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María Alcaraz
María Alcaraz

¿Buscas Software de facturación Online?


La facturación es esa tarea que todos pensamos que no existe cuando decidimos emprender y lanzar nuestro negocio y pensamos que no existe porque no suele ser la actividad principal de aquellos que se instauran profesionalmente por su cuenta y por lo que no son especialistas, y que cada mes roba más y más tiempo convirtiéndose incluso en una acción tediosa que al final del trimestre se convierte en una loza. Pero realmente es una de las más importante que debemos tener actualizada y siempre al día sobre todo porque, si no facturamos, no cobramos y nuestro negocio no puede crecer ni sabremos dónde y cómo estamos en cuanto a salud financiera y ni que decir tiene la importancia de tener al día todos los impuestos que hay que hacer frente. Por esto, es fundamental que, desde el minuto no 1 sino 0, la tengamos más que controlada y cuando más “protocalizada” mejor, más fácil será llevarla al día, menos pesada se volverá y más profesional será cada día la gestión de nuestro negocio y con eso, todo nuestro trabajo. ¿Cómo hacerlo? La mejor manera siempre es teniendo un software de facturación online, con él podrás tener todos los datos de tu negocio en un solo lugar, accesible siempre desde cualquier situación y todo bajo un mismo paraguas (evitándote los ya arcaicos Excel que pueden llevarnos a errores de cuentas). En Billage, dentro de nuestro All in 1, tienes una potente área de facturación que sin duda te ayudará en toda esta gestión y te la dejará lista y preparada para que cada trimestre tu gestor se pueda hacer cargo de los trámites y tú, dedicarte a lo que realmente sabes hacer y aporta valor para tu empresa. Además, lo de facturar no es solo algo que tú quieras y necesites llevar a cabo para mantener la salud de tu negocio sino que además es algo a lo que la ley te obliga: hay que facturar, guardar las facturas emitidas y también las recibidas así como los documentos que reflejan las operaciones de cumplimiento fiscal. Así que hay que ponerse manos a la obra y buscar un software de facturación online que te ayude y se haga cargo de todo lo que tenga que ver con esta sección de tu negocio: hacer facturas, cobro, pagos, profromas… Pero, ¿cómo buscar, o mejor dicho, cómo encontrar el software que mejor se adapte a tus necesidades?

Mi software de facturación online.

Lo primero que debes tener en cuenta es, ante todo, saber qué necesitas y para ello, con la situación de tu negocio conocerás un poco más tu panorama. Si eres profesional independiente (libre – autónomo) y no tienes mayor equipo, si por el contrario tienes una micro-pyme con una persona que se encargue ya de la administración o por el contrario si tu empresa está creciendo mucho y ya tienes incluso un departamento con un gestor incluido. Este paso es fundamental tenerlo claro pero no solo en tu situación de ahora sino mirar también un poco más a futuro para que el software de facturación online que elijas ahora te dure un tiempo (imagina escoger uno ahora y que en poco tiempo se te quede pequeño o no cumpla con tus necesidades, habrás gastado no solo dinero en su contratación sino un tiempo precioso en su implementación y aprender a utilizarlo). Además de este punto fundamental, lo que tu software de facturación online tendrá que hacer por ti y que debes chequear antes de contratar será:

  • Emisión de diferentes tipos de factura. En el día a día de tu negocio deberás emitir facturas diferentes y con esto nos referimos no solo a las “normales” (las que se emiten para cobrar un producto o servicio) sino también otras como las proformas, duplicadas, rectificativas o simplificadas entre otras. Si el software que has elegido solo realiza las ordinarias pero no el resto, deberías desecharlo porque realmente no te estará ayudando y mucha labor tendrás que hacerla por fuera.
  • Fácil de usar. La facturación es algo que como decíamos, no suele ser tu actividad principal ni lo que “te gusta hacer” porque no es lo tuyo por lo que, busca un software sencillo, intiutivo, ágil… al fin y al cabo: fácil. Así todo será más liviano, llevadero y los errores se minimizarán así como el tiempo diario empleado. Optimizar tiempo y recursos es fundamental.
  • Las facturas con los datos obligados por Ley. Al hacer una factura con tu nuevo software, este deberá incluir todos los campos que la Ley obliga y no dejar ningún fuera sin posibilidad de inclusión. Esto será un asunto a tener muy en cuenta.
  • Algo fundamental en esta era en la que la imagen lo es casi todo, por no decir todo y es que no podemos dejar al aire la imagen corporativa de nuestra empresa. Nuestra marca debe estar presente y correctamente representada en todos nuestros documentos y una factura no puede ser menos. Tu software de facturación online tiene que permitir (de una forma u otra) personalizar tus facturas.
  • Atención al cliente. Es imprescindible, sobre todo cuando empiezas, que tengas un buen soporte y una gran atención al cliente. No puedes quedarte parado cuando te surja una duda y tener a alguien detrás para ayudarte es fundamental. Intenta siempre que tengan un servicio de atención al cliente por diferentes vías (email, skype, teléfono) y que además, pueden contestarte en tu idioma y en un tiempo prudencial. Esto, marcará siempre la diferencia.
  • Adecuado a todas y cada una de tus necesidades. Es muy importante que hagas un listado de todos los requerimientos que tienes para que cumpla esta nueva herramienta. No te dejes ninguna y valóralas en orden de importancia.
    • Las bases de datos son fundamentales y es de gran utilidad que puedas usar los datos de tus proveedores y clientes para todas las acciones.
    • Modificación de facturas ya que puede que, una vez realizada, necesitas hacer algún cambio.
    • Posibilidad de exportar las facturas en Excel como en el caso de estas plantillas de facturas en Excel y Word pero también que las puedas guardar para enviar si necesitas por otro medio, en pdf.
  • Que tu software de facturación sea online y esté en la nube es lo mejor que puedes contratar en estos momentos ya que así no estarás atado a un ordenador de la oficina o a tu portátil sino que podrás acceder desde cualquier lugar y no solo tú, también todo tu equipo.
  • Para terminar, ten en cuenta tu presupuesto y lo que puedes gastarte para que así no tengas sorpresas.

Y con estos detalles, podrás elegir el software de facturación online que mejor se adapte a tus necesidades. Nosotros recomendamos, en lugar de tener una herramienta para cada cosa, que las integres todas en uno como en Billage, un software 100% en la nube en la que gestionar todo tu negocio (CRM, tareas, proyectos y por supuesto, facturación). Pruébalo gratis y verás cómo cambia tu negocio.

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