Eso sí, hay que tener en cuenta determinados aspectos y detalles a la hora de realizar una factura en dólares.  Para evitar errores en la contabilidad y sobre todo, equivocaciones que puedan llevarnos a desastres en la fiscalidad de la compañía, detallamos a continuación los diferentes aspectos a considerar a la hora de emitir facturas en dólares.

Conceptos básicos de una factura en dólares

Una factura es el documento legal acreditativo de una compra – venta. En ella se detallan los productos / servicios que el emisor ha proporcionado al receptor (proveedor – cliente) incluyendo las cantidades y montos a pagar. En transacciones internacionales en las que hay varias monedas involucradas, la facturación en dólares se convierte en una herramienta esencial con la que establecer una base común de valor y con ello, simplificar la transacción y el proceso de pago.

Ventajas del uso de la factura en dólares

La moneda dólar estadounidense cuenta con el beneficio de ser mundialmente aceptada así como reconocida en cualquier lugar. Utilizar el dólar en transacciones internacionales ayuda a reducir la incertidumbre económica entre los mercados. Además, ayuda notablemente al cálculo de los costes para ambas partes.

El dólar igualmente tiende (salvo excepciones o momentos puntuales) a ser una monea estable lo que aporta estabilidad a las transacciones.

Requisitos legales de la factura en dólares

Para realizar la facturación en dólares entre países es importante tener en cuenta determinados puntos clave de la transacción:

Regulaciones legales (y fiscales)

 Antes de crear facturas en dólares es imprescindible conocer y entender las regulaciones locales e internacionales a nivel legal que pueden afectar. Cada país tiene sus requisitos propios y específicos en cuanto a la información que debe incluir la factura para considerarla legal: número de registro, datos, identificación fiscale, etc.

Por supuesto, hay que tener en cuenta todos los tipos impositivos y consideraciones fiscales que implicará dicha factura.

Precisión y cumplimiento

El cumplimiento de las regulaciones anteriormente descritas y que vamos a detallar aún más es esencial para evitar problemas legales y fiscales. Es imperativo asegurarse e investigar las regulaciones vigentes en cada país y en el país del cliente o proveedor al que estás facturando. La falta de cumplimiento podría llevar a retrasos en el pago o incluso sanciones.

Aspectos financieros al facturar en dólares

1. Protección contra la volatilidad cambiaria monetaria

Facturar en dólares puede arrojar cierta protección contra la volatilidad cambiaria de las monedas. Al establecer un precio en dólares, se reduce el riesgo de pérdida debido a fluctuaciones abruptas en los tipos de cambio. Sin embargo, es esencial monitorear los movimientos del mercado para ajustar los precios en consecuencia si la moneda experimenta cambios significativos.

2. Acceso a Mercados Internacionales

Facturar en dólares facilita en gran medida el acceso a mercados internacionales. Muchos clientes y socios comerciales están acostumbrados a operar en dólares, lo que puede simplificar las transacciones y brindar una imagen profesional a nivel global.

3. Flujo de Efectivo Estable

Algunas empresas eligen la facturación en dólares para mantener un flujo de efectivo más estable. Si los ingresos y los gastos están en la misma moneda, se minimiza el riesgo de pérdida debido a fluctuaciones cambiarias.

Aspectos Contables 

1. Tipo de Cambio para Registro

Para facturar en dólares es necesario determinar qué tipo de cambio utilizar para registrar las transacciones en la moneda local. Esto puede ser el tipo de cambio en la fecha de la transacción o en la fecha de pago, dependiendo de las normativas contables aplicables en tu jurisdicción.

2. Conversión de Estados Financieros

Si la moneda local es diferente al dólar hay que realizar la conversión de los estados financieros para presentarlos en la moneda local en los informes contables. Esto puede implicar el uso de tasas promedio o tasas de cierre, según las regulaciones contables pertinentes.

3. Reconocimiento de Ganancias o Pérdidas Cambiarias

Las fluctuaciones en los tipos de cambio entre la fecha de facturación y la fecha de pago pueden generar ganancias o pérdidas cambiarias. Es importante que sean reconocidas y registradas adecuadamente en los libros contables.

Aspectos Fiscales

1. Retención de Impuestos

Dependiendo de la jurisdicción y los tratados fiscales internacionales, puede haber retenciones impositivas sobre los pagos en dólares. Es crucial comprender las obligaciones fiscales en ambos lados de la transacción para evitar doble imposición.

2. IVA y Facturación en Dólares

En algunos y determinados países, la facturación en dólares puede tener implicaciones en la aplicación del Impuesto al Valor Agregado (IVA) o su equivalente de impuesto. Es necesario conocer previamente estos tipos y las reglas específicas para evitar errores en la facturación y en la presentación de informes fiscales.

3. Declaración de Ingresos en Moneda Extranjera

Los ingresos en moneda extranjera hay que declararlos e incluirlos en la declaración de impuestos. Esto puede requerir la conversión de los ingresos a la moneda local utilizando el tipo de cambio apropiado según las regulaciones fiscales vigentes.

Pasos para crear una factura en dólares

Una factura, sea en la moneda que sea, debe incluir siempre la información necesaria para que se considere un documento válido y legal. En el caso de las facturas en dólares no hay excepción. Deben cumplimentarse con detalle y desgranar los datos requeridos de ambas partes (emisor – receptor) así como de la transacción en cuestión.

Información del Remitente y Receptor

– Detalles del remitente: nombre completo del autónomo o el nombre de la empresa, dirección, información de contacto incluyendo el número de registro o identificación fiscal.

– Detalles del receptor: la información completa del destinatario de la factura. Esto incluye su nombre o nombre de la empresa, dirección, detalles de contacto y el número de identificación fiscal. La precisión es clave para garantizar que la factura llegue correctamente y evitar demoras en el cobro.

Desglose de los Productos o Servicios:

– Lista detalle de las ventas: enumeración de cada producto o servicio que se esté facturando. Incluir siempre que sea posible una descripción clara y detallada para evitar confusiones. Lo mejor también es asignar un código o número de referencia único a cada artículo con lo que no habrá duplicidad de líneas.

Cálculos y Total de la Factura

– Cálculo y subtotal: Junto a cada producto o servicio, es importante mostrar la cantidad y el precio unitario de cada línea. Al final aparecerá el subtotal multiplicando la cantidad por el precio unitario.

– Impuestos y cargos adicionales: Si aplican impuestos o cargos, es necesario detallarlos por separado. Para finalizar se calculará el monto total sumando el subtotal y los impuestos.

Detalles de Pago

– Métodos y fórmulas de pago: Hay que especificar los métodos de pago que se aceptan y que se habrán acordado al inicio de la colaboración, como transferencias bancarias, PayPal u otras opciones. Proporcionar instrucciones claras y precisas para que el cliente pueda realizar el pago sin problemas ayuda a agilizar el cobro.

Inclusión de Términos y Condiciones

– Plazos de pago: Establecer la fecha límite para el pago y cualquier política de penalización por retraso va a generar un espacio de trabajo seguro para poder cobrar en tiempo.

– Políticas de reembolso y garantías: Si aplican, describir las condiciones bajo las cuales se pueden solicitar reembolsos o activar garantías.

Información Legal Adicional:

– Detalles legales: Si es necesario según las regulaciones, hay que agregar toda aquella información legal como números de registro o identificación fiscal. Esto puede ser importante y un aspecto clave para fines de contabilidad y seguimiento.

Herramientas y Plantillas Útiles

Asegurarse de que la facturación se realiza de forma correcta es la acción más adecuada para una gestión eficaz del negocio. Facturar no es simplemente emitir la factura sino que hay que hacerlo en orden, con toda la información requerida e incluyendo los importes reales con impuestos y deducciones clavadas.

Sin duda alguna, el mejor aliado será un programa de facturación con el que todo se automatice. Además los softwares de facturación van a saber interpretar la moneda escogida (dólares en este caso) aplicando todos los detalles y características específicas que sean según el caso.

La facilidad de trabajo con un software como billage es de gran espectro. Puedes incluir tu imagen de marca para que todas las facturas (proformas, definitivas, rectificativas) siempre cumplan con tu imagen.

Además también se incluyen plantillas para trabajar sobre ellas sin tener que hacer más que incluir los datos del cliente y de la venta propiamente.

Ningún detalle de una factura en dólares debe quedar al azar por lo que es siempre mejor confiar en un software de facturación.

Consejos para una Facturación Exitosa

Por último, hay otros aspectos a tener en cuenta en la tarea de realizar una factura en dólares. Estos tips ayudan a que no solo la facturación sea correcta sino fluida y cómoda para ambas partes agilizando el proceso de cobro y finalización del proceso.

Comunicación clara: Mantener una comunicación transparente con los clientes. Hay que asegurarse de que comprendan los detalles de la factura y los plazos de pago.

Sistemas de seguimiento: Utilizar sistemas de seguimiento de facturación para mantener un registro de las facturas enviadas y su estado de pago ayuda a tener saneada la contabilidad de la compañía. Billage lo hace de forma automática incluyendo avisos de cobros, pendientes y otros.

Mantenimiento de registros: Organizar y almacenar registros de facturación y pagos para fines contables y de auditoría también es posible realizarlos sin esfuerzo desde los programas de facturación cloud.

La facturación en dólares es un proceso esencial para el comercio internacional. Al seguir los pasos detallados y mantener un enfoque en la precisión y el cumplimiento, se pueden y deben crear facturas efectivas que faciliten las transacciones internacionales y fortalezcan tus relaciones comerciales globales.

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Y es que en un ecosistema en el que ya no existen las fronteras ni físicas ni digitales, la venta internacional deslocalizada desafía las normativas fiscales vigentes. Una razón que hacía imprescindible generar un Modelo de regulación para estos asuntos. Así nace el Modelo 035 aplicable a los vendedores online. ¿Qué es y cómo funciona? Lo descubrimos.

Qué es el Modelo 035

El Modelo 035 es una declaración informativa que los propietarios de tiendas online y comercio electrónico deben presentar a la Agencia Tributaria (en este caso, en España). Mediante esta declaración se informa en detalle de las transacciones realizadas (las ventas) a particulares de otros países de la UE.

Este Modelo incluye de forma totalmente minuciosa la información y datos concretos de las ventas individuales, el importe, el país de destino de la mercancía vendida, el tipo de impuesto aplicado – su cantidad así como otra información y detalles que se consideren relevantes. 

Para qué sirve el Modelo 035

El entorno de las ventas ha cambiado considerablemente. Ahora se puede vender de forma automática a cualquier parte del Mundo sin esfuerzo ni cortapisas. Para que Hacienda tenga completo control sobre la mercancía vendida desde España a través de comercio electrónico ha creado el Modelo 035.

Evitar la incertidumbre y que los vendedores no tributen como deben son los principales objetivos de la creación de este Modelo. Regular las ventas y sus impuestos derivados.

El Modelo 035 por lo tanto tiene como objetivo hacer cumplir a los vendedores digitales con las obligaciones y regulaciones fiscales en caso de vender a consumidores europeos.

El para qué del Modelo 035 es sencillo: simplificar la tributación del IVA en estas operaciones alineando la fiscalidad con la dinámica moderna del comercio electrónico.

Por lo tanto, el propósito fundamental del Modelo 035 es proporcionar a la Agencia Tributaria una visión precisa de las transacciones de ventas online a particulares en países de la Unión Europea. Esta información es esencial para varios fines, incluidos:

• Tributación Exacta: El formulario permite a las autoridades fiscales calcular y verificar que se haya tributado correctamente el IVA en las ventas internacionales, evitando posibles evasiones o errores en los cálculos.
• Control y Auditoría: El Modelo 035 sirve como una herramienta para el control y la auditoría de las transacciones. La Agencia Tributaria puede verificar que los importes declarados y pagados sean coherentes con las operaciones reales.
• Estadísticas y Análisis: La información recopilada a través del Modelo 035 también se utiliza para fines estadísticos y de análisis económico, lo que ayuda a comprender mejor las tendencias en el comercio electrónico internacional.

Cómo afecta a los comercios online

Una de las dudas más repetidas en cuanto al Modelo 035 es cómo afecta a los vendedores online que ahora deben implementar este documento. A partir de ahora deben recopilar y registrar de una manera totalmente detallada todas las ventas realizadas a particulares de otros países de la UE.

Con toda la información nos referimos a toda: el país de destino, el tipo de bienes vendidos y los importes de las ventas.

A partir de estos datos, los vendedores deben calcular y tributar el IVA correspondiente en cada país de destino.

La presentación del Modelo 035 es una responsabilidad adicional para los vendedores, lo que puede requerir ajustes en los sistemas de gestión de ventas y facturación. Para ello lo más apropiado es contar con un software de facturación online como billage que facilita la tarea. Se puede configurar directamente con la plataforma de venta de cada caso (woocommerce, Shopify…) a través de sus integraciones. Así, la factura se generará de forma automática tras cada transacción. La precisión en la recopilación de datos y la declaración correcta es crucial para evitar sanciones fiscales y garantizar el cumplimiento. Hazlo con billage y olvídate de tareas manuales.

