cuando se trata de la empresa, la cosa cambia. Cuesta y mucho dar el salto pero es, a estas alturas, imprescindible.

Beneficios de digitalizar tu pyme o startup

Muchos, de verdad que muchísimos, más de los que puedas pensar en un primer momento. Digitalizar tu negocio te ayudará no solo en el momento en el que lo implementes sino que a la larga, ahorrarás muchísimo tiempo en el día a día también ganarás en productividad y tranquilidad. ¿Qué beneficios específicos puede aportarte?

  • Seguridad: Cuando digitalizas tu negocio tienes todo localizado en un solo lugar, en la nube y sin riesgos a que se te rompa el ordenador, le caiga agua o haya una subida de tensión que todo “lo queme”. Nada de esto pasará y si te preocupa la seguridad en la nube, libérate de ese miedo, como decíamos en este post, es más viable que te roben el portátil en algún lugar o entren en tu oficina a que pierdas todo lo que tienes en un servidor virtual. Primero porque ellos ya trabajan y mucho en que esto no ocurra y todo siga bien salvaguardado (es su negocio y no pueden fallar) y además porque las copias de seguridad existen y sirven para algo (asegúrate que allá donde contrates espacio virtual, tienen copias de seguridad y si no, si quieres estar más tranquilo, siempre puedes hacerlas tú). Pero la seguridad que adquirirás es muchísima y lo notarás.
  • Accesibilidad: Una vez que tengas digitalizada tu empresa, todo fluirá mejor. Ahora, si no lo tienes así, seguro que tu contabilidad está en documentos específicos que tiene la persona que se encarga de esto, a los cuales solo puedes acceder si te los envía por correo pero, si justo después los actualiza, pierdes ese dato. O qué decir de las campañas de marketing, las ventas de tu empresa o cualquier otro área. Con la digitalización todo estará al alcance de todos y fluirá la información de forma más ágil. Tendrás acceso, tanto tú como tu equipo, desde cualquier lugar, en cualquier momento y estés donde estés… incluso sin conexión. No tendrás que esperar a ir a la oficina para ver ese documento, no tendrás que avisar a nadie para que te lo envíe por email y eso hará que nadie, sea imprescindible.
  • Agilidad: Si todo es más accesible, todo es más ágil y la agilidad ayuda a la productividad. Como decíamos, que nadie tenga que esperar a nadie para poder trabajar sobre un documento, que todo el mundo esté al tanto de lo que tiene que hacer y de lo que están trabajando los demás, que la información esté abierta a todo el equipo aporta facilidad en el día a día y se evita así perder minutos y horas que pueden ser mucho más productivas si estamos trabajando de forma objetiva en las tareas que aportan valor.

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Los tres pilares de la digitalización en la pyme

Estos son los tres pilares fundamentales en los que se asientan las razones y los motivos para digitalizar una pyme o una startup. Deberían ser más que suficientes para que tomemos, todos, la decisión de si no lo hemos hecho ya, que nos pongamos a digitalizar nuestra empresa. Es una decisión no de futuro sino de presente. Tienes que atajarla ya y ponerte como se diría, manos a la obra. Seguridad, accesibilidad y agilidad son solo tres palabras detrás de las cuales hay tremendas mejoras para tu negocio. No puedes obviarlas porque además, si no lo haces, te quedarás fuera del entorno y cuanto más tardes, más difícil será el cambio.

Los miedos a la digitalización de una pyme

Y aquí, en este punto, cuando estamos casi preparados y convencidos para hacer dar el paso, aparecen los temidos miedos y los que nos ponen las barreras para terminar de comenzar con el proceso. Estas son algunas de las preguntas más frecuentes que seguro te estás haciendo:

  • ¿Qué pasa durante el proceso? Nada, no pasa nada porque lo más fácil es que vayas digitalizando las áreas de la empresa y que lo prepares todo lo más concisamente posible para que el paso de lo que tienes ahora a lo digital, sea lo más rápido posible. Que sea un solo paso final y que así no interfiera en ningún trabajo. Será poco tiempo, seguro. No debes preocuparte y siempre, será menos del que empleas en el día a día actualmente.
  • ¿En qué momento lo hago? En el que menos carga de trabajo tengáis (tú y tu equipo), en el que menos “conflicto” pueda crear… Por ejemplo, si vas a cambiar la forma de llevar la contabilidad y la facturación y vas a contratar una plataforma online para esto, no lo hagas cuando tienes que cerrar el trimestre. Hazlo antes o después. El final de año o comienzo de uno nuevo es un gran momento porque puedes empezar el ejercicio en un nuevo soporte, más cómodo e ir poco a poco ya con todo en la nueva plataforma.
  • ¿Qué herramienta eligo? Ante todo, la que haga más por tu empresa en un solo lugar y que así puedas ahorrar tiempo de subir información, gestionar documentación y solo pagar un soporte y no 20. Esto es fundamental. Por ejemplo, con Billage tendrás Todo en 1: facturación, CRM, gestión de proyectos y solo con una cuota. Más fácil, imposible.

Es el momento de dar el gran salto y profesionalizar tu empresa. Ahora, digitalizarse es por supuesto, un paso cualitativo que no puedes obviar. Programa de facturación online

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