Crea y disfruta de un espacio de trabajo productivo

23 Agosto 17

Pasamos más del 60% de nuestro día y de nuestro tiempo global en el trabajo y esto, los más afortunados o los que tienen diseñada su vida de forma equilibrada. En el caso de los autónomos – freelances – empresarios y muchos otros roles, este porcentaje es mucho mayor ya que nunca hay horas suficientes para dedicarle a nuestra actividad profesional, sueño, proyecto… llámalo x. Pero la realidad es que a menudo, todo ese tiempo que pasamos “en la silla” (o lugar de trabajo de cada uno), no siempre son minutos y mucho menos horas totalmente productivos. De hecho, está comprobado que cuanto más tiempo pasamos trabajando, más baja la productividad y es que postergamos tareas pensando que “con todas las horas que me quedan por delante, ya lo haré luego” o estamos tan saturados y agotados que no podemos abarcar todo lo que queremos y vamos procastrinando. Esta situación es realmente agotadora y va minando cada vez más nuestra capacidad ejecutora – creativa… ¿Cómo solucionarlo? Incluyendo diferentes tips en nuestra rutina que nos ayude a focalizarnos en lo que nos hemos marcado y generando, a nuestro alrededor, un entorno o espacio de trabajo que invite a la motivación.  

¿Por qué es importante el espacio de trabajo para la productividad?

  Porque es el lugar en el que pasamos, como decíamos al comienzo, más del 60% de nuestro día y debe estar totalmente enfocado para la tarea a realizar. Igual que el dormitorio tiene los elementos necesarios para conseguir que nuestro descanso sea el más óptimo: cama con sábanas limpias, cortinas que aíslen de la luz, orden minucioso para un sueño reparador… El entorno de trabajo debe facilitar también que no nos distraigamos, que tengamos todo a mano y no tengamos que emplear tiempo en buscar aquello que no está, que respiremos de forma saludable gracias a un buen orden… Aunque parezca una tontería, no lo es y es muy necesario cuidar nuestro espacio de trabajo. Cuando pones en práctica algunos consejos como estos y le das un cambio a tu espacio de trabajo, inmediatamente percibes los beneficios en niveles de productividad, satisfacción, comodidad y poco a poco estarás con más foco en aquello que tienes que hacer y tacharás de tu lista de to dos muchas más tareas diarias. La productividad es un valor en el que influyen muchos factores. Por supuesto que no todo es tener un maravilloso entorno, que tu escritorio tenga un orden absoluto, limpieza impecable, etc… También cuenta en lo productivo que seas tu estado de ánimo, tu situación personal, las herramientas profesionales que tengas a tu disposición para el desarrollo de tus funciones, pero si a todo esto le añades un espacio óptimo, estarás sumando una pieza muy importante y que te ayudará de forma sobresaliente.

Orden, limpieza, accesibilidad, confortabilidad, comodidad = aumento de la productividad.

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Claves de un espacio de trabajo productivo

Para los que trabajamos en una oficina, sentados un mínimo de 8 horas en un escritorio, a veces resulta complicado lograr un entorno saludable y que sea incluso divertido para que no nos lleve a la desmotivación. Puedes entrar incluso en bucle de “siempre lo mismo: la misma mesa, la misma silla, el mismo lugar” y en trabajos creativos, puede empezar a mermar tus ideas. A mi me pasa, lo reconozco y soy excesivamente maniática en esto de mi espacio de trabajo. Por eso, escribir este post me resulta muy positivo también para mi misma y mi propio caso. ¿Cómo puedes hacer o qué puedes incluir – excluir de tu espacio de trabajo para que sea más productivo? Comencemos con algunos tips:

  • Detectar tus necesidades.

Aunque parezca mentira, esto casi nunca lo hacemos ni tenemos en cuenta por lo que es realmente imposible tener un entorno de trabajo productivo si no sabemos lo que necesitamos en nuestro día a día. Escribe, detalla y lista cuáles son tus necesidades profesionales para llegar a tus objetivos. ¿Qué necesitas? Porque no es lo mismo el trabajo de un creativo de diseño gráfico que necesitará su pantonera, una tableta, lápices de colores, papel, un ordenador con pantalla grande (que parece que no es importante pero si porque ocupa un espacio determinado y también varia la luz que puede tener y desde qué lugar)… Que un director financiero para el que lo más importante puede que sea una calculadora súper grande y potente y un sistema de archivo de documentación muy ágil. Así que haz un listado de todo lo que puedas necesitar y hazte con ello desde el principio. Pero también ten en cuenta, no incluyas más de lo que necesitas o tu mesa se convertirá en una feria (lo digo yo que no puedo tener más cosas a mi alrededor) y será contraproducente porque tu atención se desviará.