Las partes del Modelo 035 

El Modelo 035 no es simplemente un formulario más en la jungla burocrática que genera Hacienda. Es un mapa detallado que conduce a una tributación más eficiente y a un cumplimiento normativo sin fisuras. Para navegar con destreza por este mapa, es vital comprender los componentes clave que lo componen:

• Identificación de las Transacciones: El Modelo 035 requiere una descripción minuciosa de las operaciones de venta online a particulares de otros países de la Unión Europea. Esta identificación precisa sienta las bases para una tributación adecuada y transparente.
• Datos del Cliente: En fiscalidad también hay que conocer a tu público o al menos, a tus compradores. El Modelo 035 exige detalles precisos sobre los compradores, lo que proporciona una visión más profunda de tu base de clientes internacional.
• Cálculo del IVA: Aquí es donde el Modelo 035 brilla con su enfoque simplificado. El formulario guía a las empresas en el cálculo correcto del IVA aplicable a las ventas internacionales, evitando errores y discrepancias que podrían tener implicaciones financieras negativas.
• Declaración y Pago: El Modelo 035 no se detiene en la simple recopilación de información; también es el vehículo a través del cual se declaran y pagan los importes de IVA correspondientes. Esta fase es fundamental para mantener la conformidad y evitar posibles sanciones.
• Control y Auditoría: El Modelo 035 también sirve como una herramienta para el control y la auditoría. Proporciona un registro detallado de las transacciones y la tributación asociada, facilitando la revisión por parte de las autoridades tributarias.

 Plazos de presentación

Cumplir con los plazos de presentación del Modelo 035 es esencial para evitar sanciones y mantener una relación transparente con la Administración Tributaria. Aquí te presentamos los plazos que debes tener en cuenta:

Primer Trimestre del Año:

Si has realizado ventas online durante el último trimestre del año anterior (del 1 de octubre al 31 de diciembre), tendrás que presentar el Modelo 035 antes del 31 de enero.

Segundo Trimestre del Año:

Si has efectuado ventas online en el primer trimestre del año en curso (del 1 de enero al 31 de marzo), deberás presentar el Modelo 035 antes del 31 de mayo.

Tercer Trimestre del Año:

Si tus ventas online tuvieron lugar en el segundo trimestre del año (del 1 de abril al 30 de junio), la fecha límite para presentar el Modelo 035 será el 31 de agosto.

Cuarto Trimestre del Año:

Por último, si has llevado a cabo ventas online en el tercer trimestre del año (del 1 de julio al 30 de septiembre), deberás presentar el Modelo 035 antes del 30 de noviembre.

Plazo de presentación de la declaración de inicio

El primer Modelo 035 para comercio electrónico se debe presentar con un mes de antelación a la fecha de alta dándose el momento efectivo en diferentes momentos dependiendo de si aplica al Régimen exterior de la Unión Europea (el alta se hará efectiva el primer día del siguiente trimestre después del alta) o al Régimen de Importación (el alta se hará efectiva cuando la Agencia Tributaria otorgue al interesado el número de operador a efectos de éste régimen).

Inicio de Actividades: El plazo de presentación de la Declaración de Inicio comienza el primer día en que realices operaciones de ventas online a particulares en otros países de la Unión Europea. Es importante identificar este punto exacto, ya que marca el inicio de tus responsabilidades en cuanto a la presentación del Modelo 035.

Dentro de los 10 Días Naturales: Una vez que hayas iniciado tus actividades sujetas al Modelo 035, tienes un plazo de 10 días naturales para presentar la Declaración de Inicio. Este es un período relativamente corto, por lo que es esencial mantener una organización precisa y estar al tanto de tus operaciones.

Fechas Específicas: Los plazos específicos pueden variar según las circunstancias de cada contribuyente y los cambios en la legislación. Es recomendable consultar directamente las indicaciones proporcionadas por la Agencia Tributaria o buscar asesoramiento profesional para asegurarte de cumplir con los plazos correctos.

Plazo de presentación de la declaración de modificación

Si existe alguna modificación que afecte al Modelo 035 y a la venta online, se tiene de plazo hasta el décimo día del mes siguiente al que se ha hecho práctica dicha modificación.

Ya se para el profesional o el intermediario, hay que notificarlo a la AEAT con el Modelo 035.

Plazo de presentación de la declaración de cese

Por último, en caso de cese del negocio de venta online, hay que también notificarlo mediante el Modelo 035 acogiéndonos a dos escenarios posibles:

• Régimen de la Unión y régimen exterior de la Unión: este cese deberá ser comunicado a la AEAT con un mínimo de 15 días antes de la finalización del trimestre natural anterior al cese de la actividad.
• Régimen de importación: Igualmente el plazo será de un mínimo de 15 días antes de finalizar el mes natural anterior al que se da por finalizada la actividad.

Necesidad de intermediario 

La presentación del Modelo 035 puede ser una tarea complicada para los vendedores online, especialmente para aquellos que no están familiarizados con los aspectos fiscales. Aquí es donde entra en juego la necesidad de un intermediario.

Un intermediario es una entidad que actúa como puente entre el vendedor online o de comercio electrónico y la Agencia Tributaria. Su función principal es facilitar la presentación correcta y oportuna del Modelo 035, asegurando que se proporcionen todos los datos requeridos y se cumplan las obligaciones fiscales.

Ventajas de Utilizar un intermediario

• Experiencia y conocimiento: Los intermediarios están familiarizados con los aspectos fiscales y legales relacionados con la venta en línea. Tienen la experiencia necesaria para guiar a los vendedores a través del proceso de presentación del Modelo 035 de manera efectiva.
• Evitar errores Costosos: La presentación incorrecta o incompleta del Modelo 035 puede resultar en multas y sanciones financieras. Un intermediario ayuda a evitar estos errores, lo que a su vez protege los intereses financieros del vendedor.
• Ahorro de tiempo: La preparación y presentación del Modelo 035 puede ser un proceso que consume tiempo. Al contar con un intermediario, los vendedores pueden dedicar más tiempo a sus operaciones comerciales centrales en lugar de lidiar con aspectos fiscales complejos.
• Asesoramiento personalizado: Los intermediarios pueden brindar asesoramiento personalizado a los vendedores en línea, adaptándose a las necesidades específicas de cada negocio y asegurando el cumplimiento normativo.

Obligaciones de un intermediario 

Para que un intermediario cumpla con sus obligaciones es preciso tener en cuenta:

• Debe estar registrado en el Estado miembro donde actúa. En España deberá hacerlo a través del Modelo 035
• Al estar dado de alta estará en posesión del número de identificación especial (NIOSSIn) que le permite realizar esta actividad.
• Deberá llevar a cabo las gestiones precisas para dejar registrado en el Estado miembro a los sujetos pasivo que representa.

Cómo presentar el Modelo 035

La presentación del Modelo 035 se realiza en línea a través de la plataforma habilitada por la Agencia Tributaria. Por lo general, se establece un período de presentación específico para este formulario, y es crucial cumplir con los plazos para evitar posibles sanciones [consultar fechas arriba]. La plataforma es intuitiva y guía a los contribuyentes a través de los pasos necesarios para completar y enviar el formulario de manera correcta.

Como cualquier otro Modelo de Hacienda se puede presentar telemáticamente y pagar a través del banco.

 Gestionar automáticamente la facturación para el Modelo 035

En un esfuerzo por armonizar la tributación en el comercio electrónico y combatir la evasión fiscal, la Agencia Tributaria de España ha introducido el Modelo 035. Esta nueva regulación afecta directamente a los vendedores en línea que realizan ventas a particulares de otros países de la UE. Mantenerse informado sobre estas regulaciones cambiantes es esencial para asegurarse de que los vendedores cumplan con sus obligaciones fiscales y eviten problemas legales en el futuro. Si eres un vendedor en línea, asegúrate de comprender completamente cómo el Modelo 035 puede afectar tu negocio y toma las medidas necesarias para cumplir con estas nuevas regulaciones.

El cumplimiento de las obligaciones fiscales es crucial para cualquier negocio, especialmente en el ámbito de las ventas en línea. El Modelo 035 se ha establecido como una herramienta para facilitar la tributación adecuada de estas operaciones. Siguiendo los plazos de presentación mencionados anteriormente, podrás evitar problemas con la Agencia Tributaria y mantener tu negocio en línea funcionando sin contratiempos legales. Recuerda siempre consultar fuentes oficiales o buscar asesoramiento profesional si tienes dudas específicas sobre tu situación tributaria.

Hazte ahora con un software de facturación como billage que puedes integrar en un único clic a tu sistema de ventas digital (woocommer, Shopify, otros). Factura automáticamente y cumple con todos los requisitos del Modelo 035.

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Quizás a priori parezca algo muy elemental incluso demasiado sobre todo como para dedicarle un post de blog y contenido de valor pero realmente, la fecha de emisión de una factura es un dato bastante importante que normalmente no se le da el lugar que le corresponde. Esto incurre en multitud de errores internos de las empresas y sus contabilidades pero también para con la Administración y Hacienda. ¿Cómo subsanarlos? Atendiendo a todo lo que implica la fecha de emisión de una factura.

¿Qué es la fecha de emisión de una factura?

En detalle, la fecha de emisión de una factura es la fecha en la que esa factura fue emitida, generada o expedida (los tres conceptos representan lo mismo).

Esta fecha es totalmente obligatoria y debe aparecer en todas y cada una de las facturas generadas para acreditar una venta de un producto / servicio.

Es por lo tanto, una información obligatoria y totalmente reglamentaria. Es de esas piezas indispensables que tienen que aparecer siempre, en una factura y preferiblemente, en un lugar visible y bien ubicado para evitar confusiones.

Esta información, la de la fecha de emisión de la factura, debe ser real por lo que no da a lugar generar facturas con fecha anterior – posterior a la venta.

La fecha además será el dato que generará un orden cronológico a las facturas de la contabilidad de una empresa. Además del número de la factura (que debe ser correlativo), la fecha ordenará todas las facturas y las clasificará según mes – trimestre de emisión. Este es un dato realmente reseñable a la hora de preparar los trimestres de impuestos (IVA e IRPF).

Importancia de la fecha de emisión de una factura

Según adelantábamos, la fecha de emisión es muchísimo más importante de lo que a priori puede parecer. Sí, es una fecha sin más pero en un ejercicio contable la fecha de cada factura aporta información relevante para el cierre fiscal así como para cualquier análisis financiero.

No es igual una factura emitida (y por lo tanto, dinero que se va a cobrar – ingresar) en un año que en otro y ni siquiera, en un mes que otro (sobre todo de cara a los balances de ingresos – gastos de la compañía).

Además, otro dato que ofrece la fecha de emisión de la factura es que determina la liquidación de impuestos como el IVA y el IRPF. Según la fecha de cada factura, ese impuesto en concreto entrará en un trimestre u otro teniendo que hacer así frente al pago de impuestos relacionado.

Lo que siempre hay que tener en cuenta es que una factura sin fecha de emisión (que no la incluya, no aparezca clara o esté equivocada) no puede ser aceptada. De hecho, es ilegal y tampoco la Administración la aceptará como factura formal.

Si recibes una factura por un producto / servicio adquirido, esta siempre debe incluir la fecha de emisión. Si no, es mejor devolverla para que se cumplimente de forma adecuada (ya que la fecha debe estar generada por quién crea la factura, el emisor de la misma).

Por último y no menos importante, la fecha de emisión es la garantía para cualquier tipo de reclamación. Si el periodo permitido para una reclamación es de 1 mes, este contará a partir de la fecha de emisión de la factura. En caso de no aparecer, no podría evaluarse el periodo que está ocupando. 

Fecha de emisión según tipo de factura

En el ejercicio de la contabilidad existen diferentes tipologías de facturas según las características de cada caso (factura rectificativa, simplificada, etc). En estos casos, la fecha puede generar alguna duda ya que existen diferentes momentos: el de la emisión de la factura original, el de la emisión de la factura posterior, etc.

Facturas rectificativas: si se hace una rectificativa siempre es sobre una factura anterior que se quiere modificar – rectificar (y ya estamos en otro trimestre diferente por lo que no se puede hacer sobre la factura original). La fecha de la factura rectificativa será la de su emisión propia pero hay que tener en cuenta la de la factura original. Las facturas rectificativas se pueden realizar en el periodo de cuatro años desde la emisión de la factura original a rectificar.

Facturas simplificadas: en este caso, la fecha que aparece en la factura suele ser la de la fecha de entrega del bien / producto que se ha vendido. En caso contrario, se incluiría la fecha de emisión y también la fecha de la operación (por ejemplo, si se ha instalado un ordenador en una fecha pero la compra se realizó en otro momento previo o la factura es posterior a ambas acciones).

En cualquier caso siempre la factura debe incluir la fecha de emisión propia. Así se podrán realizar las acciones y obligaciones fiscales que todo autónomo / empresa debe acometer. 

 ¿Una factura sin fecha de emisión tiene validez?

Absolutamente NO. La respuesta no deja espacio a equívocos… Una factura sin fecha de emisión no tiene validez ni es legal incluso. Según el reglamento de facturación y las normas fiscales de nuestro país, ninguna factura está exenta de incluir la fecha de emisión.

La Agencia Tributaria no puede (y de hecho no lo hace) aceptar una factura que no tenga fecha de emisión. Esta negación puede incluso llegar a convertirse en sanción y multa para la empresa que haya emitido la factura sin fecha.

Las autoridades necesitarán en todo caso la fecha de emisión para cualquier inspección y control sobre la facturación, contabilidad y fiscalidad de la empresa a analizar.

 ¿Qué hacer si tengo un error en la fecha de emisión de una factura?

Cometer un error en la fecha de emisión de una factura puede darse en algunos casos (si estás utilizando un software de facturación será mucho más complicado que esto ocurra ya que por ejemplo billage, añade de forma automática y en tiempo real, la fecha a la factura en el momento que se realiza).

¿Es posible modificar la fecha de emisión de una factura?

Pueden darse varias casuísticas en el caso de emitir una factura con un error en la fecha de emisión:

• Si tras la factura que se ha realizado con error en la fecha no se ha emitido ninguna otra con fecha posterior y no se ha cambiado de trimestre, se puede modificar la fecha sobre la misma factura notificándolo al receptor y enviándole la correcta.

Cabe añadir que este caso no está totalmente permitido por la Agencia Tributaria que en ningún momento permite ningún cambio de fecha de emisión.

