Matriz Eisenhower: la clave de tu productividad

La Matriz de Eisenhower es la clave para llevar tu productividad a otro nivel. Ahora que volvemos al trabajo tras las vacaciones, necesitamos un extra para focalizarnos, centrarnos y hacer que cada minuto invertido en trabajar, sea realmente efectivo y útil. Con este método vas a ver resultados en muy poco tiempo, trabajarás más feliz porque al final del día veras tus tareas tachadas en tu agenda. La satisfacción será tu nueva mejor amiga y todo gracias a aumentar tu productividad. Descubramos otro método realmente eficaz para trabajar: la Matriz Eisenhower.

La Matriz Eisenhower: definición

Seguramente has escuchado hablar de otros métodos de trabajo diseñados para aumentar la productividad (Técnica Pomodoro por ejemplo). La Matriz Eisenhower es algo menos conocido por su juventud pero no por ello, menos efectivo, al contrario.

En pocas palabras, la Matriz Eisenhower es un método para priorizar tareas y administrar la carga de trabajo desde un marco simple y fácil de gestionar.

Se trata de organizar lo que tengas que hacer, priorizar lo que tenga más importancia y distribuir la carga de trabajo presente. Todo ello sin grandes complicaciones ni que el método en sí mismo genere más trabajo que la realización de tus propias tareas.

La caja de Eisenhower como también se conoce a este método toma su nombre del presidente 34 de los EEUU. Y es que Eisenhower era conocido por muchas de sus virtudes entre las que se encontraba su elevada productividad. Él era altamente productivo tanto que sirvió como ejemplo para numerosos estudiosos que tenían como objetivo trabajar en pro de la productividad. Uno de sus “discípulos” en este campo fue el mismísimo Stephen Covey que en su libro “7 hábitos de la gente altamente efectiva” hace una buena recopilación de ideas y tips del Presidente.

La Matriz Eisenhower en su mínima expresión sale de una de las frases más conocidas del presidente: “Tengo tareas urgentes y tares importantes: Las urgentes no son importantes y las importantes nunca son urgentes”.

A partir de aquí, se ha desarrollado una fórmula para organizar tareas de forma saludable. El objetivo principal es llegar a todo lo que realmente es importante y necesita que esté hecho. Hay que ser productivo y para ello, la Matriz Eisenhower te va a ayudar.

¿Cómo trabajar con la Matriz Eisenhower para aumentar tu productividad?

La caja Eisenhower también se llama así, caja, porque se trata de repartir tus tareas en diferentes cajas según su relevancia en tu día – trabajo. Para arrancar solo tendrás que dibujar 4 cajas o cuadrantes dentro del soporte que hayas elegido para realizar tu organización (papel, Excel o cualquier otra herramienta). Las cajas serán:

Caja 1 o primer cuadrante (superior izquierda) – Tareas urgentes e importantes

Aquí estará todo aquello en lo que te tienes que enfocar con máxima prioridad, premura y poner todo tu foco. Son esas tareas que sí o sí necesitan ser resueltas y que salgan adelante en el menor tiempo posible y con la máxima calidad.

Por lo tanto, colócalas para hacerlas en el instante del día en el que estés más despierto, enfocado y seas más productivo.

Aquí tendrás muchas de esas tareas que son imprevistas, que no contabas con ellas… lo que todos conocemos como “apagar algún fuego”. También las que harán que el proyecto salga adelante o que el resto del equipo pueda seguir su trabajo.

Caja 2 o segundo cuadrante (superior derecha) – Importantes pero no urgentes

Esas tareas que sí o sí hay que hacerlas porque son de suma importancia pero no tienen un timming muy establecido, a corto plazo y se pueden alargar más. Colócalas en segundo término para una vez realizadas las del primer cuadrante, ir haciéndolas con ritmo.

Aquí incluirías esas tareas propias como revisión del plan de acción para el próximo año, hacer un estudio de soluciones para la gestión de tu negocio, etc.

Caja 3 o tercer cuadrante (inferior izquierda) – Urgentes pero no importantes

Vaya por delante que estas tareas te van a quitar la vida y se pueden convertir en el típico “sapo que salta” (esas tareas que son urgentes pero nos dan pereza o nos causan malestar y las vamos procrastinando de un día a otro).

Te vas a enfrentar a esas tareas que tienes que priorizar porque son urgentes pero al no ser importantes, intentarás relegarlas. Colócalas en la caja 3 para que no se te pasen de tu escenario y sí o sí, te pongas a ellas también. ¿Qué marcará cuándo tienes que hacerlas? Su carácter de urgente. Tan pronto tengan que estar hechas, hay que tenerlas resueltas.

Eso sí, al no ser importantes, puedes delegarlas en otra persona o hacerla en un momento que no requiera de tu máxima atención (por ejemplo cuando estés bloqueado creativamente).

Caja 4 o cuarto cuadrante (inferior derecha) – Ni urgentes ni importantes

Estas serán las últimas tareas a acometer. No son urgentes ni importantes por lo que pueden esperar. Son las tareas idóneas para rellenar huecos. Si puedes, evítalas porque están destinadas a robarte tiempo, atención y te van a distraer. Sobre todo son muy de distraer porque como no aportan mucho valor, nos angustiamos pensando que tenemos que hacerlas.

¿Qué es urgente y qué es importante?

Uno de los grandes problemas cuando nos dedicamos a organizar nuestra Matriz Eisenhower es que nos cuesta diferenciar entre las tareas importantes y las urgentes. No tenemos muy claro como determinar cada una de ellas. Suele ocurrir que todas las consideramos importantes y todas son urgentes de una u otra forma. Pero, ¿qué e realmente importante y qué es urgente? ¿Cómo catalogar nuestras tareas correctamente?

Hacer esta catalogación es uno de los puntos de dolor de todo buen líder o persona que quiera ser altamente eficaz en su trabajo. Nos solemos hacer un lío, no sabemos qué poner en cada caja y cómo distinguir nuestras tareas. No hay una fórmula universal a la que podamos acogernos para hacer esta criba.

Sí puede resultarte útil el principio de que “una tarea urgente no se puede dejar sin realizar” por lo que a partir de esto, puedes estipular cuáles de tus tareas pendientes, son urgentes. Elimina las que no lo son de ese cuadrante y ya tendrás una primera “limpieza”. Si tu tarea requiere de actuación inmediata, es que es urgente.

En cambio (y también este criterio te ayudará), las tareas importantes son relevantes para tu proyecto / empresa pero tienen un recorrido más largo. Por lo tanto, son importantes pero no urgentes o sí urgentes si además de ser importantes tienes que hacerlas cuanto antes.

Beneficios de la Matriz Eisenhower

La caja Eisenhower tiene infinidad de beneficios pero podríamos destacar como los más importantes, entre otros, que es un método sencillo de implementar y que te ayudará de forma fácil a ser más productivo. Por supuesto, su mayor reto es que con él conseguirás distribuir tus tareas de forma muy visual y eso siempre ayuda.

En billage tenemos un potente gestor de proyectos con el que podrás organizarte a partir de la Matriz de Eisenhower. En tu panel de cada proyecto, en la vista canvas, puedes elaborar listado de tareas a partir de los cuatro cuadrantes de la Matriz Eisenhower. A partir de ahí, ir haciendo y desarrollando las tareas y etiquetándolas como “terminadas”. La satisfacción al final del día será muy elevada y estarás enfocado para un descanso reparador. ¿Probamos?

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