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María Alcaraz
María Alcaraz

Gestor de proyectos online


La gestión de proyectos, dentro de una empresa, representa una de las tareas más importantes por diferentes motivos y es que, de la realización exitosa de un proyecto depende no solo ese proyecto y que el cliente esté satisfecho sino otra serie de acciones derivadas que son realmente fundamentales para la continuidad del negocio.

La reputacación, la fidelización o incluso la propia motivación del equipo implicado, se verán alteradas para bien o para mal según el desarrollo del propio proyecto. Hasta aquí, todo es conocido y más que asentado en la filosofía empresarial, lo que después suele costar más es ponerlo en práctica y es que, en la ejecución de un proyecto, suelen intervenir muchos actores y participantes y puede incluso convertirse en una tarea tediosa para algunos llegando en ocasiones a no finalizarse o quedarse bloqueada. Esto ocurre aún más cuando hay un equipo de personas que participan en el mismo y, desde que el mundo freelance ha evolucionado, esta situación se ha acrecentado ya que al igual que la deslocalización ha ayudado a que podamos trabajar con grandes profesionales que no están ubicados en nuestras oficinas, también ha “perjudicado” un poco a la hora de poder poner en común los aspectos y necesidades de un proyecto.

Para solucionar estas situaciones que puedan entorpecer el proceso y cauce correcto de la ejecución de un proyecto, en los últimos años y también gracias al entorno online, han evolucionado las herramientas de Gestión de Proyectos Online. De hecho, nosotros en Billage es una de las partes que más usamos con nuestro equipo tanto interno como de colaboradores externos asegurándonos un correcto flujo de información, estar al tanto de todo lo que hace cada pieza del puzzle y así, de un solo vistazo, podemos en cualquier momento, ver el estado del proyecto e incluir acciones para evitar retrasos y problemas.

¿En qué nos ayuda un Gestor de Proyectos Online?

Un gestor de proyectos online nos ayuda, ante todo, a poner orden en nuestra empresa y mucho más, si está incluido en una herramienta All in 1 como Billage que consigue que toda la documentación del negocio esté en un solo lugar y unas áreas se retroalimenten de la información de las otras. De esta forma solo tienes que incluir la información de un cliente una vez y de ahí se hará el proceso de ventas en el CRM, después se ejecutará el proyecto en el gestor de proyectos online y finalmente, se extraerá y enviará la factura para tras comprobar su cobro, extraer métricas de cómo ha ido el trabajo y la empresa en sí misma. Un proceso completo en un solo lugar. Pero, volviendo a nuestro Gestor de Proyectos Online, respondemos a la pregunta de en qué nos puede ayudar.

  • Orden: incluir orden en nuestro negocio a la hora de ejecutar cualquier acción es fundamental. Tendrás toda la información del proyecto y también del cliente en un solo lugar, nadie será “indispensable” ya que no tendrá información que solo él conozca (imagina que alguien enferma o tiene una situación complicada que le impide trabajar pero tiene información sobre el proyecto que solo él conoce… El resto se quedaría parado o habría que molestar al cliente). Todo estará en el lugar correcto con sus fechas de entrega, sus contactos asociados, tareas asignadas a la persona correspondiente… El orden primará en cada uno de tus proyectos y con ellos, el consecuente ahorro de tiempo.
  • Agilidad en la comunicación: cuando tienes orden, todo es más ágil y al tener un lugar en el que todo tu equipo puede encontrar la información que necesita, evitamos que se den largas reuniones improductivas, discusiones o cualquier otro punto de fricción que habitualmente se da en la puesta en común de documentación. Marcando las pautas al principio del proyecto e introduciendo todo en el Gestor de Proyectos, evitaremos mucha pérdida de tiempo de cada miembro de nuestro equipo.
  • Asignación de tareas: esto es algo imprescindible para todos y es que así, cada participante sabrá a la perfección “qué tiene que hacer” en cada momento. Asignar tareas es de los más útil que puede ofrecerte un Gestor de Proyectos. Si no tiene esto, es mejor que lo obvies y busques otro que si lo incluya.Por la importancia que tiene, en Billage no solo incluimos la Asignación de Tareas sino que mantenemos absolutamente informados a todos los usuarios implicados en tiempo real. Cuando se les asigna una tarea, les llegará un email de comunicación para que así, no se pierdan nada y puedan organizar su trabajo y jornada.
  • Plazos e hitos: las entregas, qué decir de la importancia de las entregas parciales y totales en un proyecto. Con el Gestor, podrás gestionarlas e informar a todo el mundo de un posible cambio de las mismas.
  • Acceso ilimitado desde cualquier lugar: ahora que los equipos están deslocalizados, tener un Gestor de Proyectos Online al que todo el mundo implicado pueda acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento, ayuda a que las tareas salgan adelante. Cada uno tiene su forma de trabajar y su momento de hacerlo por lo que no tener que instalar ningún programa en ningún ordenador y poder hacerlo en remoto cuando y donde se quiera, facilita y agiliza mucho el trabajo.

¿Qué tiene que tener tu Gestor de Proyectos Online?

En realidad, debe incluir aspectos parecidos a los que ya comentamos en otros post sobre cómo elegir CRM o cómo elegir Software de Facturación Online y es que es vital que puedas tener para la gestión de tu negocio una herramienta All in 1 y te ahorres muchas diferentes soluciones y pagos duplicados. Tu Gestor de Proyectos elegido debería:

  • Ser ágil y que no te quite más tiempo del que ya te roban otras tareas.
  • Ser fácil para que todos lo puedan entender sin tener que implicar en él demasiado tiempo. Debe representar una ayuda más que un problema.
  • Ser intuitivo para saber de un vistazo dónde está todo, cómo llegar a ello.
  • Accesible desde cualquier lugar en cualquier momento.
  • Entre dentro de tu presupuesto.
  • Sea compatible con tus necesidades técnicas.
  • Se adapte a lo que tu negocio necesita (no es lo mismo una tienda de artículos físicos que una empresa de servicios).

Con todo esto, podrás elegir tu Gestor de Proyectos Online pero si además quieres que tu negocio vaya un paso más allá y todo sea más fácil, de nuevo siempre repetimos que una Software de Gestión de Negocios All in 1 como Billage es realmente tu solución. Pruébalo ahora y verás la diferencia tanto en ahorro de tiempo como de recursos.

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