• En el caso de que tras esa factura se haya emitido otra con fecha posterior y/o se haya cambiado ya de trimestre, la única opción es emitir una factura rectificativa que notifique la fecha correcta de emisión de la original.

¿Cuál es la fecha límite para la emisión de una factura?

Hay que tener en cuenta a la hora de realizar una factura que la fecha puede generarse en dos momentos diferentes:

• En el caso de que el receptor sea un particular, esta se emitirá en el momento en el que se ejecuta la compra – venta y se recibe lo que se ha comprado.
• Si es una empresa la que ha realizado la compra, la factura se puede emitir con un margen de 16 días desde la fecha de la venta o prestación del servicio.

 ¿Qué diferencia hay entre la fecha de emisión y la fecha de vencimiento de una factura?

En el caso de las facturas pueden incluir dos fechas diferentes: la fecha de emisión y la fecha de vencimiento de la propia factura. ¿Qué diferencias hay?

La fecha de emisión es el día concreto en el que se genera esa factura y se entrega al receptor.

Por el contrario, la fecha de vencimiento es el momento que se establece para que el cliente abone la cantidad correspondiente para liquidar el importe que aparece en dicha factura.

¿Las facturas se contabilizan por la fecha de emisión de las mismas?

Correcto. La fecha de emisión de la factura es la que marcará el momento contable que las rige. Es decir, el día – mes – año que aparece en la factura como fecha de emisión será la que la catalogue en un momento determinado (en ese mes – trimestre – año).

Será por tanto esta fecha y este dato el más relevante a la hora de llevar un orden cronológico en la facturación de la empresa.

Estas fechas son importantes para tener en cuenta lo que está por cobrar (porque se ha facturado) y los impuestos que habrá que liquidar en su defecto.

Sin duda alguna, lo mejor para llevar un buen control contable así como para realizar facturas perfectas con fechas de emisión sin errores es contar con un software de facturación como billage. La solución se encarga de todo y libre de errores. ¿Pruebas?

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La fórmula más fácil y eficaz para emitir facturas automáticamente de todos los productos que se venden a través de cualquier tienda online soportada con tecnología Shopify.

Ya no será necesario realizar cada factura de forma manual y enviarla a cada cliente posteriormente a su compra. Con esta nueva integración que billage pone en funcionamiento, solo habrá que conectar la eshop de Shopify con la solución. A partir de ahí, el módulo de facturación se encargará de todo. Una compra realizada, una factura emitida y lista para ser enviada al cliente en un solo clic. En dicho movimiento, esa factura quedará directamente incluida en la facturación de la empresa.

Identifica, visualiza y analiza la facturación de tu tienda Shopify directamente en tu panel de facturas de billage. Mantén la gestión de facturas totalmente actualizada en tiempo real e identifica el volumen de ventas que origina tu tienda online… Siempre en cualquier momento y desde todos tus dispositivos.

Evita trabajar con varias apps abiertas al mismo tiempo y tener que cruzar información. Directamente toda la información de tus ventas, en tu panel de facturación y análisis de billage.

Si quieres integrar tu tienda Shopify con billage, contacta directamente con nuestro departamento de soporte vía chat – teléfono – mail y te ayudaremos a realizar la implementación.

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Este documento que emite el banco a petición del cliente y titular de la cuenta es imprescindible para realizar algunas gestiones sobre todo de cara a asumir un contrato o una compra con pago a plazos. Solo el banco en el que se tiene creada y operando dicha cuenta bancaria podrá emitir dicho certificado. ¿Qué es realmente este certificado de titularidad de la cuenta bancaria? ¿Cuándo es necesario presentarlo? Ampliamos toda la información relativa para esclarecer cualquier duda.

¿Qué es el certificado de titularidad bancaria?

El nombre de este documento es bastante esclarecedor y es que es tal cual, el certificado de titularidad de la cuenta bancaria es precisamente eso, un certificado (por lo tanto un documento con validez oficial) que acredita que un usuario es propietario de una cuenta bancaria que está registrada a su nombre.

Es decir, literalmente, es un certificado que acredita y confirma la titularidad de una cuenta bancaria a razón de la persona que dice serlo.

El justificante bancario de la titularidad de cuenta está en todo momento y circunstancias, emitido por el banco en el cual habita la cuenta de la que se trata. Por lo tanto, solo este banco podrá emitir y expedir el certificado ya sea para una para una persona física (por una cuenta personal) o para una persona jurídica (cuenta de empresa).

Los bancos son las entidades con mayor credibilidad en el aspecto de cuentas bancarias (ya que es la propietaria final de la cuenta, es lógico entender que es la única que puede emitir dicho certificado). Será, la emisión de dicho justificante, siempre por petición del cliente y esto se dará porque lo necesite para determinados trámites.

¿Para qué sirve un certificado de cuenta bancaria?

Perfecto. Ya sabemos qué es un certificado de titularidad de cuenta bancaria pero, la realidad es que no todos lo hemos usado alguna vez. Así que en realidad, ¿para qué sirve? ¿En qué momentos podemos necesitarlo? Y lo que es más importante ¿cuándo pueden solicitar que entreguemos el certificado de titularidad de cuenta bancaria? Porque tengamos en cuenta que es un documento oficial que identifica una cuenta bancaria como nuestra. No es algo que debamos ir entregando sin más importancia.

El certificado de titularidad de cuenta bancaria demuestra que una cuenta bancaria es propiedad de una persona física y/o jurídica. Por lo tanto, está vinculando a una persona con su DNI o cualquier otro documento de identificación con esa cuenta bancaria en concreto.

Por lo tanto, este certificado sirve para que demostremos que tenemos en nuestro haber esa cuenta bancaria y que estamos autorizados a utilizarla y de ahí que sirva como fórmula de pago por ejemplo en una suscripción (si no, podríamos facilitar otro número de cuenta sin que fuese nuestro e imputar un cobro a cualquier otra persona).

Por lo tanto, puede solicitar el documento o certificado cualquier comercio o empresa que vaya a emitir un cobro sobre nuestra cuenta bancaria para certificar que corresponde a la persona que está diciendo ser el propietario de la misma.

Igualmente, otro de los casos en los que pueden solicitarnos este documento acreditativo es cuando se va a recibir una subvención por parte de una administración público. Esta, para realizar el consiguiente ingreso necesitará de este documento y así evitar errores de pago. Quien dice una subvención dice una beca o cualquier otro pago por parte de una entidad pública.

De la misma forma, para el pago de un tributo o realizar una inversión así como para el impuesto de sucesiones también se puede dar el caso de que se solicite el certificado de titularidad.

Es, ante todo, una medida de seguridad para acreditar la correcta cuenta bancaria sobre la que se va a realizar cualquier acción de cobro – pago.

¿Qué información debe incluir un certificado de titularidad bancaria para que sea válido?

Al tratarse de un documento oficial este debe incluir información acreditativa de la persona así como de la cuenta bancaria y la entidad – banco que están implicados en el mismo. Si el certificado no está completo y cumplimentado correctamente, perderá validez.

En este caso, debería incluir la siguiente información:

• Código IBAN
• Número de cuenta
• Nombre y apellidos del titular
• NIF del titular de la cuenta (CIF en el caso de cuenta de empresa)
• Código de identificación bancaria
• Fecha de expedición del certificado (no servirá un certificado que no se corresponda con la fecha actual)
• Nombre de la entidad bancaria emisora
• Fecha de apertura de la cuenta (hay quien necesita que sea una cuenta con cierto recorrido)
• Tipología de la cuenta (si es personal, de autónomos, de ahorros…)
• Firma y sello del banco para avalar la validez del certificado

Cómo solicitar el certificado de titularidad bancaria

Actualmente solicitar un certificado de titularidad de cuenta bancaria es una acción bastante fácil ya que es posible hacer el trámite directamente desde la aplicación móvil del banco o acudiendo a una oficina del banco.

Banca Online: El usuario, con su nombre o código y contraseña accederá a su área privada y ahí, podrá solicitar el certificado que se lo descargará en PDF. Para esto primero, el banco tiene que tener una aplicación móvil o una página web con este servicio habilitado. Después, el usuario deberá estar registrado en la misma y de ahí, realizar la acción de solicitar y descargar.

Banca Presencial: Otra fórmula es la habitual, la de siempre, acudir a la oficina – sucursal del banco para solicitarlo de forma presencial. Para esta acción deberá presentarte físicamente en la oficina y con el DNI del titular de la cuenta se expedirá un certificado que se entregará en papel.

Un certificado de titularidad de cuenta bancaria es una acción rápida pero necesaria para determinados trámites. Aprender a conseguirlo y saber cuándo se utiliza será sin duda de gran ayuda a efectos personales y también profesionales.

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 ¿Quién es emprendedor?

El emprendedor es una figura algo más etérea que sirve para describir a la persona que emprende – comienza – arranca un proyecto, una idea o incluso, un sueño. Y es que según la definición oficial de “emprender” esta es una actividad que significa “empezar una cosa nueva” dando por hecho que esa cosa que se comienza necesita y exige de un trabajo, un esfuerzo y una dedicación.

Por lo tanto, un/a emprendedor/a es cualquier persona que pone algo en marcha sea cual sea el ámbito y sobre todo, los objetivos. Algo súper importante a tener muy en cuenta que a veces olvidamos es que cualquier emprendedor lo es realmente en su día a día porque todos (o la gran mayoría) empezamos cosas nuevas de forma cotidiana ya sea un proyecto personal o profesional.

Eso sí, de un tiempo a esta parte, este término está ligado o se utiliza de forma insistente para determinar a esas personas que emprenden un negocio. De esta forma, quien pone en marcha un proyecto se le considera y denomina “emprendedor”. De ese proyecto normalmente surge una empresa o está gestionado por un autónomo. El objetivo es no solo desarrollar el proyecto sino obviamente, un retorno de la inversión y unas ganancias económicas.

Pero en realidad, tengamos siempre en cuenta que se puede ser emprendedor sin tener un negocio o una empresa. Se puede emprender un proyecto (y se será emprendedor) por hobby porque ha sido siempre el sueño de su vida. Por ejemplo, hay quien quiere tocar un instrumento, forma una banda y ensayan en privado cada jueves. En ese caso, están emprendiendo un proyecto, son emprendedores pero no están generando un negocio como tal a raíz de eso.

De nuevo, últimamente hay muchas definiciones diversas para el término emprendedor y casi todas, ligando esta acción al sector negocios – empresarial.

*** Lo más habitual es considerar a un emprendedor como una persona física o jurídica (normalmente autónomo) que desarrolla una actividad económica empresarial o profesional y que él, como persona única, asume los riesgos, obligaciones, etc. De ahí, se derivará o no, que se convierta en empresario por el crecimiento del negocio.

De hecho, buscando y analizando mucho contenido e información para crear este post hemos visto ideas y nos quedamos con una que nos gusta mucho (con nuestro toque creativo y constructivo):

Emprendedor: esa persona que emprende una idea, un proyecto innovador con firmeza, determinación y enfocado a la resolución de incidencias. Tiene gran capacidad creativa y motivación así como altas dosis de ilusión.

¿Os encaja más este emprendedor?

 ¿Quién es empresario?

Por otro lado, un empresario es la persona que posee la titularidad de empresa (como creador de la misma), dirige –  gestiona – organiza (según se quiera ver y denominar) dicho proyecto y negocio.

Dicho esto, el empresario es la persona que posee un negocio por lo que el término hace referencia a la propiedad, al tener en sí mismo el negocio (incluso más allá de si lo gestiona y/o forma parte activa del mismo). Y esto es porque se puede ser empresario (accionista de una empresa) pero no formar parte de la actividad diaria de la compañía.

De hecho, si volvemos a la definición oficial de empresario nos encontraremos que es la persona que propietaria de una empresa – directivo de una empresa. Pues hasta ahí, todo claro… O no porque realmente, la diferencia con el emprendedor, quizás hay que desgranarla un poco más.

Eso sí, volviendo un poco al punto anterior, un empresario posee una empresa o parte de la misma. A veces, gestiona esta y forma parte de la directiva teniendo funciones dentro de la compañía pero hay muchas otras veces que no, que es una parte importante de la propiedad de la empresa pero no ejerce ningún rol activo dentro de la misma.

Además, se puede ser empresario de una empresa ya existente y entrar a formar parte en un momento determinado (por ampliación de capital, por compra de la empresa) mientras que un emprendedor lo es de algo nuevo, que crea y desarrolla él o ella.

Principales diferencias entre empresario y emprendedor

Este es el punto más importante de esta cuestión: cuáles son las diferencias reales entre empresario y emprendedor. Será este punto el que al desgranarlo, nos ayude a identificar la realidad de cada rol.

Hay muchos puntos que si analizamos bien cada término y lo relacionamos incluso con personas de nuestro entorno, podemos tener más claras las diferencias entre emprendedor y empresario. Para nosotros lo principal, suele ser la motivación… Y es que si algo mueve a un emprendedor a empezar algo normalmente en soledad y con bajos recursos es la ilusión, las ganas, esa energía que se tiene o no se tiene por algo en lo que se cree firmemente (aunque el entorno diga mil veces que está loco). El emprendedor persiste y esa idea, por mucho que intente apartarla de su cabeza y de su vida durante un tiempo para enfocarse en algo que puede tenga más futuro, seguirá ahí. Si es algo que realmente le apasiona, va a volver a su escenario vital una y otra vez.

El emprendedor es pura pasión. Y eso, en uno u otro momento, sale a jugar.

Y por supuesto, un emprendedor es innovador. Inventa, crea y lanza cosas nuevas. Puede que no al 100% pero siempre habrá una arista de novedad, de diferenciación… Y eso también es lo que lo hace único.

