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Firma digital: qué es y cómo funciona


La firma digital de una empresa, también llamada certificado electrónico o firma electrónica (conoce aquí los detalles para solicitarlo) es un elemento clave en la actualidad para la operativa de las empresas en sus relaciones con las administraciones públicas.

¿Cómo funciona el certificado digital?

Es un archivo que se instala en el ordenador y permite identificarse frente a cualquier organismo u organización publica como si del DNI y /o escrituras de las sociedades que representamos estuviésemos enseñando.

El certificado digital (solicítalo aquí) además de la función de identificación y acreditación de la identidad incluye un servicio de firma por el cual se entiende como si sé estuviese estampando la propia firma manuscrita y que cada vez es más utilizado para la rúbrica de contratos o acuerdos así como para la certificación de la identidad del remitente de correos electrónicos.

¿Quién necesita el certificado digital?

Desde hace ya varios años, todas las empresas están obligadas a que las relaciones que mantienen con las administraciones públicas se realicen de forma telemática y para ello es necesario disponer de una firma electrónica o un certificado digital con el que identificarse y realizar las gestiones oportunas con las administraciones correspondientes.

Con estos certificados se puede desde solicitar un certificado de residencia fiscal o presentar un impuesto hasta operar en los bancos o atender un requerimiento de una administración Tributaria.

Notificaciones con el certificado digital

Adicionalmente, las notificaciones de organizamos públicos como la Agencia Tributaria ya no vienen por correo certificado con acuse de recibo como pasaba antes, sino que con la firma electrónica se notifican de forma telemática en el buzón electrónico y, si en 10 días no se ha accedido a la misma, se entiende que la notificación se ha realizado correctamente y que la has recibido, ateniéndose la empresa a las posibles consecuencias negativas de no atender esa notifica y ese requerimiento y pudiendo ser sancionados por ello.

La obtención y renovación de la firma electrónica se realizaba través de la web de la fábrica Nacional de moneda y timbre, pero se requiere de la acreditación personal de la identidad al menos en una ocasión, debiendo acudir con las escrituras a acreditar que efectivamente eres el representante legal de la empresa y por ello puedes disponer de esa firma electrónica.

Coste certificado de firma digital

Para las personas físicas la obtención de la misma es actualmente gratuita, no obstante, para las sociedades existe una tasa de 24 euros.

Obligaciones para usar el certificado digital

La nueva ley del régimen jurídico de las administraciones públicas y procedimiento administrativo común ahulado a todas las empresas y profesionales a relacionarse de forma telemática mediante medios electrónicos con las diferentes administraciones públicas ya sean locales provinciales autonómicas o estatales y con ello a requerir de la firma digital para identificarse cuando realizan cualquier tipo de actuación con un ente publico .

De igual manera la legislación regula que la forma de relacionarse por parte de los particulares con las administraciones publicas también puede ser a elección de estos de manera telemática mediante identificación por medios electrónicos.

Pese a ello y a llevar varios años puesta en marcha la implementación de está obligatoriedad legal la realidad es que algunos entes públicos sobre todo en el ámbito local no disponen todavía de los medios informáticos y de los elementos tecnológicos necesarios para poder realizar todo tipo de actuaciones entre las empresas y la administración pública de manera online por medios electrónicos exigiendo por ello que sea necesario continuar con una comunicación por sistemas tradicionales.