Miguel Albizu

GTD Cómo, cuándo y dónde recopilar


En el anterior post sobre GTD hablamos de Por qué recopilar y es que unificar información siempre es muy útil para todos. La potencia de GTD es tan grande que me parecía importante incidir en los beneficios de cada parte del proceso y lo que hay detrás de este estándar de efectividad a nivel psicológico o neurocientífico. Eso está bien, pero supongo que os entrará la duda de saber cómo, cuándo y dónde recopilar para poder empezar la parte de control en GTD. Es importante no confundir las bandejas de entrada con las herramientas de recopilación o captura. Recordemos que Recopilar en GTD significa depositar las “cosas” en una “bandeja de entrada”. Todos tenemos unas herramientas de recopilación naturales, dos ojos, dos orejas, dos manos… que envían información a una bandeja de entrada, que es el cerebro, que la recibe (y la olvida),  o la convierte en información útil e interesante y….. la olvida! Así que como primer paso importante de GTD debemos construir nuestro propio sistema fiable fuera de la mente.

Nuestra primera tarea va a ser:

Pensar, para cada una de tus situaciones cotidianas, cómo vas a hacer llegar a tus bandejas de entrada fiables, las “cosas” o incompletos que “pasan” por tu ámbito de atención. ¿Qué herramientas de recopilación vas a utilizar si…?

  • Estás haciendo deporte
  • Estás durmiendo y te desvela un “incompleto”
  • Estás conduciendo
  • Estás de cena con los amigos o familia
  • Estás en una conversación importante con tu pareja
  • Estás viendo a tu hijo jugar al fútbol
  • Estás en una reunión
  • Estás en tu puesto de trabajo
  • Estás en el quirófano (si eres médico) ;-)
  • Estás...en cualquier lugar.

Como ves, la respuesta está en el cómo. El cuándo y el dónde no lo eliges tú, se recopila o captura en el lugar y momento en que las “cosas” aparecen por tu cabeza. Herramientas de recopilación Las básicas son

  • Lápiz y papel
  • Ordenador / tablet
  • Teléfono móvil

¿Qué podemos hacer con estas herramientas? 1.- Lápiz / bolígrafo y papel / post-its

  • Anotar en un papel / post-it y meterlo dentro de una carpeta rotulada como “Bandeja de Entrada” (Importante no dejar los post-its a la vista o en cualquier sitio).
  • Anotar en una libreta de notas que siempre llevamos encima y que se llama… ¿lo adivinas?

2.- Ordenador/ tablet/ móvil.

  • Recibir mails, hacer fotos, tomar notas en aplicaciones, marcar me gustas o fav´s en redes sociales, grabar voz, acceder CRM empresa, recibir sms, recibir mensajería instantánea, leer feeds, tener un hangout o sesión por skype, ver una presentación, un vídeo, hacer un curso…etc.

Aquí es donde definir y simplificar las bandejas de entrada se complica. Como véis algunas “cosas” nos van a entrar de manera automática, otras semi-automática y otras debemos introducirlas en nuestras bandejas de entrada de manera manual. Entonces, ¿Cuáles son las que necesito? No hay una respuesta concreta. Depende mucho de tu situación profesional, personal, tipo de trabajo… Es un proceso de prueba y error en que vas a ir evolucionando y probando. También depende mucho de tu nivel tecnológico. Hay blogueros de GTD que viven de ello, trabajan delante de un ordenador y te pueden abrumar con diferentes herramientas, apps, extensiones, widgets... Otros blogueros de GTD trabajan como freelance y/o consultores y eso les permite tener la tecnología que quieran o puedan, las que les son más útiles. Los que tenemos otras situaciones, emprendedores o intraemprendedores, dependemos de CRM de empresa, del navegador y su versión, del programa de correo a veces poco amigable o no accesible fuera del trabajo por motivos de seguridad, de si actualizan los software de pago…. Otros trabajan como técnicos en empresas y por sus conocimientos tienen un perfecto sistema montado con excel, apps, IFTTT… Y otros nos tenemos que desplazar diariamente para visitar al cliente y vender, además de llevar un equipo comercial, con poco tiempo de acceso a un ordenador… Gestiona tus proyectos y tareas con billage

Mis recomendaciones sobre bandejas de entrada y algunos trucos que utilizo

Físicas Carpeta física y libreta Moleskine (quizás sea publicidad, si, pero ¿quién no ama estos cuadernos?)

  • Para apuntar rápido y olvidarme cuando me pasa una idea o recordatorio por la cabeza
  • Para tomar notas en visitas a clientes o reuniones con compañeros.

Buzón postal. Mi recomendación es reducir al máximo. Date de alta de una cuenta diferenciada en gmail (o similar) donde dirigir todas la facturas virtuales de electricidad, gas, basuras, contribución y los movimientos bancarios. Pon una pegatina en casa de “NO PUBLICIDAD” y listo. Virtuales Aplicaciones de notas. La más conocidas son evernote, remember the milk, wunderlist.... Correo electrónico (personal y profesional). Bandeja virtual y automática. La gestión del correo es una de las claves de la mejora de la productividad. Hay mucha literatura enfocada en el tema. Como experiencia, no montaría mi sistema GTD alrededor del correo electrónico aunque es una opción elegida por muchos usuarios. Lo prefiero solo como bandeja de entrada de mi GTD. Buzón de voz del móvil. Consejo: Deja un mensaje “estoy ocupado, envíame un mail o whatsapp”  y evitarás muchas pérdidas de tiempo (y tener que llamar tú). Grabadora en el móvil: Para mí lo más rápido. Especialmente conduciendo (utilizando comandos de voz en el coche), haciendo deporte… Cámara fotos. Si ves un artículo que te interesa, un cartel, un anuncio de la competencia... Redes Sociales. Aplicaciones como Pocket te permiten marcar y guardar para más tarde lo que te parece interesante y no desviar tu atención. Consejo: Genéra tus propias listas listas en Twitter, sigue solo grupos que realmente te interesen en Facebook y  Linkedin y comunidades en G+. Lectores de feeds. Simplifican la lectura de tus blogs favoritos. CRM empresa: Los más avanzados te asignan contactos, oportunidades de negocio, que tienes que gestionar en un tiempo. limitado. Agrupación de bandejas de entrada Gracias a la tecnología se puede reducir el número de bandejas de entrada.

  • Servicios como Memmory (llamada de teléfono que te envía un mail a tu bandeja de entrada de correo),
  • Evernote tiene posibilidad de escribir a mano, con teclado, foto y grabación en una misma app. Extensiones para Chrome que permite guardar todo o parte de una web directamente…
  • Hay aplicaciones específica para GTD con las que puedes agrupar correos, las notas de evernote, favoritos de twitter, calendar…Mi favorita es Facilethings, que además es “de aquí”.

La lista es interminable si ves lo que utilizamos cada uno. Si estás empezando no dudes en hacerlo con tecnología baja, no implementes nada nuevo, como mucho aprovecha lo que tienes (incluido el CRM y las notas de Billage) pues recuerda que GTD no es nada más (y nada menos) que una implementación de hábitos donde la herramienta es algo secundario. Solo cuando domines el flujo de trabajo de GTD puedes comenzar a implementar atajos tecnológicos. Tarea para casa: Elige tus herramientas e identifica tus bandejas. Prepárate para el siguiente post donde haremos el primer barrido mental. ¿No sabes por dónde empezar? Pues ante todo, para que todo sea más fácil, teniendo un software de gestión de proyectos online. Pruéba ahora Billage y te cambiará la vida. ¡Garantizado! Gestiona tus proyectos y tareas con billage

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