Por supuesto, antes de continuar no olvidemos, un emprendedor también es pura valentía. Porque se suele lanzar con recursos limitados, con el tiempo justo para darlo todo y conseguir que su idea salga adelante. Su objetivo es convertir ese sueño en negocio, un negocio rentable y llegar a ser un gran empresario. Esa valentía por supuesto viene avalada y sustentada por la pasión, la innovación y todos los adjetivos que hemos ido otorgándole a este perfil. Si hay algo que va a asumir un emprendedor eso son riegos.

Por el contrario, un empresario puede tener todas las connotaciones de un emprendedor… O no. Hay empresarios que lo son porque tienen una situación económica muy potente y que invierten en empresas ya creadas. Empresarios que lo son por herencia familiar. Empresarios que desarrollan nuevos negocios a partir de ganancias de otros que ya posee. Serán grades empresarios, por supuesto pero el término emprendedor no les aplicaría.

Si algo suele determinar a un empresario suele ser que son personas muy buenas gestionando. De ahí que se les suela conocer su rol de dirección, ceo, gestor, etc. Y tienen muy buena visión de negocio. Y esto también lo consiguen gracias a su habitual larga experiencia en un sector o en la gestión de negocios. 

Nivel de riesgo asumido

Comenzando a desgranar las cualidades y particularidades de cada uno de estos dos roles que nos ocupan, atendamos al nivel de riesgo asumido por ambos. Y es que realmente el riesgo que asumen es totalmente diferente.

El empresario es más precavido por su conocimiento, experiencia o por tener las espaldas más y mejor cubiertas. El riesgo que está dispuesto a asumir con el negocio es muchísimo menor y establece muy bien y de forma muy sólida (con poco margen de cambio), dónde quiere llegar y qué necesita o va a dedicar para ello. Tiene y pone en práctica una mente mucho más analítica y siempre está pendiente de los números y la parte financiera como su fiel escudero.

Por el contrario, un emprendedor asume desde el minuto inicial, muchísimo más riesgo. De hecho, si no fuese así, la gran mayoría de las ideas y proyectos que ponen en marcha emprendedores de todo el mundo, no se llevarían a cabo y no saldría de esos folios, libretas e incluso servilletas que albergan sueños.

El emprendedor está en riesgo permanente y aprende a navegar en esas aguas en pro de su sueño, de su idea, de su proyecto. Toda su energía, vitalidad y esfuerzo están enfocados a salir adelante y posicionar su proyecto. A veces manejan ideas utópicas que con esa fuerza, consiguen convertirlas en negocios rentables.

Objetivos

Otro punto a tener muy en cuenta a la hora de diferenciar a un empresario de un emprendedor. Los objetivos no son los mismos al menos, si los desgranamos. Es cierto que el objetivo principal de ambos es ganar dinero con el negocio – la actividad comercial pero, en realidad, si vamos más al fondo, los objetivos son diferentes

Un empresario quiere y tiene como único objetivo, desarrollar un negocio viable económicamente y que reporte – retorne cuantos más beneficios, mejor. Para ello, el empresario se adaptará y desarrollará cualquier negocio en el que vea oportunidades económicas.

En cambio, el emprendedor obviamente tiene como objetivo también el económico pero no es el único y a veces, ni siquiera el más importante. Su objetivo principal es desarrollar sus ideas propias, su proyecto por encima de todo. Su viabilidad es su razón de ser y ponerlo en juego será su mayor motivación aunque durante un tiempo (el que se pueda permitir) no sea sustentable económicamente.

El emprendedor no lo es en cualquier medio o negocio sino que se centrará en el suyo o en aquellos en los que realmente vea potencial para sus ideas y sus cualidades.

Relación con los empleados

Bueno, este punto sería muy diferente años atrás. Ahora, la realidad es que aunque sea poco a poco, el escenario del empresario para con sus empleados, empieza a cambiar. El término y todo lo que implica, líder y liderazgo, está calando y convirtiendo empresarios – jefes (tiranos) en líderes proactivos que apoyan y acompañan a sus equipos.

De todas formas, si nos ceñimos más a lo clásico, el empresario tiene una estructura muy vertical con sus equipos de trabajo. Es un gestor y tiene personas a su cargo que van cayendo en cascada vertical creando organigramas “más encorsetados”. De hecho también porque suele poseer empresas con mayor número de personas trabajando y requiere de mayor nivel de organización.

Lo que prima y más importa para el empresario es el desempeño y los resultados que el empleado ofrece. Aumentar la productividad – eficiencia – eficacia es la máxima para el empresario.

En cambio, el emprendedor tiene otras miras para con su equipo. Contratar a personal suele ser un gran esfuerzo económico para estos emprendedores que está formando su proyecto – negocio. Quieren personas implicadas, compañeros de viaje y de equipo. Buscan a personas altamente cualificadas sin importar (de hecho lo prefieren) que en su ámbito, sepan mucho más. El emprendedor es sin duda, un “compañero líder” que aunará esfuerzos de tú a tú con su equipo y trabajará para extraer lo máximo de ellos como profesionales apoyando siempre su parte personal.

Su objetivo es crear un equipo sólido en el que todos, sumen y en el que las cualidades personales, primen por encima de todo. De ahí, conseguir resultados y aumentar la productividad viene derivado.

Ideas de negocio

Ay las ideas. Qué grandes son y qué potentes cuando detrás tienen a un emprendedor que se pone las pilas y las desarrolla.

Un empresario no se fija tanto en las ideas de hecho, no suele ser su gran fuerte. Ellos son más de vamos a lo rentable y no a lo creativo. Suelen estar dentro de reglas y patrones establecidos que se sabe que van a dar rédito económico. Suelen ir más sobre seguro para conseguir el retorno.

En cambio por supuesto, si algo que diferencia a un emprendedor son las ideas. Un emprendedor lo es porque tiene una idea que quiere por encima de todo, desarrollar y poner en práctica. Luchará, peleará y sacará recursos de incluso donde no los hay para poner esas ideas a funcionar.

Concepto del éxito del negocio

El éxito… y su percepción. Es algo tan diferente entre empresarios y emprendedores. Es algo, el éxito, en realidad, que cada uno entiende de una manera y que afortunadamente estamos en una corriente en la que empieza a haber un despertar en este sentido.

Y es que el éxito en los negocios se entendía con el aspecto económico y monetario: cuanto más se ganaba, mayor era el nivel de éxito.

Esto, en parte, continúa siendo así sobre todo y ante todo, para los empresarios. En el caso de los emprendedores, el éxito es otro. La fórmula del éxito para un emprendedor es que su idea se convierta en proyecto, que sobreviva en el tiempo y que tenga razón de ser.

Sus medidores para el éxito suelen ser los resultados personales y profesionales que tanto él mismo como su equipo están consiguiendo. El esfuerzo y sus consecuencias positivas es éxito. Vivir de lo que sueñan, es éxito. Tener una vida adaptada a sus planes, es éxito.

Para un emprendedor un reto, es una oportunidad y ahí, en los retos, en las oportunidades, está el éxito.

Desprenderse del concepto de éxito de empresario antiguo que muchos heredamos de nuestros padres y patrones familiares es el gran reto de nuestros días. De ahí salen los buenos emprendedores, esos que tienen la capacidad de por encima de todo, luchar por vivir (personal y profesionalmente) como sueñan y desean.

Espacio de trabajo

Por supuesto este punto es maravilloso… cómo cambia y cuánto es de diferente el espacio de trabajo entre un empresario y un emprendedor.

El empresario aún posee y mantiene oficinas en las que sus empleados desarrollan su actividad. Son de esa percepción de que tener todo bajo control implica “poder verlo”. Son oficinas al uso en las que prima la seriedad, la sobriedad y el foco está puesto en producir por encima de todo (aunque la forma esté totalmente opuesta a conseguir ese resultado).

Por el contrario ya sabemos que si de algo goza un emprendedor es de flexibilidad y por supuesto también, en el espacio de trabajo. Los emprendedores ocupan coworkings para reuniones y también para trabajar de forma individual y colectiva con su equipo. Apuestan por un espacio colaborativo en el que además se puedan encontrar con otros emprendedores que sumen valor a sus ideas y con los que compartir.

Los emprendedores son amantes de las sinergias y del compartir.

Saben que sus empleados trabajarán más y mejor cuando tienen espacios de trabajo flexibles, cuando pueden trabajar en remoto desde sus casas y no están encorsetados a un horario y lugar.

Competencia

Nos encanta este punto y cómo de diferente lo ve y trabaja un empresario de un emprendedor.

Un empresario a la vieja usanza ve a la competencia como un temor, con miedo y siempre estará “luchando” contra ella.

En cambio el emprendedor sabe que la competencia es una oportunidad porque le representa un reto, una posibilidad de cambio y de mejora. No lo ve con miedo de hecho, hay muchos emprendedores que ven lo positivo en para ciertas acciones aliarse con la competencia para llegar más lejos o ser más visibles.

Es en resumidas cuentas la posibilidad de ver la misma situación desde dos prismas diferentes: lo positivo – oportunidad, lo negativo – amenaza.

• Todos estos puntos están desarrollados desde una visión más clásica de lo que un empresario representa. Es cierto que, afortunadamente, hoy en día los empresarios están pivotando más hacia perfiles de liderazgo y sobre todo también, de emprendedores aunque no estén desarrollando una idea nueva.

Ser emprendedor es más una forma de ser, de vida, de concepto.

¿Todo emprendedor es empresario y viceversa?

Esta gran pregunta que nos encanta ya que nos recuerda a ese maravilloso acertijo de qué fue primero “si el huevo o la gallina”.

En el caso de un empresario este puede ser emprendedor previamente si el negocio que ahora le funciona y está desarrollando, fue una idea suya creada desde cero. Por lo tanto, igualmente, un emprendedor puede convertirse en empresario (y de hecho será el objetivo) cuando vaya evolucionando con su proyecto y sea capaz de posicionarlo como un negocio viable y rentable.

Aquí lo realmente importante es que cada uno haga y desarrolle el rol que más se adapte a sus sueños, necesidades y objetivos. Eso sí, sea como sea, que se haga bien para ser lo más felices posibles. Tanto si eres emprendedor como si eres empresario lo mejor es hacerse con las mejores herramientas de gestión para el día a día. Billage está pensado para emprendedores, autónomos y pymes. Todos tienen cabida en esta solución cloud 360 para la gestión integral de negocios. ¿Quieres probarla? Seas lo que seas… Te estamos esperando.

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¿Qué son los ingresos y gastos de una empresa?

En billage tenemos una máxima y es que es imposible aprender a gestionar algo si no se conoce en profundidad qué es (definición estricta y también el uso habitual del concepto). En este caso, nos ocuparemos de los términos ingresos y gastos.

Así conocemos qué son pero también sus diferencias así como clasificación que de ellos podemos hacer a la hora de incluirlos en la contabilidad de la empresa. Una contabilidad que se quiere y se persigue que sea lo más limpia y optimizada posible. Algo que si se hace día a día y se hace un estudio en profundidad de los ingresos – lo que entra vs los gastos – lo que sale, será muchísimo más fácil.

Ingresos

Los ingresos de una empresa son el bien más cotizado, el objetivo que todos perseguimos y lo que siempre se desea aumentar. El ingreso es, en pocas palabras, el dinero – efectivo o activo que entra en una empresa.

Ingreso = entrada de dinero.

A partir de aquí, todo lo demás serán tipologías, clasificaciones, especificaciones y otros motivos y características de los ingresos pero en realidad, un ingreso es eso, la entrada de dinero que recibe un negocio.

Esta entrada de dinero se suele dar principalmente por la venta de sus productos / servicios que representan su actividad comercial. Es decir, cuanto más se venda, más ingresos existirán.

Después, pueden venir otra serie de ingresos empresariales (aunque también personales) por otra serie de actividades como rentas de inmuebles, inversiones, subvenciones, etc.

De ahí que todos en un negocio tengan como principal objetivo, aumentar los ingresos cada vez más. Ingresar – recibir más dinero será una señal inequívoca de que el negocio, marcha bien al menos, a primer vistazo (después será el momento de analizar si realmente eso se corresponde con una buena noticia y mejor aún, una gran gestión de la compañía).

Gastos

Por el contrario, los gastos representan una de la acciones más dolorosas para todo empresario. Un gasto es salida de dinero. Cualquier cosa que se compra – se paga con dinero de la compañía, es un gasto.

Gasto = salida de dinero.

Al igual que en los ingresos, a partir de tener asentado el concepto de que un gasto representa la salida de dinero y que se debe contener – evitar lo máximo posible con el fin de aumentar el margen de ganancia (ingresos – gastos), es necesario tener en cuenta muchos más aspectos para poder gestionar con éxito la contabilidad de una empresa.

De forma natural una empresa querría siempre, disminuir los gastos aunque en este caso, hay que tener mucho más en cuenta ya que puede, en un momento determinado por circunstancias determinada, que interese aumentar los gastos.

Por supuesto, en ningún momento en aspectos contables, habrá que confundir gastos con inversiones (ya que una inversión se realiza con el objetivo de conseguir un rendimiento de lo invertido en un medio – largo plazo mientras que el gasto es una compra aunque por supuesto, esta compra a nivel empresarial también tiene un objetivo pero no un retorno “directo” como la inversión).

Para terminar este punto, lo que siempre hay que tener presente es que el resultado de la resta entre ingresos y gastos nos dará el Resultado (entiéndase por resultado lo que la empresa obtiene después de despejar dicha operación).

Ingresos – gastos = Resultado

Una vez realizada dicha operación, se tendrá un resultado positivo o negativo en función de si ha habido más ingresos que gastos o viceversa. De ahí, se extrae la primera conclusión que necesitará de análisis en profundidad y la toma de decisiones para el siguiente ejercicio o plazo temporal.