  • Posibilidades de tu espacio.

Normalmente, no tenemos demasiada capacidad de elección en cuanto al espacio en si de trabajo. Si eres empleado de una empresa, te asignarán tu mesa y poco podrás hacer ahí a no ser que “negocies” con tus compañeros. Y si trabajas por tu cuenta y eres empresario – emprendedor, tendrás la libertad que tú mismo puedas permitirte. Si tienes tu propia oficina o mejor dicho, si vas a buscar oficina, ahí si puedes buscar buscar y después, elegir la que más se adecúe a tus necesidades y posibilidades (recursos económicos, ubicación…). Y si vas a trabajar en un espacio de trabajo compartido o coworking, también puedes encontrar algo que te guste muchísimo. Lo más importante y general que siempre cuenta es que sea un espacio amplio, cómodo, en el que puedas incluir todo lo que necesites y sobre todo, que tenga ventilación y luz natural. ¿Tanto cuenta esto para la productividad? Muchísimo más de lo que crees. Según se ha comprobado, el aire que se respira y su saturación influye de forma exponencial en la productividad de los trabajadores. De hecho, ya ha aplicaciones móviles que te indican los niveles de Co2 de tu espacio para que puedas ventilar. Y de la luz natural, qué decir. Trabajar en lugares oscuros e interiores no ayuda en nada a la productividad. Deja que entre la luz, es una necesidad básica del ser humano y además nos regula.

  • Distribución y orden.

Una vez que tienes tu espacio elegido y las necesidades listadas, es el momento de comenzar con la distribución y siempre tener presente el orden. Si estás diseñando tu nuevo espacio desde cero y tienes todo por hacer, dibuja, crea, lanza posibilidades hasta que des con la más acertada para ti y para tu equipo de ahora y lo que pueda venir que tengas contemplado. Si lo que tienes es un espacio determinado y asignado que ya existía, siempre puedes adaptarlo a ti, con tus elementos, con lo que te haga sentir cómodo y sobre todo, mantener un orden excepcional. Yo, cada día, al comenzar y terminar mi jornada, empleo 5 minutos a ordenar todo. Poner y colocar cada cosa en su lugar y dejarlo todo organizado. Si lo haces día a día, será mucho más ágil y menos pesado. No entrará en caos en ningún momento. Aunque parezca una obviedad no lo es. A veces nos olvidamos de la limpieza en nuestro espacio de trabajo y es fundamental para conseguir que nuestra productividad sea la óptima. Nadie, absolutamente nadie, por mucho que esté acostumbrado, que no le importe u otras razones incomprensibles, puede trabajar (ni vivir) bien y de forma saludable en un entorno sucio. Esto es así y debes considerarlo como imprescindible que tu espacio de trabajo prime la limpieza en todos los aspectos. Y de nuevo, igual que el orden: si lo haces día a día y lo mantienes, todo será más fácil. Pasas muuucho tiempo en tu oficina. ¡Qué menos que sea confortable! Desde una silla que te resulte cómoda a ti (no al que venga o sea estéticamente bonita pero un martirio), una mesa amplia que pueda abarcar todas las posibilidades… Todo cuenta y es importante. Dedica tiempo a elegir estos elementos, no son circunstanciales.

  • Iluminación.

Como decíamos antes, si tienes luz natural, es lo más adecuado de lo que puedes gozar pero además de esto, necesitarás contemplar una buena iluminación artificial porque las horas de luz natural son limitadas y además, no puedes enfocarla según tus necesidades. Marca tu punto de trabajo y de actividad y hazte con una buena lámpara de mesa que puedas utilizar según las circunstancias. Que sea una luz potente pero no dañina. Que ilumine pero no deslumbre… Todo esto debes tenerlo en cuenta.

  • Tener todo a mano.

Intenta que todas las herramientas que vayas a utilizar estén bien ordenadas y siempre disponibles. Evitarás perder mucho tiempo en tu día buscando aquello que necesitas en el momento concreto. Si necesitas unos fluorescentes para tu trabajo, tenlos a mano; si usas cuaderno, que esté ahí y con las rayas o cuadros que más te benefician… No esperes a necesitar algo para ir a buscarlo y/o comprarlo y perder mucho tiempo.   Y con todo esto y algunas cosillas más como personalización con tus cosas, un horario según tu vivencias, una rutina marcada y respetada… Conseguirás aumentar y mucho tu productividad gracias a un espacio de trabajo muy tú.   Billage es el programa de gestión para autónomos  

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