Diferencias entre ingresos y gastos

Si hay algo claro en el escenario contable de todo empresario y emprendedor es sin duda, la diferencia principal entre ingresos y gastos. Ingresos entra dinero (nos enriquecemos – ganamos), gastos sale dinero (perdemos riqueza, la empresa pierde capacidad adquisitiva).

Hasta ahí, todo claro. Es el principio básico y la diferencia más relevante entre ingresos y gastos.

Ahondando más en el asunto, para poder entender en profundidad las diferencias entre gastos e ingresos hay que analizar otros conceptos propios de la contabilidad empresarial: cobros y pagos.

Pago: es la acción mediante la cual se salda la cuenta correspondiente a un gastos. Es decir, el pago es la entrega del dinero que representa el precio del gasto que se va a realizar (entregar el dinero al proveedor – tienda que cuesta por ejemplo, un cuaderno que se compra para un empleado).

Dependiendo del gasto y de las condiciones de compra que hemos adquirido con el proveedor, el pago puede ser inmediato, a 30 – 60 días, etc. Siempre que haya un pago pendiente se deberá contemplar para tener el efectivo disponible en la fecha de vencimiento de dicho pago. Así evitaremos que el gasto se convierta en deuda.

Cobro: por el contrario, esta es la acción de recibir el dinero correspondiente a la venta de un producto / servicio que se convertirá, una vez ejecutada, en ingreso. Cuando la empresa vende su servicio o producto propio de su actividad comercial, recibirá un cobro en función del precio de su bien en venta. Una vez cobrado (según las condiciones de venta – inmediato, 30 – 60 días o lo establecido) se convertirá en un ingreso. Igualmente, hay que estar atentos a los cobros y sus reclamaciones para que no se conviertan en impagos.

Así, el glosario de términos necesarios para entender la contabilidad de una empresa se va engrosando y se puede entender mucho mejor cómo funcionan los ingresos – gastos de cualquier compañía.

Y es que una cosa son los ingresos y los gastos pero sin los cobros y pagos es complicado tener una vista en detalle de lo que acontece en cada momento.

Para qué sirve controlar los gastos e ingresos

Sin un control exhaustivo de los ingresos y gastos de una empresa, es imposible que esta tenga una salud financiera correcta. En el momento que se descontrolan la relación de ingresos y gastos, el barco va a empezar a perder agua pudiendo llegar incluso al hundimiento total.

Por eso, tener un control pormenorizado en tiempo real de los ingresos y gastos de la empresa será la pieza angular de toda contabilidad y gestión financiera de una empresa.

Gracias a un balance bien hecho de los ingresos y gastos podremos saber si la empresa está ganando o perdiendo dinero, si se tiene activo disponible para hacer inversiones, si hay que implementar alguna acción de recorte o contención… Todas las decisiones deben pasar por el balance de ingresos y gastos antes de avanzar.

Y este punto es indiferente para autónomos que para empresas. Todo el que tenga un proyecto / negocio debe tener de la mano y siempre en plena consciencia, sus ingresos y gastos. Y dará igual si lo gestiona de forma personal o si hay otra persona – empresa (asesoría por ejemplo) que lo lleva. El gerente de la empresa, Ceo o director deberá siempre estar en pleno conocimiento del balance de ingresos – gastos.

Autónomo: este tiene que tener de forma totalmente directa y personalizada, un control absoluto en tiempo real de los ingresos y gastos que su proyecto – negocio está generando. Y no solo para cumplir con las obligaciones tributarias (trimestres, IVA, IRPF, etc) sino para conocer en todo momento el estado financiero de su proyecto.

Si se quiere evolucionar, crecer y evitar ante todo que el negocio sea un desastre, un autónomo deberá siempre día a día, revisar al menos un poco, los ingresos y gastos que están aconteciendo. De ahí, podrá tomar decisiones y conocer cómo están yendo las cosas. Vivir al día como autónomo es una práctica muy peligrosa que se debería siempre, evitar.

Pyme – empresa: en este caso, la necesidad del control de gastos – ingresos es más importante aún porque las cantidades así como las repercusiones suelen ser mayores. De nuevo, cualquier empresa deberá presentar el cierre del trimestre, los impuestos de sociedades etc para lo que hay que contemplar los ingresos y los gastos pero igualmente, deberá tenerlo al día para sus balances y decisiones.

Entrar en situación de pérdidas puede ser catastrófico para cualquier pyme y solo se puede evitar si se tiene pleno conocimiento de los ingresos y gastos en tiempo real.

Ventajas de equilibrar la cuenta de ingresos y gastos

Tener al día la relación entre ingresos y gastos solo nos llevará a vivir tranquilos en cuanto a la empresa se refiere. Eso sí, una cosa es tenerlos al día y conocer su estado y otra, tener la cuenta de ingresos y gastos equilibrada.

Equilibrar la cuenta de ingresos y gastos supone que esta cierra su Resultado en positivo (hay más ingresos que gastos). Igualmente, va a suponer que los gastos están justificados y corresponden a los necesarios para la realización de la actividad comercial.

Pero, ¿por qué y para qué tener una cuenta de ingresos y gastos equilibrada?

• Mayor control y gestión optimizada de la empresa: sin un equilibrio entre ingresos y gastos y un conocimiento pormenorizado de ello, nos tenemos que olvidar de considerar que tenemos la empresa controlada… porque no es real. Con un control en un mismo lugar de los ingresos y gastos podremos tener paneles de visualización de totales siempre disponibles para conocer la situación real.

• Una conciliación bancaria fácil: la conciliación bancaria es uno de los mejores puntos que ofrece un sistema de facturación y gestión como billage. Ahora conectando los bancos a tu solución, cualquier pago y cobro se “cruza” con el banco y actualiza la contabilidad de forma automática. Así nada se escapa, ningún gasto queda pendiente de incluirse y los cobros se ejecutan en el momento adecuado.

• Facilidad al presentar los modelos tributarios: no hay nada más tedioso que tener que dedicar horas y horas al final del trimestre a incluir gastos pendientes de contabilizar. El trimestre así tendrá que esperar, no se sabrá cuánto hay que pagar a Hacienda y las cuentas se van a desajustar. Lo mejor es ir incluyendo los gastos en el día a día en el programa de gestión para al cierre del trimestre o del año, exportar los datos y tener los modelos preparados para presentar.

• Analítica siempre disponible: para tomar decisiones acertadas, sobre datos reales y que ayudan a que todo se realice sobre seguro. En el momento que se tienen datos de lo que está pasando, existen analíticas pormenorizadas de los gastos existentes – sus categorías y razones, se pueden implementar decisiones de menos a más envergadura.

La contabilidad de ingresos y gastos

La contabilidad es un obligatorio para todos de forma interna. Autónomos, pymes y grandes empresas deben tener una contabilidad saneada pero también, actualizada. En el caso del proceso “oficial” de presentar dicha contabilidad a Hacienda para cumplir con obligaciones fiscales, esto solo aplica a las empresas dadas de alta como tal (sociedad limitada, anónima, etc).

De ahí que en el caso de las empresas cobre mayor importancia y necesidad tener las contabilidades totalmente al día y en perfecto estado de revista y no solo, por cuestiones internas.

Para que todo fluya de forma más saludable, lo principal es organizar los movimientos de forma que respondan a los requerimientos oficiales (para las empresas) o en su defecto, si esto no hace falta por ser autónomo, según cada uno prefiera y le sea más cómodo.

En ambos casos, nosotros recomendamos facilitar la vida y evitar errores. ¿Cómo? Con un programa cloud siempre disponible de facturación como billage.

Tipos de ingresos

Para tener una contabilidad saneada y bien organizada, hay que implementar de forma correcta los ingresos y los gastos. Estos, dependerán de su tipología para clasificarlos de una forma ordenada y sobre todo, saludable y optimizada.

Tipos de ingresos hay variados dependiendo de la fuente y el origen del que procedan. De esta forma quedarían:

• Ingresos ordinarios – operativos: Son los ingresos habituales derivados de la actividad comercial de la empresa. Es decir, los que vienen por la venta de servicios – productos que la compañía genera para sustentar el negocio.
  • Pueden ser ingresos fijos (porque se vendan de forma recurrente) o variables (aumentan en un momento determinado).

• Ingresos extraordinarios: en este caso, son los ingresos generados por la actividad no habitual de la empresa – venta de servicios / productos. Por ejemplo cuando se recibe una subvención, cuando se vende un inmueble o un activo aumenta su valor.

• Ingresos financieros: por último, habrá que tener muy en cuenta las inversiones que retornan beneficios ya que son considerados como ingresos financieros y habrá que contabilizarlos de otra manera.

Al margen de esta clasificación hay otras tipologías de gastos que siempre viene bien tenerlas en cuenta para poder tenerlos bien ordenados. Pero sin duda, estos tres grandes grupos ayudan a marcar un escenario completo y claro.

Todos los ingresos van a ayudar a mejorar la rentabilidad de la empresa y para ello, cuantos más mejor. Cada empresa deberá determinar de qué tipología de ingresos necesita aumentar su cantidad porque requiera de menos gastos:

Venta de productos y servicios o de mercancía, prestación de servicios, subvenciones, indemnizaciones, dividendos, comisiones, etc.

Tipos de gastos

En el caso de los gastos, estos también son de diferentes tipologías que habrá que considerar para clasificarlos en la contabilidad de la empresa. No es lo mismo un gasto por suministro lineal – periódico que un gasto puntual por una necesidad clave.

• Gastos ordinarios y operativos: son los gastos habituales que la empresa genera por la actividad propia. Suministros (luz, agua, alquiler), nóminas, compra de producto, etc. Estos serán fijos (son habituales y periódicos) o variables (según se necesite en un momento puntual).

• Gastos extraordinarios: en este caso, cuando hay un gasto que no está vinculado a la actividad comercial propia, se considera un gasto extraordinario. Por ejemplo cuando llega una sanción de Hacienda o un activo pierde valor. A estos gastos habrá que hacer frente de manera puntual y por ende, hay que recogerlos en la contabilidad de esta forma.

• Gastos financieros: al igual que los ingresos, estos son los que se realizan por causa tal como una inversión por ejemplo.

Todos los gastos por minúsculos que sean deben ser contemplados en la contabilidad de una empresa. Y no solo por el cómputo económico que representan sino porque es la única forma para analizar lo que está sucediendo en la compañía.

Analiza tus ingresos y gastos

Y es que para poder realizar un análisis pormenorizado de la contabilidad de la empresa no hay otra fórmula que si no es, teniendo un reflejo minucioso de la realidad. Esto solo va a ocurrir si cada gasto, se incluye de forma automática en la contabilidad de la empresa, en tiempo real.

Así, de una forma saludable y con una herramienta de gestión de facturación como billage, se puede visualizar en un móvil, Tablet u ordenador, en cualquier momento, lo que ocurre en relación a los ingresos y los gastos.

Nosotros en cuanto los gastos, recomendamos que cuando se realice uno, se escanee el tiquet o factura en el mismo momento de realizar el gasto y contabilizarlo en la solución (billage está siempre en tu mano, a través de tu móvil). Así se evita perder un tiquet y un gasto.

El tema de los ingresos es más fácil porque suelen necesitar de una factura que debe salir del programa de gestión con su numeración e impuestos añadidos.

Sea como sea, tener un control de gastos e ingresos ayudará a poder analizar la situación financiera de la compañía. Con este análisis se podrán tomar decisiones detalladas, pormenorizadas y siempre, con base sólida.

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Implementar protocolos de actuación, automatizar procesos, eliminar tareas innecesarias son solo algunos de los beneficios que aporta la implementación y uso de un sistema de gestión eficaz en una empresa. ¿Qué es realmente un sistema de gestión? ¿Cómo elegirlo para que sea realmente el que el equipo, la organización, el cliente y el mercado necesita? No es una tarea fácil. El mayor error en cuanto al uso de un programa de gestión viene del punto de partida, la incorrecta elección del más adecuado. Vamos juntos a la salida y de ahí, recorreremos el camino hasta el final para que desde ya, tu empresa pueda sumar una herramienta única y que cambiará el día a día de tu equipo y por ende, los resultados.

¿Para qué sirve un sistema de gestión?

Si hay un objetivo para el cual se implementa un sistema de gestión en una empresa ese es el de facilitar el día a día a todos los integrantes de la compañía. Se trata de sumar una herramienta o solución digital que permite desde un único lugar, tener un control absoluto en todas las áreas de la empresa.

Con ello lo que se consigue es facilitar propiamente el trabajo diario, optimizar el tiempo empleado, aumentar la productividad y generar mayor eficacia en cada una de las tareas a ejecutar.

El sistema de gestión va a permitir controlar (en el buen sentido de la palabra), organizar, planificar e incluso automatizar el trabajo de todos los participantes. Da igual el tipo de proyecto que se ponga en marcha, si es intra proyecto (algo para la propia empresa) o un proyecto para un cliente… Un sistema de gestión manipula de forma autónoma y en tiempo real, todas las actuaciones necesarias para el éxito de la misión.

A través de la unificación va a conseguir aunar en un espacio virtual (ya que consideramos que la mejor opción es siempre, un software en la nube) todas las áreas implicadas en la gestión del negocio: administración, marketing, ventas, facturación, gestión del tiempo, personal, etc.

De esta forma, todo será más fácil, accesible y totalmente funcional.

Gracias a la transformación digital y la digitalización de la empresa, los sistemas de gestión han ido ganando terreno. A día de hoy, cualquier autónomo y/o empresa que quiera estar a la vanguardia de su sector y su objetivo sea ser más eficiente y eficaz contará con un sistema de gestión para trabajar.

¿Cómo funciona un sistema de gestión?

Todo va a depender del sistema de gestión elegido. Hay que tener en cuenta que son o así deben ser, herramientas que facilitan el trabajo diario de los empleados. Por lo tanto, debe ser una herramienta fácil de utilizar, accesible, intuitiva y que no genere más problemas que soluciones.

Aunque su curva de aprendizaje sea un poco más costosa, hay que asegurarse que será una herramienta que cumpla con las necesidades diarias de todos los miembros del equipo sea cual sea su formación, experiencia y rol (si lo van a utilizar deben poder hacerlo sin demasiadas dificultades).

A grandes rasgos y sin meternos en asuntos técnicos (que realmente deberían no importarnos demasiado si todo funciona bien y de forma fácil), el sistema de gestión debe tener varios puntos imprescindibles en su funcionamiento (siempre desde nuestro consejo y experiencia):

• Fácil acceso: para todos los que lo vayan a utilizar, para que sumar información al sistema (que este necesita para funcionar) no sea un problema ni tampoco suponga mayor inconveniente realizar ninguna actividad dentro de él. Por eso, siempre es preferible un sistema de gestión cloud, en la nube que no necesite de instalación en un ordenador local y siempre, desde cualquier dispositivo esté accesible.
• Visual e intuitivo: su uso debe ser rápido para que sea eficaz y de ahí, ayude en la gestión diaria. Por lo tanto, es importante elegir un sistema visual, que todos entiendan y que sea intuitivo. A día de hoy casi todos estamos digitalizados y entendemos los códigos de programas, webs y usabilidad en internet. Es mejor escoger una solución que esté bien diseñada, fácil y evitar programas arduos.
• Escalable: las empresas crecen o al menos, es el objetivo de todas. Por ello, el sistema de gestión que se elija hoy debe estar preparado para crecer al mismo ritmo. De nada servirá (o sí, pero para traer problemas), escoger un sistema de gestión que sirva hoy pero que mañana, se haya quedado pequeño y haya que cambiarlo. El coste (en tiempo y dinero) será estratosférico) y las consecuencias negativas, también.
• Atención personalizada en el mismo idioma y franja horaria: aunque parezca una tontería, no lo es. Un sistema de gestión eficiente debe dar respuesta a los problemas y necesidades del equipo. Si todo se para porque no se puede hacer una tarea y el soporte no está disponible hasta mañana, de nada sirve el sistema de gestión. Es importante elegir por lo tanto uno que opere en la misma franja horaria para poder aportar rapidez y también que lo haga en el mismo idioma para poder dar solución concreta a los problemas surgidos.

A partir de estos imprescindibles, un sistema de gestión trabajará como otras soluciones habituales: necesitará del volcado de información y ser nutrido con documentación y datos para a partir de ahí, ofrecer soluciones a las tareas que se le solicite.

Ventajas de un software de gestión?

En este apartado y epígrafe podríamos dedicar horas y líneas de contenido porque si algo ofrece un sistema de gestión son beneficios y ventajas. Las empresas y autónomos que lo utilizan, ya lo saben por eso, casi nadie lo deja cuando ya está en funcionamiento y uso. De hecho, quien lo elige por módulos, pronto suma más y más áreas para trabajar con la aplicación.

Gracias a un software de gestión eficiente, conseguirás para la empresa y también para el equipo, diferentes beneficios tales como:

• Un mayor control de todos los procesos implicados en la empresa.
• Unificar criterios y protocolos de actuación.
• Aumentar la capacidad de asumir más y mejor trabajo con menos recursos.
• Optimizar todos los protocolos – procesos que la empresa tiene y adquiere.
• Mejorar de forma exponencial la atención a proveedores, clientes y partners.
• Aumentar la comunicación interna para hacerla más fluida.

Listar las ventajas de la implementación de un software de gestión es ardua tarea porque son realmente muy numerosas y cada una de ellas, tiene más importancia. Solo se puede comprobar lo positivo que es un sistema de gestión en la empresa si se implementa como tal. 

¿Qué debe tener un sistema de gestión?

Un sistema de gestión para que sea eficiente y también eficaz debe contar con una serie de “piezas” imprescindibles. A partir de esas bases, cada sistema deberá implementar lo que para el equipo así como para la empresa sea necesario. Cada proyecto – empresa – equipo es diferente (esto siempre lo vamos a defender) y los sistemas deben tener la capacidad de adaptarse a ellos (no al revés). Por lo tanto, aunque sean soluciones – softwares “hechos” debemos buscar aquellos que tengan la capacidad de adaptación y personalización.

Para poder elegir con exactitud, lo mejor es siempre, conocer lo que hay. Afortunadamente la digitalización ha abierto la oferta y muchas empresas han desarrollado diferentes y muy buenos softwares de gestión. Eso sí, la elección se hace más difícil porque habrá que invertir más tiempo en el análisis pero será sin duda, un tiempo que merecerá la pena.

La principal elección será sobre el tipo de sistema de gestión porque hay diferentes según lo que más se quiere trabajar con él. ¿Cuáles son?

Tipos de sistemas de gestión

Un sistema de gestión es el software (o programa) que ayuda a una empresa a la organización del trabajo diario, gestión de tareas y de equipo desde un espacio común totalmente diseñado y preparado para ello. El objetivo es facilitar el día a día optimizando al máximo el tiempo y reduciendo la posibilidad de errores.

Cada sistema de gestión tiene sus particularidades y dependiendo de su tipología, ofrecerá soluciones más idóneas para un tipo de empresa, de producto – servicio y equipo de trabajo. Entre los más habituales, están los siguientes tipos de sistema de gestión: 

 Enterprise Resource Planning (ERP)

El ERP (Enterprise resource planning) es super conocido por todos porque fue uno de los primeros en llegar. Hay empresas que cuentan con imponentes ERP para su gestión diaria y en ellos vuelcan todo su haber empresarial (algo correctísimo por otro lado).

Eso sí, los ERP están pensados para grandes empresas ya que están desarrollados “a lo grande” conectando todos, absolutamente todos los departamentos de la empresa que se desee casi sin límiten de volumen.

El punto “en contra” suele ser también esa envergadura que los posiciona como programas muy costosos económicamente, tiene una curva de aprendizaje muy fuerte y si es una empresa pequeña no se les saca el rendimiento que se debería.

Customer Relationship Management (CRM)

Los CRM nos encantan y son nuestros preferidos porque son sistemas de gestión súper adaptables, de tamaño medio que responden a la perfección a las necesidades de las pymes – autónomos y en realidad, empresas de toda índole (exceptuando las de grandísimo volumen para las que es mejor elegir un ERP).

Un CRM (customer relationshop management) nacen como Sistema de gestión de clientes aunque por necesidades del mercado, cada vez más incluyen otras áreas de actuación como gestión de proyectos, facturación, recursos humanos (como en el caso de billage).

Son sin duda alguna esa herramienta aliada para todo empresario que no ve el final del día agobiado por las tareas tediosas y que necesita, de una forma u otra, automatizar procesos sin contar con grandes equipos de trabajo que pueda hacerlo por él.

Estos softwares están proliferando en internet dado el gran éxito que tienen por sus beneficios y facilidades de uso. Son extremadamente eficaces y ayudan sin ninguna duda, a que la gestión de la empresa y de cada proyecto sea súper eficaz. 

Sistemas de Gestión de Almacenes (SGA)

Si una empresa cuenta con un almacén y por consiguiente, con material físico que controla, sin duda alguna necesita un SGA (sistema de gestión de almacenes).

Están diseñados para dar respuesta a todas las necesidades de un almacén y su parte logística. Facilitan de forma extraordinaria toda la automatización de procesos existentes en un almacén (que son muchos y variados como los stocks, inventarios, salidas y entradas de mercancías, cobros y pagos con clientes – proveedores, etc).

Document Management System (DMS)

Los sistemas de gestión documental (DMS) son esos softwares que están diseñados y desarrollados para almacenar, organizar y rastrear todo tipo de documento ya sea en papel o digital. Y es que son los reyes del documento.

Hay empresas que basan su actividad en la documentación física y/o virtual y que necesitan de una forma u otra, automatizar sus procesos. La digitalización en estos casos es la mejor aliada y con estos programas, todo será más fácil y sobre todo, automático y libre de errores.

Business Process Management (BPM)

Business process management (BPM) es en concreto una funcionalidad que ofrecen otros programas de gestion. Está pensada para ofrecer una coordinación mejorada y optimizada de los flujos de trabajo que todos los usuarios de la empresa deben emprender y acometer.

Business Intelligence (BI)

Por ultimo pero ya se sabe, no por ello menos importante, está el BI – Business Intelligence que también está enfocada en el tratamiento de datos de la empresa de forma digital.

Se implementa con el fin de proponer a los directivos y gerentes una herramienta con la que compilar datos y de ahí, extraer métricas con las que realizar análisis en firme.

 Software ERP vs software de gestión

Cuando se conoce toda la información uno de los grandes dilemas es “cuál elegir”. El ERP ha sido siempre el mayor protagonista porque ya se sabe, quién llega primero y se da a conocer, tiene mayor cuota de mercado ganada. Ahora mismo, la realidad es diferente porque la pyme y los autónomos son los que copan gran parte del mercado empresarial.

Para ellos, para emprendedores, autónomos, pymes y hasta grandes empresas dependiendo de su actividad y volumen, siempre es mejor un sistema de gestión personalizable que sea capaz de crecer con la empresa.

Un software ERP mejor dejarlo para grandes empresas que necesiten de herramientas de grandísima envergadura. Además estas soluciones necesitan de personal enfocado en ponerlas en marcha, alimentarlas de información y asegurarse de que se trabaja día a día con ellas de la mejor forma.

A día de hoy hay sistemas de gestión cloud muy optimizados que conectan todos los departamentos que en ellos habitan de forma excepcional. No es cuestión de ERP o sistema de gestión. Dependerá de la empresa y de sus necesidades.

Las normativas de gestión de empresa

Como casi todo en esta vida, también la gestión empresarial está enmarcada en una legislación a la que hay que atender. Legislación que hace sobre todo hincapié en los aspectos fiscales y labores que bajo ningún concepto, se pueden obviar.

Para que todo lo que se realice en el software de gestión esté homologado y sirva para presentar trimestres, para las posibles inspecciones de control horario, etc… Recomendamos que se busquen softwares que tengan la normativa ISO otorgada ya que homologan criterios y procesos de forma profesional. Estos estándares que están reconocidos en la normativa ISO ayuda a dar por sentado y seguro que la app elegida es compatible con otros procesos de trabajo.

¿Cómo saber si necesito un sistema de gestión?

Tanto si eres autónomo o gestor de una empresa (pequeña – mediana – grande) a día de hoy, se necesita sí o sí un sistema de gestión eficiente. Es imposible controlar, gestionar y además hacerlo de forma optimizada, una empresa desde un papel – boli y/o un Excel. Así solo se pierde el tiempo, se cometen errores y se dejan escapar un sin fin de oportunidades.

Para controlar todo de forma eficaz, aumentar la productividad y hacer las cosas de forma profesional para poder crecer, se necesita un sistema de gestión eficiente, eficaz y profesional. Por supuesto, aconsejamos billage que cuenta con diferentes áreas (gestión de proyectos, CRM, facturación y otros) pero antes, sin duda, también siempre es mejor buscar, comparar, analizar y elegir sobre necesidades.

Por último, un tip: el precio es lo último que debería importar si realmente estás convencido de implementar un sistema de gestión. El ahorro en tiempo de trabajo, subsanar errores y poder crecer así como liberar tiempo para la vida personal… ¡No tiene precio!

Si estás interesado, nuestro equipo está siempre dispuesto y preparado para realizar una demo gratuita. ¿Te animas?

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Analizamos en profundidad los tipos de ventas, los procesos y los sistemas que más y mejor están funcionando este 2023.

¿Qué es el sistema de ventas?

Empezando por el principio, es fundamental describir qué es un sistema de ventas y este no es más (ni menos) que una herramienta facilitadora para la gestión de todas las acciones y tareas propias del departamento de ventas y comercial de cualquier empresa (da igual el tamaño del mismo, ya sea una o cientos de personas implicadas).

Es una solución cloud, un programa, una app… Un software que ayuda a gestionar de forma eficaz el departamento comercial de una empresa.

De ahí, se derivará la gestión de todas y cada una de las áreas y tareas implicadas en el mismo: atención al cliente, captación de leads, generación de presupuesto, seguimiento de propuesta, cierre de ofertas, inicios de proyectos, cobro de facturas de los proyectos… y un largo etcétera.

Una vez decidido que se quiere incluir en la gestión un sistema de ventas y puesto en marcha, dependiendo del sistema de ventas elegido, este debería (si se ha elegido bien y la implementación está correcta y completa) ofrecer una serie de beneficios extraordinarios que permiten aumentar las ventas exponencialmente a la vez que ahorrar tiempo, mucho tiempo.

Identificar oportunidades de venta, solucionar problemas internos, atención al cliente personalizada, recuperación de procesos de venta abandonados, diseño de un embudo propio y efectivo de conversión y muchísimas más tareas se pueden hacer dentro del sistema de ventas.

Eso sí, para eso, hay que elegir el sistema de ventas apropiado para cada caso y con cada caso nos referimos a un equilibrio perfecto entre el cliente – la empresa – el equipo de trabajo – el producto / servicio – el mercado – la competencia…

¿Cuáles tipos de sistemas de ventas existen?

En el escenario actual nos podemos encontrar un amplio abanico de tipos de venta y es que la tendencia es personalizar todo al máximo de cara al cliente – mercado y también al propio equipo de trabajo que tiene que hacerlo de forma saludable y cómoda. Se trata de un trabajo de dentro de la compañía hacia fuera que tiene que ser completo en todo su espectro.

A pesar de todo lo que podemos ver en el mercado, en Internet o que nos cuenten los especialistas en ventas, se ha resumido o compilado los tipos de sistemas de ventas en dos grupos principales: el sistema de ventas por resultados y el sistema de ventas por comportamiento.

¿Qué significa cada caso? ¿En qué se diferencian? Sin esta información, no será posible ponerlos en marcha de forma exitosa.

Sistema de ventas por Resultados

Este sistema suele ser el más habitual y está centrado mayoritariamente en ciertas medidas de rendimiento. Estas medidas son:

• Volumen: de ventas que se prevé – se quiere llegar en un periodo de tiempo determinado.
• Cuota de ventas: que un comercial – persona de ventas debe alcanzar.
• Ingresos: que se quieren conseguir – obtener en un periodo de tiempo o por una campaña determinada.

Este sistema de ventas, el de por resultados, destaca o es elegido mayoritariamente porque ofrece buenos resultados sin excesivo control y supervisión. Así los líderes solo tienen que implementarlo, dejar claro y transmitir los objetivos a las piezas del equipo y estos, serán los responsables de alcanzar los hitos correspondientes. De nuevo, el líder tendrá que evaluar los resultados y determinar acciones. Eso sí, cuanta mayor sea la supervisión y sobre todo, apoyo por parte de los líderes, mejor será el resultado. Eso, siempre.

Comportamiento

En este otro caso, el del sistema de ventas por comportamiento, el protocolo es enfocar todos los esfuerzos de recursos, tiempos y laborales en conclusión, en el vendedor. Este es la pieza clave y sobre el que recae toda la responsabilidad del proceso así como de los objetivos.

A esta metodología o tipología también se le conoce como behavioral control que quiere decir que el enfoque está en la medición y monitorización de las actividades así como el conocimiento de las técnicas de ventas que son más efectivas para cada caso y de ahí, desarrollarlas.

En este caso, los responsables de departamento así como los líderes de cada equipo deberán realizar un seguimiento más exhaustivo y pormenorizado de las piezas de su engranaje para asegurarse que todo cumple con las pautas marcadas.

 ¿Qué tipos de ventas existen?

Ahora sí, tras analizar y detallar lo que son los sistemas de ventas, es el turno para determinar qué tipos de ventas tenemos presentes y como opciones para implementar.

Gracias a la digitalización y la evolución de la tecnología así como sus aplicaciones en la empresa, los tipos de venta han cambiado y sobre todo, mejorado. Ahora se persigue una automatización de los procesos y de las tareas con el fin de hacer más – con la misma calidad – en menos tiempo. Eliminar tareas repetitivas y tediosas que roban tiempo de los comerciales será siempre el principal objetivo porque de ahí, se deriva mayor tiempo de calidad disponible para realizar ventas.

Evitar ventas perdidas, abandono de procesos o que algo quede en el tintero, es también otro de los objetivos que los diferentes tipos de ventas quieren cubrir.

Como todo, cada tipo de venta tiene sus ventajas pero también sus inconvenientes. Hay que discernirlos para elegir el más adecuado, aquel que en cada caso tenga menos desventajas y más puntos positivos que ofrecer.

Directa

La venta directa es el tipo de venta basado claramente, en que la venta de los productos / servicios por parte de la empresa y/o de una persona en concreto del equipo se realizan directamente por esa persona – empresa. Se elimina en este caso la figura del intermediario para ejecutar y conseguir la venta. Este es su punto diferenciador y lo que determina esta tipología de venta.

Suelen ser ventas consideradas más informales aunque reconocemos que este término no nos gusta mucho. Una venta es una venta y mientras se haga bajo los cánones de la imagen de marca y los principios – valores de la empresa, es igual de formal e importante que otra.

Eliminar intermediarios permite un trato más cercano con el cliente, tener la posibilidad de ofrecer otros beneficios extra y sobre todo, ganar en margen (ya que el que se lleva el intermediario, desparece). Por el contrario, puede suponer mayor esfuerzo porque hay que ir cliente a cliente.

Puede pensarse que la venta directa está limitada geográficamente pero hoy en día, gracias a Internet y la posibilidad de las tiendas online que la propia marca gestiona, esto ya no es así. La venta directa puede ser lo abierta e internacional que se quiera en todo momento.

 Indirecta

El siguiente caso es el contrapunto del anterior, la venta indirecta. Si bien antes todo se focalizaba en la no necesidad de un intermediario para ejecutar la venta, en este caso es completamente a la inversa. Es un tercero el que realiza la venta de un producto / servicio que pertenece a otra empresa – proveedor. De ahí el nombre de esta tipología.

Dado que existe en este caso un intermediario, los costes se incrementan (ya que el intermediario tendrá que sumar su parte) y el mensaje a veces, se puede diluir (puesto que este intermediario también incluye su toque). Por otro lado, el esfuerzo por parte de la empresa “matriz” será menor en las ventas ya que la responsabilidad final recaerá en el intermediario.

Habrá, para poner en marcha este tipo de venta que diseñar unas tarifas de intermediarios, tarifas adicionales y condiciones de compra – venta al mayor.

Los responsables de estos canales deberán implementar un control y supervisión detallado para que nada se escape ni quede a la decisión del intermediario. La marca y la confianza de la misma en el mercado puede verse comprometida. 

Cruzada

También conocida como cross-selling se trata de una práctica cada vez más habitual. En este caso lo que se pretende es aumentar y hacer crecer las ventas a través de la invitación a los ya clientes a comprar y adquirir productos – artículos complementarios a los que ya tienen o están buscando.

Es decir: si un cliente tiene un ordenador de una marca o comprado en una tienda, se le ofrecerá un producto que complete esa venta por ejemplo, un soporte para el ordenador, un ratón inalámbrico, un protector de pantalla, etc.

La idea es sumar ventas a partir de una existente complementándola con extras que la harán más completa y mejor.

Gracias a este tipo de venta se consigue mayor cuota de mercado ya que es relativamente fácil conseguir que un ya cliente, compre más teniendo en cuenta que se está ofreciendo una mejora extra a lo que ya ha elegido. El esfuerzo de la venta es menor y el resultado, mayor.

Aquí la clave está, por parte del vendedor, en realizar un catálogo de productos / servicios añadidos a cada producto de base con el fin de, en cada momento, ofrecer lo que el cliente puede estar necesitando.

 Adicional

Un cliente ha comprador un producto o servicio. La empresa lo sabe y de ahí, le ofrece otros productos / servicios relacionados de mayor calidad y/o precio. Ahí está la venta adicional y su secreto.

Al igual que el cross-selling, la venta adicional se basa en aprovechar al ya cliente y su confianza en la marca para aumentar el carro de la compra – venta. Es una técnica nuevamente de fidelización (que cuesta menor esfuerzo) y que trabaja sobre los principios de confianza.

Igualmente, habrá que tener preparada toda una estrategia de ofrecimiento de productos / servicios relacionados – adicionales de mayor precio y prestaciones para ofrecerlo en el momento adecuado por la vía más apropiada.

Esta venta también tiene el denominativo de up-selling o venta sugestiva y es que se trata de “sugestionar” al comprador con otros productos que le pueden interesar (o le hacemos pensar que le interesan y necesita como complemento y mejora de lo que ya ha comprado).

El objetivo de estas es hacer que el ya cliente, compre más.

Inbound

En este caso la iniciativa nace del comprador que es quien inicia el contacto con la empresa para interesarse / comprar un producto / servicio. Necesita ayuda para satisfacer algo y la marca en cuestión contactada, se supone que puede subsanarlo.

El interés que muestra el cliente se hará patente de diferentes formas antes de la compra como tal. Si hay acciones que la empresa ha diseñado con inteligencia para captar esa atención del comprador, este se habrá registrado en un webinar, en una landing page, en las redes sociales o cualquier otra vía de captación.

A partir de aquí, la idea es hacerle llegar diferentes opciones para conseguir avanzar en el proceso de venta y que finalmente, realice la compra.

Aquí se considerará que el comercial está realizando bien su trabajo cuando de un lead tiene la capacidad de diferenciarlo como uno de valor que se convertirá en un comprador activo.

Outbound

Caso contrario al anterior (de nuevo, los dos puntos de una misma acción). En el caso del outbound es el vendedor el que genera la primera acción y se pone en contacto con el posible comprador – cliente potencia. ¿Cómo lo hará?

• SDRs – Sales development representatives: estos son los vendedores que generan oportunidades de negocio, propician reuniones, son activos y se atreven con grandes éxitos con la prospección en frío (la más dura). Posteriormente hacen una cualificación de los leads y pasan a las demos de productos / servicios… para avanzar en el embudo de ventas.
• BDMs – Business development managers: se refiere a esos comerciales que siendo responsables de cerrar acuerdos para aumentar las ganancias de la empresa, mantienen con dicho fin impresionantes habilidades de comunicación y sobre todo, de negociación. Su fuerte es convencer hasta a los más indecisos. 

En línea

Esta fórmula de venta está más en auge que nunca… Podríamos decir que incluso está “a tope” y aún más, durante y post pandemia (momento en el cual descubrimos la importancia de la venta remota – online).

La venta en línea como su propio nombre indica se refiere a la opción de vender en remoto – digitalmente – online o bajo cualquier otro apelativo que determine la misma acción. Para ello, se realiza e implementa la venta a través de diferentes vías como el correo electrónico, página web, videollamadas, etc. El cliente y el vendedor no se encuentran presencialmente en ninguna fase del proceso de venta – compra.

La venta virtual o virtual selling está ganando terreno y es que es realmente cómodo y fácil para el comprador poder hacerse con aquello que necesita y quiere en cualquier momento, desde la comodidad de su casa y recibirlo sin necesidad de moverse. Generar estos canales de venta es fundamental para cualquier empresa que verá de esta forma incrementadas sus ventas sin necesidad de esfuerzo.

De hecho, se ha comprobado que el 80% de los compradores prefiere poder tener ese espacio privado para tomar decisiones de compra sin que el vendedor “esté encima”. La venta en línea es una opción magnífica para esto.

El gran reto de esta tipología de venta es estar siempre a la vanguardia en un entorno tan cambiante como el digital – internet.

En persona

Quizás el tipo de venta más duro y complicado para el vendedor. Hacerlo en persona, convencer a otro de que compre algo que quizás ni siquiera se ha planteado que quiere, cogerlo en un momento difícil y a pesar de todo ello, hacer que compre, es una habilidad que muy pocas personas tienen.

En este caso, el vendedor está de forma física y presencial ante el comprador. Ya sea a puerta fría, en un establecimiento o en una reunión. Ambos están cara a cara y deben mantener la conversación hasta el momento del desenlace (en el que el vendedor quiere cerrar la venta).

La venta en persona también es conocida como personal selling y exige de los vendedores habilidades extraordinarias. Es la venta más subjetiva y de nuevo, la más dura. El vendedor tiene de media 30 segundos para que la impresión causada sea la bomba y el cliente quiera continuar escuchando.

El vendedor para este caso deberá conocer el producto, la competencia y las características y beneficios que ofrece de forma única. En ello consiste su discurso.

B2B

Vender de una empresa a otra empresa. Business to Business. Esta tipología de venta es la que aplica entre empresas (dejando los particulares a un lado). El producto / servicio que se vende no está destinado a un usuario final sino a un consumo empresarial. La transacción es diferente y también la forma de acometerla. De ahí que exista una tipología de venta para describirlo.

La venta corporativa (como también se la conoce) es la más habitual en cadenas de suministro por ejemplo o entre empresas y agencias de servicios (de marketing, de consultoría, etc). Una empresa necesita y compra materias primas y servicios a otra empresa para así poder continuar con su labor empresarial.

Las fórmulas de venta son diferentes en este caso ya que el vocabulario se sitúa en otro nivel (ni mejor ni peor pero diferente ya que estamos gestionando conversaciones profesionales y objetivos de negocio). Aquí el personal de venta tiene que ofrecer otro tipo de beneficios al comprador y sobre todo, ser muy profesional a la hora de realizar sus ventas.

Las particularidades de la venta suelen ser tan diferentes que afectan a las cantidades vendidas e incluso, a los hitos y fórmulas de facturación – cobro – tributación.

B2C

Por el contrario, la venta B2C – Business to Customer se enfoca en el cliente – consumidor final. Es la empresa que tiene el producto / servicio la que lo vende al consumidor final – cliente personal.

Es el modelo de venta más tradicional del mercado y puede (debe) incluir otro tipo de ventas para finalizar el proceso (en línea, directa, etc). Este concepto solo servirá para delimitar que la venta se enfoca hacia cliente final – consumidor individual (y no una empresa).

Aquí se puede o no contar con intermediarios que ayuden a conseguir la venta llegando al cliente final. No hay problema en ello. 

B2E

Este tercer concepto es quizás menos conocido que los dos anteriores. Business to employee es la venta que ocurre y se da entre la empresa que vende el producto / servicio y sus propios empleados.

Algunas empresas desarrollan políticas de precios y ventas especiales para sus empleados lo que ayuda a incentivar las ventas y también es un extra para sus equipos.

Es habitual por ejemplo en cadenas de alimentación, tiendas de ropa, librerías y empresas de este estilo que fabrican – venden productos destinados a cliente final. Por eso a sus empleados se les crea un precio especial ya que estos al fin y al cabo, son clientes finales y serán los mejores usuarios.

 B2G

Cuando la venta de una empresa se destina -o enfoca al Gobierno o instituciones oficiales esta se denomina B2G – Business to goverment.

Este es un nicho de mercado muy cerrado y con poca capacidad de crecimiento a no ser que sea internacional. Eso sí, se puede aumentar lo que se le vende a un mismo cliente.

Las ventas son más difíciles de implementar sobre todo en el primer instante. Para generar el vínculo de venta hay que crear una confianza extra y a veces, esto está sujeto a contratos oficiales tras subastas y concursos públicos.

G2C

En el caso contrario o vía inversa, el Gobierno es el que vende productos / servicios al consumidor. Así, la venta G2C (Goverment to citizen) está desarrollada desde estamentos públicos y oficiales hacia el consumidor – cliente final.

Es una venta poco habitual ya que los Gobiernos no suelen generar mucho para vender pero existe y puede ser de dos tipos:

• Implícita: no hay venta como tal sino que el acceso al producto o servicio es gratuito (no es gratis en realidad sino que se está pagando con los impuestos: la basura, la luz de las calles, etc).
• Explícita: el gobierno si percibe cantidad dineraria directa por ese bien – servicio – producto (por ejemplo cuando pagamos para la renovación del DNI o pasaporte).

 Social

Por último nos detendremos en esta venta que como la venta en línea, está cada vez más y mejor posicionada. La venta social trata de vender a través de redes sociales, un canal que todo el mundo ya utiliza y que realmente trae importantes fuentes de ingresos.

Instagram por ejemplo ya ha desarrollado dentro de la red social su propia tienda online por lo que es muy factible implementar una venta directamente desde el portal.

Es una fórmula que bien interesa a determinadas empresas ponerse manos a la obra para desarrollar. Moda, deporte, ocio… son perfectos ejemplos para vender en redes sociales.

Independientemente del tipo de venta que se vaya a elegir por parte de la empresa, hay que estudiar bien el caso y trazar una estrategia. No hay proceso de venta de éxito si no se cuenta con las herramientas adecuadas y lo mejor es siempre, contar con un potente CRM que ayude en el día a día al equipo comercial. Billage lo tiene (y además facturación y gestión de proyectos). ¿Lo quieres probar?

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Toda empresa necesita y debe tener un presupuesto maestro que le ayude a poder organizar mejor cada partida, cada área, cada periodo de tiempo. Aterrizar las finanzas y lo que vendrá es imprescindible y para hacerlo, nada mejor que una visión general y en la que aparezca todo desde el inicio. Tener un plan de necesidades económicas es lo único que nos ayudará a tener previsión, fondos y transitar el año de forma saludable, sin sobresaltos.

La solución y herramienta adecuada para esto es sin duda alguna, el presupuesto maestro. Qué es y sobre todo, cómo elaborarlo es lo que vamos a tratar hoy en este post. Porque si algo sabemos es la importancia de tener finanzas saneadas y siempre, estar en preaviso. Ah, no aplica solo a empresas, todos, incluido autónomos y pymes deberían tener un presupuesto maestro. Si no lo consideras importante, prueba a hacerlo y trabajar día a día con él. Notarás tanto la diferencia que se convertirá en un imprescindible de tu negocio.

¿Qué es un presupuesto maestro?

Un presupuesto maestro es el documento y por supuesto, presupuesto que engloba todas las partidas y áreas de la empresa con sus detallados presupuestos pormenorizados y propios. Es decir, la compilación de todos los presupuestos de la empresa para un periodo de tiempo determinado (normalmente, anual).

Por lo tanto, el presupuesto maestro es un presupuesto que incluirá a su vez, los presupuestos propios de las áreas de marketing, ventas, producción, logística, administración… y un largo etcétera que dependerá de las áreas propias y particulares de cada compañía y empresa.

La fusión y combinación en un único presupuesto – documento de todos estos documentos es lo que proporciona el presupuesto maestro. Es por tanto, el culmen y punto álgido de las planificaciones financieras de una empresa ya que en él se va a recoger todo lo necesario a nivel económico. No se contempla una correcta planificación financiera sin un presupuesto maestro detallado, pormenorizado y por supuesto, revisado en tiempo real para corregir posibles desviaciones del día a día.

A grandes rasgos, el presupuesto maestro estará dividido en dos grandes áreas o secciones: el presupuesto financiero y el presupuesto de operación. Así, con esta primera división se puede ir trabajando de forma más aterrizada para diseminar las áreas de actuación del presupuesto en sí mismo.

En este caso, el presupuesto financiero se ocupa de todo lo que incluya la situación financiera de la compañía. En otras palabras, el líquido disponible, el cash que se puede utilizar a corto plazo.

Por otro lado, el presupuesto de operación se hará cargo o recogerá el resto de presupuestos que tienen actividad en la empresa como el de marketing, ventas, administración, etc. Presupuestos necesarios para hacer frente a la actividad diaria de la empresa y sus actividades.

En conclusión, el presupuesto maestro es el que recoge toda la actividad financiera de la empresa y lo plasma de forma resumida y conjunta.

Objetivos del presupuesto maestro

A menudo la duda surge en cuanto a si cada partida o departamento ya realiza su propio presupuesto, ¿para qué realizar un presupuesto maestro? La respuesta es bastante sencilla y es que siempre, tener un documento que compila todo es clave para conseguir una visión global sobre la que de forma rápida y eficaz, tomar decisiones acertadas.

Tomar decisiones, realizar inversiones, implementar planes de crecimiento o cualquier otro aspecto que vaya a repercutir sobre el estado financiero y dinerario de la compañía (que suele ser todo), necesita de una sólida base. Esa base sin duda alguna, la dará el presupuesto maestro y es que en momentos determinados, recopilar y analizar todos los presupuestos diferentes por partidas, sería una auténtica locura careciente de sentido y sobre todo, de efectividad.

Por tanto, los objetivos del presupuesto maestro son claros y determinantes a tener muy en cuenta en todo momento:

• Van a solidificar y aportar tranquilidad a cualquier decisión con aspecto financiero que se tome en la empresa.
• Aseguran los retornos de inversión de cualquier actuación.
• Ayuda a la comparativa de actividades pasadas con las presentes – futuras.
• Permite llegar de forma más eficaz a objetivos financieros marcados.
• Permite una mejor relación entre la dirección de la empresa con el departamento financiero.
• Muestra una imagen visual de los ingresos futuros en relación a los gastos – rentabilidad financiera.
• Ayuda a gestionar los recursos y a optimizar la contabilidad.

Los beneficios de la elaboración de un presupuesto maestro son sin duda alguna, mucho mayores que el tiempo empleado. Genera un escenario de tranquilidad basado en el conocimiento pleno de la situación financiera.

Características del presupuesto maestro

Para que un presupuesto se considere “presupuesto maestro” debe incluir una serie de características propias que lo diferencian de un presupuesto habitual. Para que sea considerado presupuesto maestro deberá contar con estos imprescindibles:

• Es un presupuesto que compila los presupuestos de todas las áreas de la empresa durante un tiempo concreto. Por tanto es un presupuesto integral.
• Es regular. El tiempo que abarca el presupuesto es limitado y acotado por ejemplo de 6 meses o 1 año.
• Es previsivo. Ayuda a prever lo que va a pasar y tener una organización de la económica existente en la empresa.
• Es cuantitativo. No se puede considerar un presupuesto ni parcial ni maestro si no se puede cuantificar al detalle en la moneda de cada país donde la empresa actúa.
• Orientado a objetivos y a fines concretos. Para poder incluir las partidas necesarias para desarrollar ciertas tareas.
• Es detallado. Porque cuanto más detalle tiene un presupuesto, mejor se puede analizar, ejecutar y corregir desviaciones. Cada partida que aporta su propio presupuesto para crear el presupuesto maestro será a su vez, más y más detallada.
• Es realista. Porque de nada sirve un presupuesto por debajo o por encima de la realidad. Será una fotografía irreal que dañará el buen hacer de la empresa y del equipo.

Aplicaciones del presupuesto maestro

Una vez que se conoce qué es un presupuesto maestro, para qué sirve, cuáles son sus beneficios y sus características, es importante conocer las aplicaciones reales que de él se pueden hacer. Es decir, cómo y para qué se va a utilizar este presupuesto maestro.

El día a día u aplicación general de un presupuesto maestro no es otra que ayudar en un elevado grado a la gestión financiera y económica de la empresa. Para ello, se pueden aterrizar aún más aplicaciones del propio presupuesto maestro y de ahí derivar aún más sus fases, momentos y necesidades.

Planificación

Es la herramienta clave para organizar y planificar al detalle todo el escenario financiero y económico de la empresa. Por partidas, por espacios de tiempo, por necesidades, por áreas, por proyectos… Sea como sea y para qué parte sea, será la base de toda planificación porque ahí también conoceremos si se puede según se necesite por ejemplo, contratar más personal (el equipo estará más aliviado de carga de trabajo, la productividad aumentará, etc, etc). Todo en realidad está derivado del presupuesto existente y disponible.

Coordinación

Una vez que se tiene elaborado y en mano un presupuesto maestro será muchísimo más fácil poder coordinar cualquier acción que implique un desembolso económico para la empresa. Quién será el proveedor, a qué área o departamento de la empresa hay que adjudicar el gasto o la inversión, en qué momento hay que pagarlo… Todo será muchísimo más fácil de acometer si de antemano, está reflejado en el presupuesto maestro.

Medición

Y como no hay nada que sea de utilidad y eficaz que no se pueda medir, un presupuesto maestro permite que toda acción sea medida, que cada euro invertido o gastado se pueda cuantificar y además, medir con exactitud el retorno de la inversión.

Es una base única y excepcional para poner en marcha un presupuesto maestro. Con él podremos evaluar la situación sin riesgo de tener ante nosotros datos érroneos. 

¿Cómo se elabora un presupuesto maestro?

Por último pero no menos importante (ni de lejos) hay que actuar. Toda la teoría está genial pero si no se pone en práctica y se ejecuta, quedará en borrajas e ideas. Un presupuesto maestro necesita ser elaborado y de ahí, ponerse en marcha, revisarse a menudo y corregir cualquier tipo de incidencia o cambio que haya ocasionado.

Para la elaboración detallada y pormenorizada de un presupuesto maestro lo mejor es llevar a cabo un paso a paso. Es la forma más sencilla pero también más eficaz para no olvidar nada, incluir todo lo que es necesario e ir haciéndolo de una forma lógica.

Definición de las personas involucradas y responsables del presupuesto maestro

Quién hace qué y cuándo y no solo para distribuir y pedir responsabilidades sino para que el trabajo se realice en tiempo, forma y de la manera más adecuada y productiva posible. Es imposible realizar un camino si no se sabe quién es responsable de cada fase. Aquí es igual. En un presupuesto maestro hay muchas partes implicadas así que lo mejor para empezar es distribuir tareas.

El departamento de contabilidad será una de las piezas claves y centrales de la elaboración del presupuesto maestro pero necesitará de cada departamento que a su vez elaborará el presupuesto propio.

En este punto también es importante elegir una buena solución cloud para la elaboración del presupuesto maestro. Al haber varias personas y departamentos involucrados es mucho mejor y más efectivo trabajar en línea. Con billage es posible ya que cada usuario tendrá su acceso y rol. Desde ahí, creará sus propios presupuestos con los que después se puede realizar rápidamente el presupuesto maestro.

Determinar los puntos clave del presupuesto maestro

Cada empresa, cada equipo, cada proyecto es un mundo y tiene una forma muy particular y diferente de actuar. Por ello es fundamental en cada caso, antes de empezar, determinar los puntos clave del presupuesto maestro. Esos puntos propios y exclusivos además de los generales que deberemos incluir para que el presupuesto cumpla con todas las expectativas y necesidades.

En este punto habrá que hacer dos grandes grupos: las ventas y la producción por un lado y por otro, los costes e ingresos estimados. De ahí, se puede empezar a trabajar.

Recopilación de la información (toda) que se va a necesitar para la elaboración del mismo

Cuando se va a elaborar cualquier documento es imprescindible antes, recopilar toda la información requerida. No es positivo sino que va a entorpecer mucho el trabajo, estar buscando las piezas a medida que se va haciendo el puzzle. Lo apropiado por supuesto es recopilar y después, ejecutar el diseño.

Cada departamento deberá en su caso recopilar su información para a su vez, facilitarla a quien vaya a elaborar el presupuesto maestro. Serán piezas para crear un panel conjunto.

Diseño en sí del presupuesto maestro

Una vez con todas las piezas, hay que montar. Es como una receta de cocina, como una pintura, como un viaje… Todo está compuesto de piezas que cuando las tenemos delante, hay que ir dándoles forma en conjunto.

Revisar el trabajo realizado

Antes de ponerlo a funcionar es más que positivo revisar el trabajo realizado. Para ello, no solo deberá hacerlo la persona implicada que lo ha hecho sino que estaría genial que lo entregase a otras personas para que evalúen el proceso y el resultado.

Personas diferentes podrán detectar más errores o desviaciones siempre con una crítica constructiva y que ayude a evolucionar, mejorar y progresar.

Poner en práctica día a día el presupuesto maestro

Nada sirve si no se pone en práctica, en marcha y se le da espacio y tiempo para funcionar. Un presupuesto maestro no será útil si una vez hecho, se queda almacenado en la solución que lo ha hecho o guardado en un cajón.

Es una herramienta que hay que implementar en el día a día, contrastar con lo que se vaya haciendo y de ahí, extraer su utilidad.

Medir y corregir desviaciones

Por último pero no menos importante… ¡Hay que medir! Si se hace algo, se utiliza pero no se supervisa, no se comprueba si está resultando o si tiene errores… De nada servirá. Realmente puede incluso que genere más problemas a la hora de repetir algo que está mal – funcionando.

Medir es fundamental y con respecto a un presupuesto es relativamente sencillo ya que todo lo que es número es muy conciso. Marcar un día en la semana para comprobar el estado del presupuesto maestro con relación a la realidad es siempre, un ejercicio muy enriquecedor que ayudará muchísimo a que todo funcione más y mejor.

Ahora es el momento de elaborar un presupuesto maestro de éxito. Solo necesitas una buena solución cloud y muchas ganas de generar la mejor estrategia financiera para tu negocio.

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